Assistant(e) de direction

L'emploi des métiers de l'électricité et connexes : électroniques, mécaniques, automatisme...

Assistant(e) de direction - referente appels d'offres / consultations H/F

La SAS FONBONNE est une entreprise générale du bâtiment spécialisée dans les travaux TCE, de réhabilitation, de restructuration et de construction. Nous intervenons principalement dans le cadre de marchés publics et privés auprès de collectivités, bailleurs sociaux, promoteurs et entreprises.

Dans le cadre du renforcement de notre Secrétariat de Direction, nous recherchons une Assistante de Direction – Référente Appels d’Offres / Consultations, disposant impérativement d’une solide connaissance des marchés publics et du secteur du bâtiment.

Votre mission :

VOTRE POSITIONNEMENT

Rattachée directement à la Direction, vous travaillez en binôme permanent avec une seconde Assistante de Direction, plus particulièrement référente Direction / Exploitation.

Chaque Assistante dispose de son domaine de référence, mais le fonctionnement repose sur une information partagée et une interchangeabilité permanente, afin de garantir la continuité du service.

Les dossiers, tableaux de bord, échéances et informations importantes sont partagés et mis à jour au fil de l’eau.

Chacune doit pouvoir reprendre les dossiers de l’autre en cas d’absence, congés, surcharge ou urgence.

Aucun dossier stratégique ne doit dépendre exclusivement d’une seule personne.

VOTRE ROLE

Vous n’avez pas vocation à réaliser seule l’ensemble des éléments techniques et financiers composant les offres.

Votre fonction consiste principalement à :

• ANTICIPER
• ORGANISER
• PLANIFIER
• COORDONNER
• RELANCER
• CONTRÔLER
• DÉPOSER
• SUIVRE

VOS MISSIONS

Référente administrative des Appels d’Offres / Consultations, vous assurez le pilotage et la sécurisation du processus, depuis la détection d’une consultation jusqu’au dépôt de l’offre et au suivi de son attribution.

Vous serez notamment chargée de :

• Assurer la veille des marchés publics et identifier les consultations correspondant aux activités de l’entreprise.
• Présenter les consultations à la Direction pour décision GO / NO GO.
• Organiser l’ouverture des dossiers AO et identifier toutes les échéances : dépôt, visite, questions, négociation, etc.
• Lire et analyser les Règlements de Consultation (RC) et identifier les exigences particulières.
• Établir et tenir à jour les check-lists de suivi.
• Constituer et maintenir à jour les dossiers administratifs de candidature.
• Coordonner la récupération des éléments auprès des Chargés d’Affaires, Conducteurs de Travaux et différents intervenants.
• Suivre la préparation des mémoires techniques, CRT, cadres de réponse, organigrammes, CV, références, plannings, fiches techniques et annexes.
• Suivre la récupération des éléments financiers : AE, DPGF, BPU, DQE.
• Assurer les relances internes et identifier immédiatement les pièces manquantes, retards ou points bloquants.
• Centraliser les questions/réponses avec les acheteurs et surveiller les éventuelles modifications des DCE.
• Effectuer le contrôle administratif complet des offres avant dépôt.
• Préparer et réaliser les dépôts électroniques sur les plateformes de marchés publics et archiver les accusés de réception.
• Suivre les demandes de précisions, négociations et pièces complémentaires.
• Suivre les résultats : attribution, rejet ou classement sans suite.
• En cas d’attribution, constituer le dossier de passation à l’Exploitation.
• Maintenir à jour les pièces administratives de l’entreprise, qualifications, références, certificats de capacité et documents récurrents de candidature.

LE TRAVAIL EN BINOME

Le partage de l’information constitue une exigence essentielle du poste.

Un point régulier entre les deux Assistantes permet de partager :

• Urgences
• Consultations en cours
• Visites
• Pièces manquantes
• Validations
• Dépôts
• Échéa