Assistante / Assistant Direction Générale - RH –& Modernisation numérique (H/F)

Assurer un appui administratif à la Direction Générale des Services et au service des Ressources Humaines, tout en participant activement à la modernisation numérique et à l’amélioration des pratiques de travail de la collectivité.

• Le poste est transversal et nécessite organisation, discrétion, autonomie et capacité à accompagner les agents dans l’évolution des outils et procédures. Garantir un suivi administratif RH efficace ;
• Faciliter le fonctionnement quotidien de la Direction Générale ;
• Accompagner la transformation numérique des services ;
• Simplifier et moderniser les procédures internes ;
• Favoriser l’appropriation des nouveaux outils par les agents.

Assistante / Assistant de la DGS

• Préparation et suivi des Conseils Municipaux (envoi des convocations, mise en forme des délibérations, transmission au contrôle de légalité, tenir à jour un tableau de suivi des délibérations et suites à donner.;
• Élaborer des tableaux de bord et outils de suivi ;
• Faciliter la circulation de l’information entre la Direction Générale et les services.

Ressources humaines

• Mettre à jour les tableaux et outils de suivi RH ;
• Assister la RH sur la formation et les entretiens professionnels ;
• Assurer le classement et l’archivage des documents RH dans le respect de la confidentialité.

Modernisation numérique des services

• Participer au diagnostic des besoins et pratiques numériques des services ;
• Contribuer au déploiement de nouveaux logiciels et outils ;
• Accompagner les agents dans leur prise en main ;
• Participer à la dématérialisation et à la simplification des procédures ;
• Élaborer des guides et fiches pratiques ;
• Participer au suivi des projets de modernisation

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur

Profil recherché

Savoirs:

• Maîtrise des outils bureautiques et numériques ;
• Notions en gestion administrative et RH ;
• Connaissance de l’environnement territorial appréciée et du fonctionnement administratif d’une commune ;
• Sensibilisation à la confidentialité et à la protection des données.

Savoir-faire:

• Organiser et prioriser les tâches ;
• Gérer plusieurs dossiers simultanément ;
• Rédiger des documents administratifs ;
• Élaborer des tableaux de suivi ;
• Accompagner les utilisateurs dans l’utilisation de nouveaux outils ;
• Formaliser et améliorer les procédures.

Savoir-être:

• Rigueur et organisation ;
• Esprit d’initiative ;
• Force de proposition ;
• Sens du service public ;
• Autonomie et réactivité ;
• Discrétion et sens de la confidentialité ;
• Qualités relationnelles et pédagogiques ;
• Adaptabilité et goût pour le travail en transversalité.

Les savoirs généraux:

• Techniques et outils de gestion et d’organisation de l’activité,
• Orientations et priorités des élus et décideurs,
• Gestion informatisée des bases de données

Avoir une expertise des outils numériques proposés par Gironde numérique GAAPSE, LIBERTEMPO, PODOC,

Avoir une expérience professionnelle similaire au poste.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

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