Responsable administratif/ve et financier(e) Cap Compétences H/F

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires : gouvernance démocratique, économique et financière; paix, stabilité et sécurité; climat, agriculture et développement durable ; santé et développement humain. Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés. Sous la supervision du Chef de projet, en étroite relation avec les transverses d’Expertise France et des bailleurs (DAJ, DAF…) et avec l’appui d’un(e) assistante, les principales missions confiées au / à la responsable administratif / ve et financière sont les suivantes : Etablir et suivre le budget Met en place et / ou consolide les outils de suivi budgétaire en temps réel compatibles et intégrables aux requêtes / outils de EF et des bailleurs Propose le budget initial pluriannuel de la facilité en fonction des orientations du chargé de projet pour présentation au comité de décision (CoDEV) Ajuste le budget initial en lien avec d’éventuels top-up et le cas échéant prépare sa nouvelle présentation au comité de décision (CoDEV). Propose les budgets annuels initiaux et les budgets intermédiaires révisés en fonction du plan d’action précisé par le Chef de projet et en lien avec le cadrage budgétaire initial de la facilité. Assure les prévisions budgétaires, les prévisions d'exécution et les plans de décaissement et signaler les écarts de trajectoires Contrôle périodiquement le journal de dépenses. Veille, avec l’assistant(e) administratif / ve et financier(e) (AP), que les dépenses soient conformément saisies et à jour Dresse, rédige et présente l’état des lieux et perspectives budgétaires de la facilité à l’instant t chaque fois que nécessaire (rapports périodiques, revue de projet, réunions périodiques, clôture budgétaire…). Le / la RAF rédige directement ces aspects dans les documents y relatifs Rédige les TDR des audits comptables et suit leur bonne exécution en lien avec l’AP Etablir, consolider et assurer le respect des procédures (en lien avec l’Assistant(e) Administrati / ve et Financière) Rédige le(s) manuel(s) de procédures sur les aspects administratifs et financiers, en tenant compte des réalités opérationnelles de la facilité (fluidité des actions), des procédures d’Expertise France, des procédures bailleurs. Il s’agit, sans être exhaustif, des coûts paramétriques, des règles d’engagement et de réalisation des dépenses, des justificatifs comptables, des cadres de contractualisation, des règles de mission de voyage… Le(s) manuel(s) de procédures est approuvé par le Chargé de projet. Adapte le manuel de procédures lorsque nécessaire Etablit et veille au respect (notamment par l’AP) du plan de conservation physique et électronique des documents administratifs et comptables en lien avec les procédures d’Expertise France et procédures bailleurs. Etablit les documents utiles, leur format, le plan d’archivage Rappelle, suit et veille au respect des procédures par l’équipe Cap Compétences, les experts et tout autre intervenant auprès de Cap Compétences Met en place et / ou consolide les outils administratifs (template…). Etablir les conventions / contrats spécifiques à chaque prestation auprès du bailleur (le cas échéant et en lien avec le manuel de procédures) S’informe et surveille les règles et règlements administratifs pertinents pour les activités d'EF, en mettant régulièrement à jour le chargé de projet et le / la assistant(e) administratif / ve et financier(e) ; Met en place et / ou consolide des canevas de contrat de prestation actualisés selon les bailleurs, montants, prestations, géographie…le cas échéant Rédige les conditions spécifiques du contrat : budget, conditions d’exécution et de paiement bon de commande. Les aspects opérationnels (TDR, description de la prestation…) seront collectés auprès des chargés de mission. Suit la mise en œuvre conforme des contrats de prestation. Propose / rédige au besoin des avenants ou rectificatifs. Etablit les factures de la prestation et suit la réception des paiements auprès des bailleurs Rédiger les contrats de prestation d’expertise (en lien avec le service juridique pour le cadre général et les chargé(e)s de mission pour les aspects spécifiques) S’informe et surveille les règles et règlements administratifs pertinents pour les activités d'EF, en mettant régulièrement à jour le chargé de projet, les chargé(e)s de mission et l’assistant(e) administratif / ve et financier(e) Met en place et / ou consolide des canevas de contrat actualisés selon les situations (expertise institutionnelle, expertise individuelle…) Négocie les rémunérations selon les prestations, profils des expertises, coûts paramétriques… Valide les pièces et procédures requises au contrat conformément au manuel de procédures (Firecosoft, récupération des docs identitaires des experts, statut fiscal…) Rédige / compile chaque contrat spécifique et annexes avec l’appui de l’AP et en lien avec les chargé(e)s de mission pour les fiches individuelles de poste des experts et tableau des livrables (annexés au contrat) Suit la mise en œuvre conforme des contrats de prestation d’expertise. Propose / rédige au besoin des avenants ou rectificatifs Ordonne l’exécution des paiements conformément au contrat et sur validation du / de la chargé(e) de mission quant à l’atteinte des objectifs contractuels. Contribution au fonctionnement globale de la facilité Supervise, encadre et assure la distribution courante des tâches administratives et financières auprès de / des Assistant(e)s de Projet Se positionne comme le point focal de la facilité sur les aspects administratifs et financiers auprès de EF et des bailleurs (dans le cadre général évoqué avec le chargé de projet) Contribue au reporting budgétaire pour les revues périodiques en intervenant en rédaction directe dans les documents Contribue aux échanges sur les évolutions de la facilité sur les aspects administratifs et financiers (selon les retours d’expérience). La / le responsable administratif / ve et financier(e) travaille au quotidien avec l’ensemble l’équipe projet Cap Compétences sur les aspects stratégiques, techniques, financiers ou logistiques. Expertise France est une agence publique de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens. Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles. L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face. Notre force est d'assembler les meilleurs savoir-faire français et européens afin de proposer des solutions sur mesure à travers un large champ d'expertise qui comprend : Gouvernance démocratique, économique et financière. Sécurité, maintien de la paix et de la stabilité. Climat, agriculture et développement durable. Santé et développement humain. Le / la responsable administratif / ve et financier(e) intégrera le projet Cap Compétences sous la supervision hiérarchique du chef de projet. La facilité Cap Compétences est intégrée au pôle Formation professionnelle, Insertion et Emploi du Département Capital humain et développement Social. Cap Compétences est une facilité d’expertise installée depuis 2020 pour appuyer l’AFD dans la prospection, le montage et le démarrage de ses projets en formation professionnelle et en enseignement supérieur en mobilisant efficacement de l'expertise de haut niveau et adaptée aux besoins des pays bénéficiaires, notamment en Afrique subsaharienne. Les prestations menées par Cap Compétences peuvent être des études exploratoires, d’identification, d’opportunité et de faisabilité, dimensionnement de centres de formation professionnelle, montage de financements budgétaires et appui au démarrage du projets. Cap Compétences a mené, à date, 31 prestations de montage / démarrage de projet dans 18 pays, principalement en Afrique. L’ambition en 2026-2027 est notamment d’accroître cette capacité. Formation Diplôme universitaire de l’enseignement supérieur (équivalent master) en comptabilité, finances, administration ou autre diplôme équivalent Expérience Expérience probante d’au moins 3 ans sur un poste similaire Une expérience preferable dans le domaine de la coopération internationale serait un atout Maîtrise de la gestion financière, administrative et / ou logistique du cycle de projets Connaissance des procédures financières et administratives des bailleurs (AFD, Union européenne notamment) Connaissance des règles et procédures dans le cadre de passation de marchés publics souhaitée Une connaissance des dispositifs Expertise France (Atlas, KDS Néo, Sage X3, SAP Concur…) serait un atout Compétences Capacités d’analyse, de rédaction et de synthèse Esprit d’initiative, autonomie, de responsabilité et réactivité. Capacité à trouver des solutions dans des contextes de changement et de gestion des imprévus en équilibrant agilité et respect des procédures Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation dans un environnement complexe et dans le cadre de prestations multiples et simultanées Capacité d’adaptation et de priorisation dans des situations de pression et à accepter une charge de travail accrue de temps à autre Capacité de relations interpersonnelles et institutionnelles, de communication et de travail en équipe Capacité de management / gestion d’équipe Excellente maitrise du Français La maîtrise de l’anglais Excellente maitrise des outils bureautiques et notamment Excel Rapides capacités d’apprentissage Expérience de travail dans un environnement multilingue / international et capacité à tenir compte des différences culturelles pour interagir efficacement avec des personnes de cultures différentes Disponibilité pour des séjours dans les pays d’intervention. Le poste est basé à Paris La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants : Salaire de base selon profil et expérience Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste. Une part variable de 3% du salaire brut annuel Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an. Une allocation de 9 euros par jour pour les repas (Carte Pluxee). Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun. Une prime de mobilité de 400 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo. Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence. La possibilité de télétravailler 2 jours par semaine après 3 mois Une prime de vacances annuelle de 450 euros. CDDU de 12 mois (renouvelable) Date de prise de poste début avril 2026 #J-18808-Ljbffr