Coordinateur.ice Régional.e des fonctions Supports

FonctionsManagement & AdministrationRH et FinancesServices généraux et LogistiqueCréée en 2007 par l’historien Patrick Weil, Bibliothèques Sans Frontières renforce le pouvoir d’agir des populations vulnérables en facilitant leur accès à l’information, l’éducation et la culture. L’association déploie ses projets inclusifs et innovants dans une trentaine de pays à travers le monde afin de permettre aux personnes frappées par les crises et la précarité de s’instruire, se divertir et (re)construire leur avenir. Grâce à ses outils innovants, sa bibliothèque de contenus et son expertise en matière de médiation, BSF et ses partenaires s’emparent des enjeux majeurs du XXIème siècle tels que l’éducation, la lecture et la culture, la citoyenneté et la cohésion sociale, la santé ou encore l’emploi et l’entrepreneuriat.Chez BSF, les décisions de recrutement sont prises sur la base des compétences et qualités des candidates et candidats au regard des besoins de l’association dans le cadre d’un processus respectueux et inclusif. BSF recrute et emploie des personnes quels que soient leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur religion, leur origine culturelle ou ethnique ou leur handicap.Dans le cadre de sa stratégie 2030, BSF a créé des Directions régionales regroupant toutes les fonctions essentielles à la mise en œuvre des programmes. Chaque Direction régionale est notamment composée d’un.eDirecteur.icerégional.e, d’un.ecoordinateur.icerégional.eProgrammes, d’un.ecoordinateur.icerégional.ePédagogie, et d’un.ecoordinateur.icerégional.eSupport.BSF intervient dans plusieurs contextes, dont des contextes d’urgence et de crise humanitaire. L’organisation intervient aussi à l’occasion de façon “remote”, sans avoir une équipe complète constituée dans le pays en s’appuyant sur ses partenaires pour une partie de la mise en œuvre des projets. C’est actuellement le cas au Tchad et en Afghanistan par exemple.BSF intervient également en France et développe des programmes à l’échelle européenne.BSF recrute aujourd’huiun.e Coordinateur.icerégional.eSupport pour la Région Urgence/ Reste du monde (≈4 j/semaine), qui viendra également en appui régulier à la région France/ programmes européens (≈1 j/semaine, modulable selon les besoins, principalement sur les enjeux financiers).Le/la Coordinateur·iceregional.eSupport est attaché·e hiérarchiquement au Directeur Régional URDMet travaille en lien étroit avec les équipes opérationnelles de la région, ainsi qu’avec la Direction Régionale France & Programmes Européens (lien fonctionnel pour la part d’activités réalisée sur ce périmètre).Il/elle supervise, en fonctionnel, les profils supports terrain lorsqu’ils existent.Il/elle travaille en coordination étroite avec les Directions Supports du siège (DAF, DRH, Direction Logistique–Achats–Sécurité). Il/elle bénéficie de l’accompagnement et du management fonctionnel des Directions Support qui interviennent de façon transversale auprès des coordinateurs régionaux Support de toutes les régions.Il/elle contribue à l’amélioration continue des pratiques dans le cadre des différentes communautés de pratiques animées par les Directions Support.Modalités d’intervention:URDM: rôle de coordination/contrôle et appui opérationnel, avec supervision fonctionnelle des profils supports terrain (chargés des fonctions support) lorsqu’ils existent, et prise en charge directe à distance en l’absence de support dédiéFrance & Programmes Européens: rôle devant a gagede contrôleur financier, en raison de l’implication directe des directions RH et Logistique – Achats – Sécurité du siège sur cette région.Garantir une gestion rigoureuse, conforme et sécurisée des fonctions support (administration, finance, RH, logistique, conformité/audit) pour les périmètres URDM et France/Europe, dans le respect:des législations applicables,des procédures internes BSF,et des exigences bailleurs.Une attention particulière est attendue sur le suivi des financements européens, reconnus comme complexes et à risque (ex exigences de conformité, traçabilité, achats, justification des coûts, audits).A. Administration & conformité administrativeConstituer et tenir à jour les dossiers administratifs liés aux projets et aux financementsCoordonner les processus d’enregistrement légal dans les nouveaux pays d’intervention : agréments/enregistrements, MOUs, conventions, démarches associées et suivre les obligations légales dans les pays où BSF est enregistrésAssurer la traçabilité et l’archivage des documents clésB. Finance & pilotage budgétaireGarantir le respect des procédures internes et bailleurs (UE, AFD, ONU, CDCS, etc.), avec un focus renforcé sur la compliance UE (achats, éligibilité, justification, traçabilité)Appuyer les directeurs régionaux dans la préparation budgétaire et la structuration des coûts (affectations analytiques, cohérence budgétaire).Assurer le suivi budgétaire mensuel des projets (URDM et, selon besoin, France/Europe): analyse, alertes, recommandations.Réaliser les reportings financiers bailleursContrôler les demandes de paiement effectuées par les terrains auprès du siègeLe cas échéant, assurer l’ouverture et la gestion des comptes bancaires dans les pays où cela est nécessaire, et superviser les moyens de paiement (en lien avec DR et DAF);Le cas échéant, superviser la gestion de la trésorerie locale (caisses, coffres) et veiller à la sécurité des fonds et des transferts de fonds.Veiller à l’application des politiques RH de BSF et contribuer à leur amélioration continueCentraliser les données liées à la gestion du personnel, superviser le suivi des contrats et le paiement des salairesSuperviser les recrutements et l’intégration des nouvelles recruesCoordonner l’enforcement des capacités du personnelAssurer une veille juridiqueAssurer la gestion administrative des départs/retours expatriés: coordination transport, visas, briefings/visites/onboarding, logistique associée (avec appui ponctuel sur sujets RH en lien avec la DRH)Gérer, en lien avec DR/DRH, la négociation et gestion des contrats de portage salarialAppuyer la contractualisation et le suivi administratif des consultations longues durées.C. Logistique, achats et gestion des prestatairesPiloter, accompagner et contrôler la mise en œuvre des procédures achats/logistiques, notamment en ce qui concerne les procédures d’achat (seuils, mise en concurrence…) et la gestion des stocks liés aux projets FranceAssurer l’interface entre les bureaux pays et le service achat et expéditions au siège: rédaction et archives des demandes et ordres d’achats, suivi des commandes, des réceptions et des expéditions.Revoir (ou élaborer, le cas échéant), les contrats avec les fournisseurs locaux, en lien avec la Direction Logistique – Achats – SécuritéCoordonner le screening des partenaires et fournisseursAssurer le suivi des équipements et par véhicules, en lien avec les représentants paysD. Audit, contrôle interne & complianceContribuer aux audits (internes et externes): recherche/consolidation des pièces, organisation des éléments probants, coordination avec partenaires et équipes terrain.Expériences / FormationExpérience : ≥ 5 ans en fonctions support, prioritairement en finance/contrôle de gestion, solidarité internationale, incluant des contextes multi-pays et/ou urgence.Bailleurs : excellente connaissance des règles UE, AFD, ONU, CDCS.Compétences techniques :Très bonne maîtrise du pilotage budgétaire, de la conformité achats et de la documentation audit.Capacité à structurer des circuits de validation, améliorer des outils et sécuriser la traçabilité.Outils : excellente maîtrise d’Excel (indispensable) et intérêt marqué pour l’IA appliquée aux fonctions support (automatisation, contrôle, fiabilisation, analyse).Langues : Français et Anglais courants, à l’oral et à l’écritSavoir-être : rigueur, sens de l’organisation, fiabilité, gestion du stress, autonomie, force de proposition, pédagogie, qualité relationnelle et communication, posture de contrôle bienveillant.SalaireType de contrat : Contrat à Durée Indéterminée (CDI)Date de démarrage : janvier 2026Statut : Statut Cadre au Forfait Jours (208 jours/an). Rattachement à la Convention Collective ECLAT, dont BSF dépend.Rémunération : à partir de 3167€ brut/mois, selon expérience sur des postes équivalentsAvantages : Environ 9 semaines de repos (CP/RTT) par an au total, tickets restaurant (50%) d’une valeur faciale de 8.00€ ; mutuelle (50%); prévoyance; prise en charge du titre de transport local à 50%.Lieu de travail : Siège de BSF à Montreuil. Déplacements fréquents à prévoir sur les zones d’intervention de BSF.Télétravail régulier possible : (2 jours fixes/semaine + 12 jours volants/an)Le calendrier des formations de Coordination SUD #J-18808-Ljbffr