Assistant(e) du Maire — Organiser l’action publique et relations

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Un.e Assistant.e du Maire

Cadre d'emplois - Grade

Rédacteur

Recrutement par voie

Statutaire ou contractuelle

Cabinet du Maire

Dans le cadre de son engagement au service des citoyens et de la gestion quotidienne de la commune, la Mairie de Clermont-Ferrand recrute une Assistante du Maire. Ce poste clé, au cœur de l’action municipale, a pour mission d’assurer le soutien administratif, organisationnel et relationnel du Maire.L’Assistante du Maire joue un rôle central dans la fluidité des échanges entre les élus, les services municipaux et les habitants. Elle contribue à l’efficacité de l’action publique locale et à la qualité du service rendu aux citoyens.

1. Gestion administrative et logistique

• Assurer la tenue et l’organisation de l’agenda du Maire : planification des rendez-vous, réunions, déplacements et événements officiels,

• Préparer les dossiers, prendre des notes et réaliser des comptes-rendus liés aux réunions et aux rendez-vous du Maire,

• Rédiger et mettre en forme tous types de courriers et de documents,

• Gérer le courrier entrant et sortant : tri, classement, archivage, rédaction de réponses standardisées ou personnalisées,

• Effectuer le suivi administratif des dossiers et veiller au respect des échéances.2. Accueil et gestion des relations extérieures

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, élus, partenaires et citoyens,

• Orienter les demandes vers les services compétents ou les traiter directement lorsque cela relève de ses attributions,

• Gérer les demandes d’information ou de rendez-vous adressées au Maire, en priorisant selon l’urgence et l’importance,

• Participer à l’organisation logistique des événements publics et des cérémonies officielles (réservations, invitations, supports, etc.).

3. Gestion documentaire

• Classer, archiver et mettre à jour les documents administratifs et les dossiers du Maire,

• Gérer les bases de données et les outils de suivi (tableaux, fichiers, logiciels métiers).

Pour réussir sur ce poste, ces qualités seront de véritables atouts :

Savoir-faire

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, logiciels de gestion d’agenda, logiciels métiers),

• Connaissance des collectivités territoriales,

• Expérience en gestion de dossiers, rédaction administrative et classement archivistique,

• Connaissance des règles de déontologie et de confidentialité dans le secteur public.

Savoir-être

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation,

• Discrétion et respect de la confidentialité,

• Capacité à travailler sous pression et à gérer les priorités,

• Sens du relationnel et aisance à l’oral comme à l’écrit,

• Autonomie, réactivité et polyvalence.

Conditions de travail

Lieu : Hôtel de Ville - 10 rue Philippe Marcombes 63000 Clermont-Ferrand

Horaires : 37h30

Au sein de notre collectivité, une attention particulière est portée aux conditions de travail des agent.e.s :

• 40 jours de congés (congés annuels et RTT) et 2 jours de fractionnement sous conditions ;

• possibilité de télétravail : 1 jour par semaine fixe + 30 jours flottants (disponibilité requise suivant les besoins du service) ;

• une restauration collective à tarif préférentiel pour les agents de la collectivité à proximité du lieu de travail;

• un contrat collectif obligatoire de garantie maintien de salaire, une participation de l’employeur à la prévoyance de 30 euros bruts par mois ; une participation à une mutuelle labellisée de 15 euros brut par mois ;

• un coffre-fort numérique pour la gestion sécurisée de vos documents ;

• une mobilité douce avec des voies cyclables, un réseau de transport en commun développé, la gratuité le week-end ;

• la participation de l’employeur à hauteur de 75 % aux abonnements de transport et 10 % supplémentaires sur l’abonnement T2C et le versement du forfait mobilité durable ( jusqu’à 300 euros par an) ;

• un accès à des offres culturelles et de loisirs via le Centre Culture, Loisirs et Action Soci