Assistante administrative

Assistante administrative / Assistant administratif d'équipes de recherche (H/F)

Niveau de diplôme exigé : Bac ou équivalent

Fonction : Personnel des fonctions support (IT)

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Le centre de recherche Inria de Paris est l’un des neuf centres de recherche Inria regroupant 700 personnes réparties dans 34 équipes de recherches et 7 services d’appui à la recherche. Il est un acteur majeur et reconnu dans le domaine des sciences numériques en région Ile de France. Ses axes de recherche principaux sont: intelligence artificielle, santé numérique, robotique, fiabilité des logiciels et sécurité, etc.

Il est au cœur d'un riche écosystème de R&D et d’innovation : acteurs de la recherche et de l’enseignement supérieur, laboratoires d'excellence, institut de recherche technologique, PME fortement innovantes, grands groupes industriels, pôles de compétitivité…

Le centre Inria de Paris est partenaire des 3 universités de recherche intensive : Sorbonne Université (SU), Université Paris Cité (UPC) et l’Université Paris Sciences & Lettres (PSL).

Chaque équipe-projet conduit des collaborations avec des partenaires industriels, comme par exemple Airbus, Dassault Systèmes, Microsoft, Orange, Renault, Safran, Thales, Valeo…

Contexte et atouts du poste

Le CentreInria de Paris conduit ses activités scientifiques en développant despartenariats étroits avec les meilleures équipes internationales, le monde de l’industrie et celui des services. Il tire parti d’échanges riches avec les
nombreux acteurs scientifiques et économiques de la région parisienne (grandes écoles, universités prestigieuses, pôles de compétitivité mondiaux).

Mission confiée

Positionné(e) au coeur des équipes de recherche (équipes Inria ou équipes communes avec d’autres organismes), l’AER assure une mission d’assistanat de proximité polyvalente, à l’interface entre les scientifiques et les services support d’Inria et de ses partenaires.

Il/elle facilite le fonctionnement d’une ou plusieurs équipes de recherche et concourt à la bonne coordination administrative des activités. Il/elle apporte aide et conseil dans les domaines des affaires générales, du budget, des finances et contrats, des accueils de personnel, de la communication et de l’évènementiel, dans le respect des techniques, règles et procédures d’Inria. Il/elle assure ses missions auprès d’un ou plusieurs responsables d’équipes de recherche (responsables fonctionnels) et sous l’autorité hiérarchique du/de la responsable du service AER. Il/elle participe à la vie du service SAER.

• Assurer l’interface avec les services d’appui du centre et des partenaires (pour les équipes communes), notamment service administratif et financier, service dépenses, service ressources humaines, service communication et médiation ;
• Diffuser l’information aux membres de l’équipe : nouveautés réglementaires, information sur les actualités du centre/de l’institut/du site universitaire (politique de site) ;
• Préparer l’accueil des nouveaux arrivants : point de contact administratif, contribution au onboarding, orienter les agents dans leurs démarches administratives, aider à l’organisation/affectation des bureaux, … ;
• Conseiller les membres de l’équipe dans la prise en mains et l’utilisation des outils numériques du quotidien et informer sur les procédures associées

Organisation et fonctionnement d’équipe :

• Organiser les réunions d’équipe, les séminaires, les soutenances de thèses et de HDR, en lien avec les services dédiés (logistiques).
• Renseigner et accueillir les interlocuteurs externes et les visiteurs (professeurs invités, partenaires, etc.).
• Être un point de cohésion de l’équipe, notamment dans un contexte de multilocalisation des sites et/ou des agents.

Suivi budgétaire, financier et contractuel de proximité :

• Suivre le budget global de l’équipe de manière consolidée avec les budgets existants chez les partenaires pour les équipes communes (universités, autres EPST …).
• Préparer les demandes et modifications budgétaires (dépenses de fonctionnement, d’investissement et de personnels) sur les différentes ressources financières de l’équipe (dotation, contrats, moyens incitatifs), dans un contexte annuel et pluriannuel ;
• Aider à l’optimisation de l’utilisation des ressources budgétaires de l’équipe de recherche selon le calendrier budgétaire.
• Coordonn