Gestionnaire administratif RH

À propos de nous

Le Centre Hospitalier Alpes Léman (CHAL) est un établissement récent, situé entre lacs et montagnes, ouvert en février 2012 de 450 lits et places de médecine, chirurgie et obstétrique.

À propos de nous

Le Centre Hospitalier Alpes Léman (CHAL) est un établissement récent, situé entre lacs et montagnes, ouvert en février 2012 de 450 lits et places de médecine, chirurgie et obstétrique.

Très dynamique, le CHAL a enregistré depuis son ouverture une croissance d’activité tous secteurs confondus de 25%. 2000 personnes y travaillent dont 200 médecins et internes.

Le CHAL est établissement support du GHT Léman Mont Blanc qui couvre le territoire nord de la Haute Savoie pour une population de 500 000 habitants.

Mission

Missions Principales

Assurer et organiser l’accueil des internes, des médecins à diplômes étrangers et des médecins externes. Gérer leur dossier administratif et leur paie. Gérer les remplacements médicaux en contrats de gré à gré ou en contrat d’intérim.

Intérimaires Et Contractuels Remplaçants

• Recensement des besoins de remplacements auprès des services
• Diffusion des offres sur les sites des agences intérim en marché avec l’établissement
• Transmission des CV au chef de service pour validation
• Vérification des informations sur le logiciel « planning médical » et régularisation des situations des médecins remplaçants
• Lien avec le service logement pour l’hébergement des médecins remplaçants
• Envoi des éléments administratifs : contrat, annuaire, fiche de déclaration des frais de déplacement
• Contact avec les agences d’intérim et paiement des factures
• Rédaction des contrats
• Gestion de la paie des contractuels remplaçants (rémunération, EVA, frais de déplacement)
• Suivi financier des dépenses de remplacements

Internes Et Étudiants

Pour les internes :

• Renseignement du tableau d’ouverture de postes
• Création des dossiers administratifs
• Préparation et organisation logistique de la réunion d’accueil, le point à mi semestre et la réunion de fin de semestre
• Gestion du temps médical : logiciel CLEPSYDRE personnel médical (tableaux de services, tableaux de gardes, TTA (temps de travail additionnel), congés…)
• Gestion de la paie et contrôle (indemnisation des gardes des internes, contrôles des salaires, …)
• Gestion des maladies
• Suivi des congés prévisionnels des internes
• Gestion administrative courante (attestations, …)

Pour Les Externes/étudiants

• Accueil des étudiants en lien avec les universités
• Anticipation des arrivées des étudiants sur des cycles de 6 semaines (hors période estivale – 8 semaines) en lien avec l’université
• Organisation du déjeuner d’accueil
• Gestion administrative (conventions, attestations…)

Pour Les Faisant Fonction D’Interne (FFI)

• Prise de contact avec le FFI et création du dossier administratif
• Envoi de la décision de recrutement et organisation de l’accueil

Pour Les Stagiaires Associés

• Vérification de l’éligibilité du dossier
• Validation de la candidature auprès du candidat
• Création des conventions tripartites
• Dépôts des conventions sur la plateforme du ministère (obtention de l’avis favorable)
• Gestion de l’accueil et de l’hébergement
• Accueil individualisé à l’arrivée et information

Gestion Administrative Du Service

• Enregistrement, tri, diffusion et archivage des courriers,
• Classement des dossiers

EQUIPE, ENVIRONNEMENT

Le/la gestionnaire intégrera une équipe dynamique au sein de laquelle il/elle pourra être accompagné(e).

Cette équipe est composée de la Directrice des Affaires Médicales et de la Recherche, d’un Attaché d’Administration Hospitalière, de deux gestionnaires, de deux adjoints des cadres et d’une assistante de direction.

Il/elle bénéficiera d’un bureau en commun avec une des gestionnaires de la DAM, à proximité des bureaux du reste de l’équipe pour favoriser les échanges.