Adjoint - Adjointe à la Direction Administrative et Financière H/F

Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de service, vous aurez à relever les missions suivantes :
- Accueillir et renseigner le public,
- Animer et piloter l'équipe accueil, courrier en lien avec la cheffe de service,
- Assurer l'animation et le pilotage de l'équipe état civil en l'absence de la cheffe de service,
- Assurer les missions du service population
- En lien avec la cheffe de service, élaboration et suivi des statistiques du service, suivi des élections, du recensement, des jurés d'assise, du recensement militaire
- Assurer la continuité du service en l'absence de la cheffe de service
- Piloter et gérer le courrier de la collectivité à l'aide du logiciel spécifique.
- Superviser le traitement du courrier interne et externe à l'arrivée et au départ de la collectivité.
Activités :
- Manager les équipes, être un soutien au quotidien face aux cas complexes en cas d'absence du chef(fe) de service
- Renforcer l'équipe accueil en cas de besoins
- Soutien dans la procédure du cycle électoral (suivi des tableaux électoraux, gérer la procédure de révision des listes électorales et suivi de la cartographie)
- Assurer la préparation matérielle de tous les scrutins électoraux
- Référent informatique : gestion complète du logiciel du courrier et du logiciel de rendez-vous titres sécurisés
- Suivi du budget de fonctionnement de l'équipe courrier : recensement des besoins, achat public.
- Officier d'État civil, particulièrement assurer les missions transversales, assurer l'organisation des célébrations (ATAL, lien avec les agents de cérémonies.)
- Établissement et communication des indicateurs d'activité du service
- Coordonnateur communal de recensement de la population: préparation matérielle de la mission, suivi des agents recenseurs et interlocuteur de l'INSEE
- Assurer la procédure de désignation des jurés d'assise et suivi du dossier
- Assurer le suivi des recensements militaires
- Légaliser des signatures et déplacements chez les usagers à mobilité réduite
- Interlocuteur direct avec l'Agence Nationale des Titres Sécurisées. Suivi de l'habilitation des agents Instructeur Titres sécurisés
- Force de proposition. Rendre compte de tout dysfonctionnement ou anomalie constatée.
Moyens mis à disposition : progiciels de gestion de l'état civil, des élections, outils bureautiques

Experience:
12 MoisCompétences: Elaborer, suivre et piloter un budget,Superviser la gestion financièreQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique générale