Chargé de gestion stages et relations entreprises H/F

Le chargé de gestion assure la gestion administrative des stages de la formation initiale sous statut étudiant (FISE) cycle préparatoire et cycle ingénieur ainsi que la formation sous statut apprenti (FISA) Génie mécanique. Il/elle organisera les actions conduites avec les entreprises et apporte un renfort opérationnel au service communication de l’école lors des temps fort.

Elle est placée sous l’autorité fonctionnelle de la ou du responsable des relations entreprises/stages, et sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative de l’école et de son directeur. Elle travaille en lien avec la direction des formations, les équipes pédagogiques, la scolarité, les entreprises partenaires et le service communication.

Gestion des stages et des soutenances

• Informer les étudiants sur les procédures, les échéances et les documents requis, les accompagner dans leurs démarches administratives.

• Établir, contrôler et suivre les conventions de stage et leurs avenants, les VIE (Volontariat International en Entreprise), VIA (Volontariat international en administration), conventions de césure, vérifier la conformité des dossiers, assurer les relances et traiter les échanges avec les étudiants, les entreprises et les équipes pédagogiques.

• Suivre les évaluations et les documents de fin de stage, tenir à jour les tableaux de bord et produire les indicateurs utiles au pilotage.

• Planifier les soutenances de stages pour la FISE cycle préparatoire, la FISE cycle ingénieur et la FISA Génie mécanique, en lien avec les responsables pédagogiques.

• Planifier les commissions de validations et des soutenances

Relations entreprises et événements

• Organiser le Forum entreprises annuel de l’école

• Organiser les visites d’entreprises du cycle ingénieur

• Diffuser les offres de stages, actualiser la base de contacts et orienter les demandes des entreprises vers les interlocuteurs compétents.

• Contribuer à la campagne de collecte de la taxe d’apprentissage : actualiser les contacts, diffuser les supports et relancer les entreprises.

Appui à la communication

• Contribuer, en lien avec le service communication, aux contenus du site internet et des réseaux sociaux ainsi qu’à la réalisation de supports de communication, dans le respect de la charte graphique.

• Apporter un renfort ponctuel lors des temps forts de l’ISAT : journées portes ouvertes, salons, cérémonies, visites de délégations et manifestations institutionnelles.

Niveau minimum requis : baccalauréat. Une formation ou une expérience en gestion administrative, gestion de projet, relations entreprises, événementiel ou communication serait appréciée, de même qu’une expérience dans l’enseignement supérieur ou dans une structure de formation.

Savoir-faire technique et méthodologique :

• Gérer plusieurs dossiers et calendriers simultanément, contrôler des pièces et respecter les échéances.

• Planifier des soutenances et coordonner des jurys, des salles et des convocations.

• Organiser un événement ou une visite d’entreprise et en coordonner la logistique.

• Accueillir, informer et communiquer avec des interlocuteurs variés.

• Rédiger des documents professionnels et tenir des tableaux de bord fiables.

• Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs.

Connaissances :

• Fonctionnement de l’enseignement supérieur et réglementation relative aux stages, ou capacité à les acquérir rapidement.

• Bonne expression écrite et orale, anglais professionnel apprécié.

Savoir-être :

• Rigueur, sens de l’organisation et capacité d’anticipation.

• Réactivité, autonomie et aptitude à rendre compte.

• Sens du service, qualités relationnelles et goût du travail en équipe.

• Discrétion, diplomatie, polyvalence et capacité d’adaptation.

Le poste implique des contacts réguliers avec les étudiants, les équipes