Assistant / Assistante de gestion administrative

Offre n° 214KYNS
Assistant / Assistante de gestion administrative

L'Assistant polyvalent H/F participe à la gestion administrative courante du Groupe MPAIR.Il / Elle intervient en appui du service support, garantissant la fiabilité des données, le respect des obligations administratives et le bon suivi des dossiers.Par son rôle transverse, il / elle contribue à la fluidité de l'organisation interne et au bon fonctionnement opérationnel de l'entreprise.Activités principales1/ Suivi administratif & financier des opérations- Contrôler la cohérence des prix entre les Bons de Livraison et la Facturation- Signaler toute anomalie ou écart constaté2/ Administration du personnel- Tenir à jour le registre du personnel- Réaliser les démarches de création des cartes BTP- Organiser les déplacements des salariés : Réservations des logements après validation avec N+1- Assurer le suivi des visites médicales : VIP, Visites périodiques- Suivre les formations obligatoires et les recyclages réglementaires- Assurer le suivi des temps de travail : Renseigner le fichier de suivi des heures travaillées, Intégrer les zones de trajet- Gérer les frais salariés liés aux déplacements : paniers repas du soir- Effectuer le pointage des heures d'insertion sur les chantiers3/ Gestion administrative & support opérationnel- Traiter les mails- Réalisation des indemnités kilométriques- Gérer le traitement des courriers et de la Poste, l'envoi des recommandés- Mettre à jour les documents administratifs sur les différentes plateformes (clients, donneurs d'ordre, organismes.)- Elaborer des contrats avec les sous-traitants- Demander trimestriellement les documents administratifs obligatoires aux sous-traitants- Saisir les contrats de sous-traitance dans le logiciel de gestion CODIAL après signature- Déposer les factures sur la plateforme CHORUS4/ Gestion des moyens généraux- Assurer la gestion du parc informatique- Participer au suivi des contrats d'assurances du Groupe MPAIR- Gérer les assurances nominatives par chantier- Suivre la flotte téléphonique et effectuer des comparatifs de prix- Gérer les équipements bureautiques : achat, renouvellement, suivi du matériel5/ Vie d'entreprise- Participer à l'organisation des évènements internes du Groupe MPAIRActivités secondaires- Apporter un appui administratif ponctuel aux différents services- Participer à l'amélioration continue des procédures administratives- Contribuer à la structuration et à la mise à jour des outils de suivi- Maîtrise des tâches administratives courantes- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook.)- Utilisation d'un logiciel de gestion (CODIAL)- Connaissance des plateformes dématérialisées (CHORUS, plateformes clients.)- Capacité à suivre et contrôler des données chiffrées- Gestion logistique et organisation des déplacementsSavoir-être- Rigueur et sens du détail- Organisation et gestion des priorités- Polyvalence et adaptabilité- Discrétion et respect de la confidentialité- Esprit d'équipe- Réactivité- Sens du service

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 39H/semaineTravail en journée
Travail en horaires fixes
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2213.0 Euros à 2400.0 Euros
• Téléphone mobile

Expérience

• 3 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Classer des documents
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Mettre à jour un dossier, une base de données

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Travaux d'installation d'eau et de gaz en tous locaux