Assistant.e de gestion-support opérationnelle

Assistant.e de gestion-support opérationnelle – Paris (CDI) – F/HFondé en 1997, le groupe AREP réunit de multiples compétences : en architecture au travers de sa société d'architecture AREP Architectes, en urbanisme, design, ingénierie, programmation, flux, conseil et management de projet.Avec ses filiales en France et à l'international, le groupe apporte des réponses concrètes aux enjeux de l'urgence écologique par sa démarche EMC2B. Il contribue à la recherche, au débat public et à l'évolution des pratiques par ses publications, notamment sa revue POST.Implanté en France et à l'international, le groupe AREP compte plus de 1000 collaborateurs avec 40 nationalités différentes.Missions principalesAssurer le suivi administratif et financier des projets de la direction Ingénierie (10 unités).Préparer et animer les revues de gestion pour les responsables d'affaires, les responsables d'unité et les responsables de pôle.Garantir la fiabilité des données de gestion (livraisons, coûts, marges) et leur mise à jour dans les outils (Akuiteo, Tableaux de Suivi Excel).Contribuer aux réunions de gestion avec la direction de l'Ingénierie et à la reprévision budgétaire.Contribuer à l'amélioration continue des processus de reporting et planification.Responsabilités clés1. Suivi administratif et financier des projetsMise à jour des tableaux de suivi (affaires pilotes, planification, reporting) – un par unitéExtraction et analyse des données Akuiteo (fiches projets, reporting projet)Contrôle qualité des données et nettoyage avant intégration dans les outils de suivi (ex. terminaison de codes affaires, actualisation des responsables identifiés)Mise en place d'alerte pour anticiper les écarts dans le reporting projet (charges/coûts d'objectifs)Reporting des affaires par unité (affaires où Ingé est prestataire) pour identifier: nouvelles affaires, nouveaux coûts d'objectifs, actions correctives avec DCR, évolution des charges et écartsGestion administrative des devis et des codes affaires: création de nouveaux codes, vérification de l'ouverture de code-phase-unité, contrôle administratif et mise à jour des propositions de missions (références chrono et lettre d'offre)Saisie des coûts d'objectifs et ouverture des codes affaires par unitéCoordination avec le responsable d'affaire pour la signature et l'envoi des propositions de missionsSuivi du processus de contractualisation et de facturation2. Organisation et animation des revues de gestionPlanification de revues individuelles de gestion avec responsables d'affaires, responsables d'unité (uniquement ceux ayant des affaires pilotes) et directeurs adjointsPoint sur les affaires pilotes à partir du tableau de suivi: état et suivi des contractualisations, avancements, mise à jour du carnet de commande, créances, planification et reste à faireAnalyse du reporting projet par portefeuille (filtrage par responsable d'affaire) pour les affaires portées par d'autres directions, informant et alertant si nécessairePoint trimestriel avec responsables d'affaires pour rappeler infos, outils, procédures3. Garantie de la fiabilité des données de gestion – Clôture mensuelleSaisie des ajustements, mise à jour du carnet de commande (Akuiteo)Contrôle des livraisons et mise à jour des tableaux de suivi dans Excel (tableau de suivi, planification, qualité, ajustements)Protection du tableau de suivi après saisie pour éviter les modifications involontaires post-clôturePréparation des nouveaux classeurs: nouveaux classeurs SUIVI des affaires pilotes (avec mise à jour des macros)5. Contribuer à l'amélioration continueAmélioration des tableaux de suivis pour répondre aux attentes des utilisateursAutomatiser les processus de mise à jour des tableaux via scripts VBA/MacroCompétences clésAutonomie et organisation : planification, anticipation des charges.Rigueur : respect et anticipation des échéances, fiabilité des données.Expertise Excel : macros, VBA.Analyse de donnéesCe poste est fait pour moi siJe dispose d'une formation supérieure de type BTS assistanat de gestion ou équivalent, ainsi que d'une expérience d'assistant.e de gestion acquise idéalement dans un bureau d'études ou une agence d'architecture.Je suis rigoureux.se et organisé.e, fais preuve d'esprit d'initiative et sais travailler en équipe.Je souhaite évoluer dans une dynamique collective, au sein d'un groupe engagé sur les enjeux écologiques.Dans le cadre de ses engagements RSE, le groupe AREP favorise la diversité, l'équité et l'inclusion. Cette offre d'emploi est ainsi ouverte à tous types de profils dès lors qu'ils disposent des compétences requises.Ref : 27766833 #J-18808-Ljbffr