ASSISTANT.E FEDERAL.E

La Fédération des centres sociaux et socioculturels de Paris est une association loi 1901 qui regroupe un réseau de 30 associations adhérentes.

La Fédération a pour vocation de représenter ses adhérents auprès des partenaires institutionnels, d’animer le réseau des centres sociaux et de piloter des projets au service de ses adhérents.

L’équipe fédérale est composée de 4 salarié·es.

Nous recherchons aujourd’hui un·e assistant·e fédéral·e polyvalent·e, qui sera un véritable appui au fonctionnement quotidien de la Fédération et à la mise en œuvre de ses activités.

Placé·e sous l’autorité hiérarchique directe de la déléguée fédérale, vous contribuez au bon fonctionnement administratif, logistique et opérationnel de la Fédération.

Vous intervenez également en soutien à la conduite des projets fédéraux : formations, rencontres et animation du réseau, instances de la Fédération et communication interne et externe.

Ce poste convient à une personne organisée, autonome et réactive, qui apprécie la polyvalence et sait passer d’un sujet à l’autre tout en assurant le suivi de ses dossiers.

Dans une équipe de 4 personnes, chacun·e contribue concrètement au fonctionnement collectif. Le poste nécessite donc de savoir prendre des initiatives dans son périmètre, identifier les priorités, anticiper les échéances et assurer les relances nécessaires.

1. Suivi et gestion administrative et logistique de la Fédération – 25 %

En appui de la déléguée fédérale :

• gestion administrative des RH : suivi des jours travaillés, chèques déjeuner, notes de frais , appui à l’interface avec le prestataire paie ;
• gestion administrative, préparation des règlements et facturation, suivi des encaissements et relances ;
• organisation et mise en œuvre du classement et de l’archivage des documents administratifs;
• intendance et logistique de la Fédération : achats de consommables, relations avec les prestataires (ménage, réparations, traiteur, informatique…).
• organisation logistique des rencontres et rendez-vous de la déléguée fédérale et des élu·es ;
• convocations et relances pour les instances de la Fédération : bureau, conseil d’administration, assemblée générale, réunions avec les partenaires ;
• préparation des documents supports des instances : émargements, dossiers participants… ;
• préparation des salles ;
• tenue et mise à jour du registre des comptes rendus et émargements ;
• réalisation des mises à jour administratives, notamment auprès de la Préfecture.

3. Appui administratif et logistique aux activités et projets fédéraux – 30 %

• organisation logistique et suivi administratif des formations et rencontres fédérales ;
• recherche et réservation de salles ;
• convocations, inscriptions, relances et gestion des désistements ;
• préparation des salles et des supports ;
• préparation des attestations de participation ;
• interface avec les intervenant·es ;
• tenue et mise à jour du planning collectif sur l’agenda partagé ;
• tenue et mise à jour des fichiers des participant·es aux événements et formations ;
• appui administratif et de gestion sur certains projets fédéraux : services civiques, portage de subventions pour les centres sociaux, etc.
• gestion et mise à jour des contacts et listes de diffusion internes et externes au réseau ;
• contribution à la tenue à jour de la base documentaire concernant les adhérents ;
• conception graphique et mise en page de documents ;
• tenue du standard et traitement du courrier postal et électronique collectif entrant : aiguillage et premier niveau de réponse aux sollicitations ;
• gestion du courrier sortant et des envois en nombre ;
• mise à jour du site internet et des différents outils de communication de la Fédération ;
• réalisation de la lettre d’information fédérale : sollicitation des contributions auprès du réseau, mise en forme, rédaction de courts articles et publication des contenus transmis par les centres ;
• réalisation d’autres supports de communication interne et externe.

Vous êtes une personne fiable, organisée et autonome, qui aime que les choses soient faites et suivies jusqu’au bout. Vous savez :

• organiser votre travail et assurer le