Official Documents Coordinator H/F

Responsabilités

• Vous assurez un support à la flotte via la gestion des documents officiels (enregistrement pavillon, ISM, ISPS, MLC, certificats statutaires et classe délivrés par le pavillon et/ou l’organisation reconnue par le pavillon) des navires en opération sous pavillons Français et étrangers sur la flotte allouée.
• Contrôler quotidiennement la validité des documents, dates anniversaires des navires, l’état des visites dues à la classe (statut report).
• Initier, coordonner et suivre les visites statutaires et classe selon procédure.
• Initier, coordonner et programmer les audits externes (ISM/ISPS/MLC – ASI/FSI/Visite spéciale) avec les autorités du pavillon.
• Contrôler les dates limites des non-conformités (audits externes) / recommandations / observations statutaires et classe (délégation et notations de classe) et rappeler toutes les échéances aux membres de la cellule.
• Reporting régulier des priorités sur la flotte allouée au Responsable des Documents Officiels ainsi qu’aux membres de la cellule, aux bords.
• Prendre en charge les demandes transversales liées aux certificats ou à la réglementation à l’échelle de toute la flotte.
• Mettre à disposition à bord les documents officiels originaux.
• Gérer les dossiers relatifs à tout changement administratif des navires de la flotte BOS en fonction des procédures pavillons et délais communiqués.
• Préparer l’instruction des dossiers administratifs d’enregistrement auprès des autorités du pavillon en collaboration avec les différents services.
• Transmettre les différents nouveaux titres aux bords et personnes concernées et communiquer les informations de changements aux clients internes et externes.
• Apporter un support administratif dans la gestion des dossiers transversaux en lien avec le responsable du service et veiller au bon fonctionnement des procédures quotidiennes du service: suivi des coûts liés aux pavillons, mise à jour des bases de données, appui à la responsable du service.
• Travailler en étroite collaboration avec les services Opérations internes et les autorités pavillonnaires notamment l’Administration des Affaires Maritimes Française.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative, prise en charge de plusieurs dossiers en autonomie et des délais stricts à respecter, idéalement dans le milieu maritime.
• Qualités en communication, sens du service développé et aptitude réelle pour le travail en équipe.
• Excellente communication orale et écrite, en français et en anglais.
• Connaissance des réglementations maritimes serait un plus.
• Bonne connaissance et utilisation du pack Office, avec bonne maîtrise d’EXCEL (TCD, recherches H, V), Outlook, PDF Creator, One Note, ainsi qu’une bonne connaissance d’une GED (Gestion Electronique de Documents).
• Gestion des priorités et sens de l’organisation, capacités rédactionnelles, de synthèse et d’analyse.

Soft Skills

Une attention particulière sera portée sur les Soft Skills:

• Rigueur (consciencieux, respect des process et de l’organisation)
• Communication (communication orale, écrite et non-verbale, écoute active)
• Compétences interpersonnelles (travail en équipe, coordination, gestion de conflit, fiabilité, flexibilité, politesse…)
• Apprentissage (apprendre à apprendre, autonomie, curiosité, esprit d’entreprendre…)
• Compétences intrapersonnelles (attitude positive, éthique, gestion du temps, gestion du stress, confiance en soi, résilience…)

Pourquoi choisir Bourbon ?

BOURBON, leader international des services maritimes à l'offshore pétrolier, recrute pour sa filiale française BOURBON Offshore Surf un/e Coordinateur/Coordinatrice Support flotte & Documents Officiels. Au sein du département Flotte et sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Documents Officiels.

Ce poste est à pourvoir dès que possible en Contrat à Durée Indéterminée au sein du siège de Bourbon Offshore Surf à Marseille.

Chez Bourbon Offshore Surf la diversité est au cœur de notre politique RH. Nous nous attachons à étudier toutes les candidatures sans distinction, dont celles de personnes en situation de handicap.

Localisation du poste

Europe, France, Marseille Joliette.

Référence

2026-2145

Type d'offre

Personnel sédentaire