APPRENTI ASSISTANT ADMINISTRATIF

Présentation de la Direction générale À une heure de Paris et aux portes du Val de Loire, Orléans Métropole et la ville d’Orléans disposent d’incomparables atouts en matière de cadre de vie et de dynamisme. Territoire, en pleine croissance démographique, mettant en œuvre des projets ambitieux. Saviez-vous qu’Orléans arrive 1ère au classement des villes les plus attractives pour vivre et travailler ? https://www.youtube.com/watch?v=yLPrOyKUq3A Nos deux collectivités sont réunies afin de construire une organisation toujours plus performante pour garantir un service public efficient. Au quotidien, 3500 agents œuvrent chaque jour pour le bien-être de leurs habitants au cœur d'une métropole de 282 800 habitants (22 communes). Ce sont plus de 200 métiers que comptent nos collectivités et nous sommes tous au service de nos administrés. Notre perpétuelle ambition : poursuivre l’accroissement au quotidien du bien-être et du bon équilibre des agents ainsi que le développement des performances individuelles et collectives et veiller à toujours offrir un service public de qualité. Contexte de travail Le service d’appui et ressources (SAR) de la direction générale adjointe Services urbains de proximité (DGA-SUP) et de la Délégation Générale à la Transition Écologique (DGTE) est organisé autour de 3 pôles : ressources humaines, ressources financières, et marchés publics / Assemblées / Juridique. Missions En lien avec les directions supports (finances, DRH, commande publique, secrétariat général…), vous rejoindrez une équipe dynamique qui assure une mission d’appui et de conseil auprès du directeur général adjoint et des directions et services opérationnels de la DGA et de la DGTE, sur un périmètre d’activités variées, à savoir : la direction du Cycle de l’Eau (DCE) ; la direction des Mobilités (DMS) ; la direction de la Réduction, Collecte et Valorisation des Déchets (DIRECVAD) ; la direction de la Sécurité et de la Tranquillité Publiques (DSTP) ; la direction de la Voirie et de la Propreté (DVP) ; la direction Nature en Ville et Paysages (NAVIPA) ; la direction de la Citoyenneté et Proximité (DCP) ; et la Délégation Générale à la Transition Ecologique (DGTE). Le poste d’apprenti s’inscrit au sein du Pôle Assemblées/Marchés composé de 9 agents : la responsable de pôle, 1 responsable de secteur, 1 référent Assemblées, 1 correspondant Assemblées-Marchés, 4 juristes et 1 référent Marchés. Ce poste est plus spécifiquement affecté sur les missions du secteur Assemblées/Juridique, et est placé sous l’autorité de la responsable de celui-ci. En lien avec les directions opérationnelles et les directions ressources, l’apprenti assistant administratif sera chargé de : Participer à la préparation et au suivi des instances consultatives : 4 commissions thématiques Ville / Métropole, au recensement des ordres du jour, suivi et mise à jour des rétroplannings : Tenir et suivre les rétroplannings relatifs aux rendus des délibérations par les directions opérationnelles ; Créer les ordres du jour, les dossiers pour les comités de lecture/commissions ; Envoyer via le logiciel métier les convocations et les projets de délibérations ; Saisir les avis / les présences des élus / les relevés de décisions ; Organiser les commissions (calendriers/préparation des dossiers/envoi des convocations). Participer au suivi et au traitement des actes administratifs (délibérations/décisions) et des pièces annexes (conventions, contrats,…) afin de garantir leurs validations : Enregistrer/relire/remettre en forme sous le logiciel métier gestion des assemblées ; Effectuer le suivi administratif des signatures et des notifications des conventions, actes, en lien avec le secrétariat général et les directions opérationnelles. Participer d'une manière générale à l'optimisation des processus de gestion et l’organisation du pôle : Effectuer la mise à jour des documents, des procédures, communiquer et informer les agents sur les différentes modalités gestion interne, gérer les demandes des agents (téléphoniques/courriels) etc.. Secrétariat divers : gérer les agendas, préparer les réunions, élaborer des documents administratifs, faire du classement, archiver des documents-dossiers. Spécificités du poste Temps de travail : 35h Horaires fixes Lieu de travail : Mairie d’Orléans Place de l’Etape Compétences techniques attendues Connaissance des outils informatiques : Word, Excel Bonne maîtrise de l’orthographe Capacité à travailler en équipe, être polyvalent et favoriser l’entre-aide sur les missions du pôle Avoir le sens de l’organisation, faire preuve de rigueur Savoirs être Aptitudes relationnelles et de communication Adaptabilité et réactivité face aux sollicitations immédiates Respecter les consignes, gagner en autonomie sur les tâches confiées et savoir rendre compte Pourquoi nous rejoindre ? Avantages de la collectivité : Avantages internes et du CNAS Prime de fin d’année Participation Mutuelle / Prévoyance Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement) 5 journées de révision par année civile Contact Virginie METRIAU - 02 38 78 75 37 - virginie.metriau@orleans-metropole.fr #J-18808-Ljbffr