Assistant(e) de Direction au DIS de l'Institut de recherche sur les lois fondamentales de l'Uni[...]

Assistant(e) de Direction au DIS de l'Institut de recherche sur les lois fondamentales de l'Univers H/F

Description du poste

Intitulé de l'offre : Assistant(e) de Direction au DIS de l'Institut de recherche sur les lois fondamentales de l'Univers H/F

Statut du poste

Véritable pilier de notre fonctionnement, vous mettez votre professionnalisme et votre très bon relationnel au service du collectif et de l’équipe de direction du Département d’Ingénierie des Systèmes (DIS). Vous jouez un rôle central dans le fonctionnement quotidien de notre équipe et contribuez ainsi à la réussite de nos programmes scientifiques. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le chef de Département, deux assistantes et un gestionnaire des achats. Vous êtes un maillon essentiel de notre organisation, de notre image et de notre esprit collectif, en contribuant à renforcer la transversalité, l’efficacité et l’esprit d’innovation du Département. À terme, vous pourrez être amené(e) à assurer le secrétariat du chef de Département et à gérer son agenda.

Vous appréciez la diversité des missions, le travail en équipe et les environnements où le sens du service est essentiel ? Rejoignez notre équipe et participez activement à la vie d’un département scientifique en apportant votre capacité d’organisation, votre rigueur et votre polyvalence au quotidien.

Responsabilités

• Assurer les activités administratives quotidiennes du département (distribution du courrier, gestion des ordres de paiement, saisie et suivi des missions, gestion des stocks de fournitures et réapprovisionnement).
• Contribuer à la gestion administrative des ressources humaines, notamment par la constitution et le suivi des dossiers RH, des dossiers de recrutement des salariés, stagiaires et apprentis, ainsi que le classement des fiches d’aptitude médicale en lien avec l’équipe sécurité.
• Participer à l’accueil des visiteurs et des nouveaux arrivants, assurer l’interface pour les rendez‑vous et contribuer à la qualité de l’intégration au sein du département.
• Assurer la mise à jour et le suivi des outils et supports internes (base de CV, intranet, organigramme, annuaire du Département, listes téléphoniques, documents internes, affichage et communication interne).
• Participer à l’organisation et à la coordination des réunions internes, réunions management et projets du DIS, en assurant notamment la préparation des comptes rendus.
• Contribuer à l’organisation des événements de la vie du Département (repas, voyages de Département, conférences, séminaires, réunions stratégiques et conseils scientifiques).
• Assurer le traitement des demandes informatiques et contribuer à l’amélioration continue des outils et procédures utilisés au sein du Département.

Profil du candidat

Vous êtes titulaire d’un diplôme dans le domaine de l’assistanat, de la gestion administrative, du support aux organisations ou équivalent. Vous disposez d’une première expérience dans un environnement administratif et appréciez travailler en équipe avec des interlocuteurs variés sur des missions diversifiées.

• Votre rigueur et votre sens de l’organisation, vous permettant de gérer efficacement des activités variées et d’assurer un suivi fiable des missions qui vous sont confiées.
• Votre autonomie et votre capacité d’initiative, vous permettant de prendre en charge vos missions avec professionnalisme et de contribuer activement au bon fonctionnement de l’équipe.
• Votre excellent relationnel et votre sens de l’écoute, vous permettant de collaborer avec différents interlocuteurs et de favoriser des échanges de qualité au sein du département.
• Votre adaptabilité et votre flexibilité, vous permettant de vous ajuster aux évolutions, aux nouveaux outils et aux différentes sollicitations du quotidien.
• Votre sens du service, votre esprit d’équipe et votre discrétion, indispensables pour accompagner efficacement l’équipe de direction et garantir la confidentialité des informations traitées.

Compétences attendues

• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et aisance avec les outils informatiques.
• Capacité à prendre en main de nouveaux outils numériques, logiciels, procédures et solutions innovantes, notamment liées à l’intelligence artificielle.
• Bonnes capacités rédactionnelles pour la préparation de documents, communications internes et comptes rendus.
• Bases en anglais appréciées pour évoluer dans un environnement scientifique international.

Pourquoi nous rejoindre ?

En rejoignant le Département d’Ingénierie des Systèmes (DIS) de l’Institut de recherche sur les lois fondamentales de l’Univers (Irfu), vous intégrerez un environnement scientifique de haut niveau dédié à la conception d’instruments complexes au service des grandes expériences de physique.