Assistant administratif et référent achat H/F

Assistant administratif et référent achat H/F

Assistant administratif et référent achat H/F

Pour notre site de MASSY (91300), nous recherchons unAssistant administratif et référent achat H/F en CDD de remplacement.

Vous souhaitez mettre votre expérience au service desjeunes et familles fragilisées?

Vous voulez rejoindre une organisation àfort impact socialpour donner plus desens à votre travail?

Alors il y a de grandes chances que vous ayez envie de lire la suite…

Ce que nous vous proposons

Le Dispositif MECS Louis Roussel situé à Massy (91) accueille garçons et filles au sein de plusieurs unités de vie à taille humaine,accueillis dans le cadre d’une OPP ou AP.

L’établissement offre un cadre de vie adapté et très agréable, avec une priorité donnée à l’accueil de fratrie, au travail avec les familles et la possibilité de développer des projets dans le cadre d’un accompagnement global.

1. Assistanat administratif de la MECS

• Assurer l’accueil téléphonique, l’orientation des interlocuteurs et l’interface avec les équipes et partenaires
• Constituer, suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des jeunes dans les outils dédiés
• Assurer le suivi des documents administratifs des jeunes (prises en charge, titres de séjour, pièces d’identité, classement et archivage).
• Participer à la vie de l’établissement et à l’organisation des événements

2. Secrétariat et services généraux

• Assurer le secrétariat du service, la gestion du courrier et la rédaction des comptes rendus de réunions
• Assurer le suivi administratif et logistique du site : parc automobile, photocopieurs, fournitures et prestataires
• Assurer ponctuellement la suppléance des assistantes des différents services

3. Gestion des commandes et relations fournisseurs

• Saisir et suivre les commandes et assurer les échanges administratifs avec les fournisseurs
• Vérifier le référencement des prestataires et veiller au respect des procédures internes
• Assurer le suivi des prestations, livraisons et éventuels litiges

4. Référent(e) Achats de la MECS

• Accompagner les professionnels dans l’expression et la formalisation de leurs besoins d’achat
• Saisir et suivre les demandes d’achat de la demande à la réception
• Veiller au respect des procédures Achats et à l’utilisation des fournisseurs référencés
• Assurer le suivi des réceptions, factures et anomalies, et alerter les interlocuteurs concernés en cas de difficulté
• Participer au réseau des Référents Achats et contribuer à la diffusion des bonnes pratiques

5. Suivi budgétaire et tableaux de bord

• Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord de suivi des prestataires, logements, commandes et dépenses
• Assurer un suivi rigoureux des engagements et signaler les éventuels écarts ou anomalies à la hiérarchie

Profil recherché

Vous êtes titulaire d’une formation de niveau bac à bac+2 en secrétariat, gestion administrative, assistanat de direction ou gestion, et disposez idéalement d’une première expérience dans un environnement administratif, médico-social, social ou associatif.

Une expérience dans le domaine des achats, de la gestion des commandes ou du suivi fournisseurs constitue un atout.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à gérer plusieurs activités et priorités simultanément. À l’aise avec des interlocuteurs variés, vous disposez d’un bon relationnel, d’un sens de l’accueil et savez communiquer avec clarté et pédagogie.

Discret(e) et respectueux(se) de la confidentialité, vous appréciez le travail en équipe et faites preuve de vigilance dans le suivi des dossiers et le respect des procédures.

Compétences techniques

Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l’aise avec les logiciels de gestion. La connaissance de l’outil Esker constitue un plus.

Une connaissance du processus Achats, de l’expression du besoin jusqu’à la facturation, est appréciée. Vous êtes également en mesure d’accompagner les utilisateurs dans leurs démarches et de leur expliquer les procédures de manière claire et adaptée.&lt