Adjoint en gestion administrative

Missions

Sous l'autorité de la responsable du pilotage des scolarités et de la coordinatrice opérationnelle du bureau, l'agent assure la gestion administrative de la scolarité des étudiants inscrits en DFGSM2 et DFGSM3, en binôme avec le gestionnaire référent de ces promotions. Il participe au bon fonctionnement du service et contribue à la continuité de l'activité en apportant, lorsque nécessaire, un appui aux autres gestionnaires de la scolarité des études de médecine.

Activités principales

• Assurer l'accueil, l'information et l'accompagnement des étudiants tout au long de leur parcours ;
• Gérer les dossiers administratifs des étudiants et veiller à leur mise à jour ;
• Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques et des parcours de formation ;
• Assurer le suivi des groupes d'enseignement et des listes d'étudiants ;
• Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives ;
• Répondre aux sollicitations des étudiants et responsables pédagogiques
• Assurer le suivi administratif des décisions pédagogiques et des situations individuelles.

1- Organisation des enseignements

• Participer à la préparation de la rentrée universitaire.
• Assurer le suivi administratif des enseignements en lien avec les responsables pédagogiques.
• Gérer les groupes d'enseignement et les modifications de parcours.
• Mettre à jour les applications de gestion de la scolarité et les bases de données.
• Veiller à la diffusion des informations administratives auprès des étudiants.

2- Gestion des évaluations

• Participer à l'organisation administrative des examens.
• Assurer le suivi administratif des résultats.
• Préparer les éléments nécessaires aux jurys.
• Participer à la gestion des procès-verbaux et à la publication des résultats.

3- Gestion administrative courante

• Rédiger les courriers et documents administratifs.
• Élaborer et mettre à jour les tableaux de suivi.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.
• Veiller à la qualité et à la fiabilité des données de scolarité.
• Appliquer les procédures administratives et réglementaires en vigueur.

4- Participation à la vie du service

• Participer aux opérations communes du service : rentrée universitaire, inscriptions, examens, jurys, campagnes administratives, remise des diplômes, etc.
• Assurer une continuité de service en apportant un soutien ponctuel aux autres gestionnaires de la scolarité en cas d'absence ou de surcharge d'activité.
• Participer à l'amélioration des procédures et à la qualité du fonctionnement du service.

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert aux contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 6 mois
• Localisation géographique : 37, allées Jules Guesde 31000 Toulouse.
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1
• Rémunération comprise entre 1802€ et 1900€ en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + montant cotation du poste 178€.

Informations complémentaireset sujétions du poste

• Activité rythmée par le calendrier universitaire.
• Pics d'activité lors des inscriptions, des examens, des jurys et de la rentrée universitaire.
• Travail en binôme avec le gestionnaire référent des promotions DFGSM2 et DFGSM3.
• Polyvalence nécessaire afin d'assurer la continuité du service en cas d'absence ou de surcharge d'activité.
• Télétravail possible sur le poste (autonomie 1 an)

Connaissances

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
• Utiliser les logiciels de gestion de la scolarité ou être en capacité de s'y former rapidement.
• Organiser son activité et gérer les priorités.
• Travailler dans le respect des délais et des procédures.
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers.