ASSISTANT DE LA DGA

Avec 97 453 habitants au 1er janvier 2021, Nanterre est la sixième ville d'Ile-de-France. C'est aussi un important pôle d'emplois (95 319 salariés), d'équipements et une ville universitaire d’envergure.

Avec une directrice générale des services et cinq directeurs généraux adjoints, la direction générale des services municipaux a pour mission de traduire les orientations politiques en objectifs de travail stratégiques et concrets pour les 21 directions de la ville.

Elle assiste les élus dans les pôles dont ils ont la charge pour mener la bonne mise en œuvre des politiques publiques. Elle pilote et coordonne l’activité générale des services, rend compte de l’avancée des dossiers aux élus. Elle appuie les directions dans leur gestion, garantit la bonne mise en œuvre des décisions prises et veille à la bonne exécution générale du budget.

Si vous aspirez à être un acteur clé dans la réalisation des objectifs municipaux, à piloter et coordonner des projets stimulants, n'hésitez pas à postuler à cette opportunité exceptionnelle d'implication dans la gestion dynamique de la ville de Nanterre.

Les enjeux et vos missions

• Sous l’autorité de la Directrice générale adjointe, l’assistant assure l’organisation et la coordination administrative de son activité. Il contribue à la fluidité de l’information et au suivi des dossiers relevant du périmètre de la DGA
• Compte tenu du caractère transversal des missions de la DGA, il constitue une interface privilégiée entre la DGA, les directions de son périmètre, la Direction générale, les autres DGA et les interlocuteurs internes et externes
• Il contribue notamment au suivi administratif des dossiers relatifs aux ressources humaines, aux systèmes d’information et à la transition numérique, à l'appui au pilotage et, dans sa phase de préfiguration, à la relation à l’usager

Organisation de l'activité de la DGA

• Gestion et optimisation de l’agenda de la DGA
• Organisation des rendez-vous et arbitrage des priorités en fonction des contraintes et urgences
• Préparation et organisation des réunions, instances et temps de travail pilotés par la DGA
• Organisation logistique des réunions : invitations, réservation des salles, préparation et transmission des documents
• Anticipation des échéances et préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous de la DGA

Gestion et circulation de l'information

• Réception, filtrage, hiérarchisation et transmission des informations
• Gestion des sollicitations adressées à la DGA et orientation vers les interlocuteurs compétents
• Gestion des courriers, parapheurs et circuits de validation
• Veille au respect des délais de réponse et relance des interlocuteurs si nécessaire
• Transmission des informations utiles aux directions du périmètre

Suivi des dossiers et des échéances

• Constitution, préparation et mise à jour des dossiers de la DGA
• Mise en place et tenue d’outils de suivi des dossiers, décisions, échéances et arbitrages
• Suivi des demandes adressées aux directions rattachées à la DGA
• Alerte de la DGA sur les échéances, points de vigilance ou retards
• Contribution au suivi administratif des projets transversaux portés par la DGA
• Suivi des décisions prises en réunions et, le cas échéant, relance des services concernés

Préparation et suivi des réunions

• Recueil et consolidation des points à inscrire à l’ordre du jour
• Préparation et diffusion des supports et dossiers
• Prise de notes et rédaction de relevés de décisions ou comptes rendus
• Mise en forme et diffusion des documents validés
• Suivi des suites à donner et des échéances associées

Appui administratif et rédactionnel

• Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes rendus, tableaux de bord et supports de présentation
• Relecture et contrôle formel des documents soumis à la DGA
• Organisation du classement et de l’archivage des documents
• Gestion documentaire permettant une accessibilité rapide et sécurisée de l’information

Contribution au fonctionnement collectif de la Direction générale

• Relations régulières avec le secrétariat de la DGS, les assistantes