Group Meeting

Poste en CDI basé à Sophia Antipolis (06)

Le/La Coordinateur(-trice) Groupes et Événements

du Moxy Antibes Sophia-Antipolis est un(e) professionnel(le) sûr(e) de lui/elle, organisé(e) et proactif(-ve), agissant comme point de contact clé entre les clients, l’EBC (Centre de réservation d’événements) et les services opérationnels de l’hôtel pour toutes les réunions de groupe, les événements et les prestations de restauration. Vous faites le lien entre les différents départements et l’hôtel. Ce poste garantit une planification, une exécution et un suivi fluides des événements de groupe, maximisant ainsi la satisfaction des clients et favorisant la fidélisation.

Principales responsabilités

• Prendre en charge les réservations de groupes et de réunions transmises par l’EBC une fois les contrats signés et agir comme interlocuteur opérationnel principal pour les organisateurs avant, pendant et après l’événement.
  • Préparer et gérer les listes de répartition des chambres (rooming list) détaillées ainsi que la documentation relative à l’événement.
  • Coordonner tous les préparatifs opérationnels, y compris les acomptes, la facturation, les dates limites (cut-off dates) et les demandes spécifiques.
  • Assurer la liaison avec tous les services de l’hôtel (réception, gouvernante, restauration/bar, cuisine, etc.) pour garantir que tous les aspects de l’événement sont préparés et exécutés selon les standards.
  • Commander ou organiser la location de matériel de réunion si nécessaire.
• Gestion des réservations et des chambres
  • Superviser le système GXP et l’écran de planification des clients (Guest Planning Screen), en veillant à ce que tous les détails et préférences de réservation soient à jour.
  • Vérifier l’exactitude des réservations et maintenir l’intégrité des données de réservation.
  • Vérifier l’utilisation des certificats électroniques (ECertificates).
  • S’assurer que la communication pré-arrivée est envoyée dans les délais.
• Facturation et gestion financière
  • Garantir une facturation précise pour les événements de groupe (chambres, restauration, équipement).
  • Gérer les acomptes et les échéanciers de paiement ; assurer le suivi des soldes impayés.
  • Vérifier et confirmer le montant exact de la commission avec le client et le communiquer à l’équipe de facturation.
• Expérience client et gestion de la relation
  • Être présent(e) pour accueillir les clients et garantir une expérience fluide.
  • Assurer un suivi après l’événement pour tisser des liens et recueillir les avis des clients.
  • Répondre aux avis et commentaires des clients concernant les groupes, les réunions et les événements.
• Excellence opérationnelle
  • Maintenir une connaissance actualisée des opérations et de l’inventaire de l’hôtel, en veillant au bon entretien de tous les espaces de réunion et d’événement.
  • Préparer et gérer les listes de réservation de restaurant pour les repas de groupe.
  • Tenir tous les chefs de service informés des activités à venir.

Compétences et expérience

• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Maîtrise d’Opera, Opera Sales & Catering, SFA et Microsoft Office.
• Capacité à assimiler rapidement le fonctionnement d’outils et de systèmes en ligne.
• Une expérience de Symphony et de la gestion des réservations pour les groupes (tourisme/loisirs) constitue un atout.
• Une expérience d’au moins un an dans un poste similaire lié à l’événementiel est privilégiée.
• Une expérience dans l’organisation de réunions et d’événements de groupe est vivement souhaitée.
• La connaissance des outils liés au programme Marriott Bonvoy (gestion des points) est un avantage.

Avantages

• Tarifs préférentiels sur les chambres pour vous, vos amis et votre famille dans les hôtels Marriott du monde entier.
• Réductions sur la restauration dans les établissements Marriott.
• Bonne mutuelle d’entrerpise
• Panier repas payé
• Remboursement des frais de déplacement.
• Travail au sein d’une équipe internationale et dans un environnement dynamique. &lt