Secrétaire à l'Etat major du Service de l'Immobilier Ministériel

Le secrétariat du service est mutualisé ; il comprend deux agents qui collaborent conjointement au secrétariat du chef de service, de son adjoint et des trois bureaux au Millénaire. Il est coordonné par un agent de catégorie A placé auprès du chef de service.

Tâches d’organisation du service:

• attributions classiques dévolues à un secrétariat: accueil physique et téléphonique, prise de messages, travaux de bureautique, mises en forme de documents, recherche sur internet, relecture, organisation du quotidien en relation avec les différents secteurs logistiques (reprographie, informatique, téléphonie) ;
• tenue des agendas du chef de service, de son adjoint et des trois chefs de bureau au Millénaire et de l'agenda partagé des agents de tout le service ;
• établissement des plannings des congés: du chef de SIM et des chefs de départements immobiliers ;
• organisation matérielle de réunions (réservation de salle, convocations, accueil, mise en place de la visio conférence etc..) en notamment des dialogues de gestion immobilier annuels ;
• préparation des dossiers à l’attention du chef de SIM, du secrétaire général et du cabinet ;
• organisation et suivi du classement.

Tâches de soutien étendues aux agents des trois bureaux:

• Recherches d’informations sur intranet et internet ;
• Recueil et compilation des offres et des demandes de formation ;
• Travaux de dactylographie ;
• Archivage des dossiers ;
• Réalisation, renseignements et suivis de tableaux de bord, compilation de données sous Excel ;
• Etablissement des ordres de mission à l’aide de l’application CHORUS DT, suivi des états de frais et ordres de mission.

Tâches de soutien dans le domaine des ressources humaines:

• Préparation des documents à l’arrivée et au départ des collaborateurs dans le service (fiche navette, prise de rendez-vous informatique, pré-annonce à l’accueil, carte de cantine, …) ;
• Enregistrement dans le calendrier partagé des échéances des campagnes RH (campagne de mobilités, de promotion, de revalorisation, …) et veille des dates d’échéance

Composition et effectifs du service

Le service est constitué de 4 bureaux et de la Mission de gestion du contrat de partenariat du tribunal de Paris. Trois de ces bureaux sont situés dans le 19 ème arrondissement et composés de 36 agents, avec qui le secrétariat est en contact direct.

Votre hiérarchie

Chef de service et son adjoint

Vos interlocuteurs métiers

L’ensemble des chefs de bureaux et des agents du service, les services administratifs du ministère de la Justice selon les thématiques (circuits de signature, réservation de salle, frais de déplacement, services informatiques, …) , interlocuteurs externes (agence de réservation des déplacements, agence publique pour l’immobilier de la Justice, …) .

Profil recherché

• Usage de la micro-informatique et notamment des logiciels habituellement utilisés à l'administration centrale (Word, Excel, Messager, CHORUS DT, ainsi que Messager et Danaé) ; niveau expert requis pour les tableurs,
• Usage de la messagerie électronique et de l'intranet,
• Sens de l’organisation et de la responsabilité,
• Réactivité et aptitude à travailler dans l’urgence,
• Sens de l’accueil téléphonique (filtrage, orientation) ,
• Ponctualité et disponibilité,
• Bonne maîtrise de l’orthographe.

Présentation de Secrétariat Général

Secrétariat Général