Université Lyon 1- Secrétaire de département

Université Lyon 1 - Secrétaire de département (H/F) Référence : 2025‑2123092 Fonction publique : Fonction publique de l'État Employeur : Université Claude Bernard Lyon 1 Localisation : Campus Lyon Tech La Doua Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques Contrat et rémunération Nature de l’emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels Nature du contrat : CDD d’1 an Expérience souhaitée : Débutant Rémunération indiquer : 1 025,93 € brut par mois Catégorie : C (employé) Management : Non renseigné Télétravail possible : Non renseigné Vos missions en quelques mots L’accueil des étudiants (BUT, L2 GC, L3 GC et master GC 1 et 2), des personnels du département (y compris le personnel hébergé), et des enseignants vacataires La gestion de la scolarité des BUT, licences pro du département génie civil (environ 400 étudiants) : suivi des absences, saisie des notes, préparation des jurys dans APOGEE La participation à la mise en place des conventions de stage sous Mon Stage Activités principales Assurer l’accueil physique et téléphonique (personnels, enseignants, étudiants, vacataires, professionnels du BTP) Renseignements téléphoniques et par mail : lycéens (Parcoursup) ; étudiants en réorientation ; entreprises, etc. Assurer la transmission des informations aux différents services Assurer l’interface entre le département et le service de scolarité de l’IUT Assurer le soutien logistique de l’activité du service : courrier, transport de cartons d’archives, etc. Assurer les activités de scolarité de département : inscriptions pédagogiques des étudiants, suivi des absences, gestion des stages, etc. Assurer les activités usuelles de secrétariat Profil recherché Compétences attendues Travailler en équipe Sens de l’organisation Savoir gérer son activité en autonomie dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir rendre compte Compétences rédactionnelles : maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe Sens relationnel : communiquer et faire preuve de pédagogie Apprentissage aisé et utilisation de logiciels spécifiques à l’activité Savoir travailler en étant interrompu régulièrement Connaissances Élaboration de documents : maîtrise de Word et Excel Techniques de communication Savoir être Rigueur Fiabilité Réactivité Autonomie Adaptabilité Niveau d’études minimum requis Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP Localisation 43 Boulevard du 11 Novembre 1918, 69100 Villeurbanne Éléments de candidature Documents à transmettre : CV et lettre de motivation obligatoires À propos de l’université L’Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire (santé, sciences, INSPE, Polytech, IUT, ISFA…). Composée de 16 composantes et 47 unités mixtes de recherche (UMR), 15 unités de recherche (UR), 17 structures fédératives dont 5 unités d’appui à la recherche (UAR). Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 700 étudiants et emploie 4 921 personnels titulaires et contractuels. Le budget de l’université s’élève à 516 millions d’euros dont 362 millions au titre de la masse salariale. Elle dispose en outre de deux filiales de droit privé. L’Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d’excellence et une recherche de pointe. En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective. Descriptif du service Le département génie civil construction durable (GCCD) de l'IUT Lyon 1 forme 400 étudiants aux métiers de technicien supérieur en BTP (bâtiment, travaux publics). Il accueille également les 250 étudiants qui suivent une formation génie civil à l'UCBL en dehors du département GCCD. Le département est actuellement composé de 39 enseignants, 5 personnels BIATSS dont 3 sont au secrétariat du département et 2 sont des personnels techniques gérant et maintenant les nombreux bancs de TP du département. En outre, le département héberge toutes les autres formations en génie civil de l’université Lyon 1 : 250 étudiants de la L2 GC au M2 GC et 6 enseignants/enseignants‑chercheurs. La gestion du département est effectuée conjointement par le chef de département et le secrétariat. Il assure des missions de scolarité et de gestion financière. Les activités pédagogiques sont coordonnées par le chef de département associé à un directeur des études et des responsables de semestre. À propos de l’offre En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective : Ses engagements : Égalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable Aucune candidature ne sera traitée dans l’outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste. Pour postuler Dès que possible. Envoyez CV et lettre de motivation à job-ref-1sb074j7r0@emploi.beetween.com CDD à 50 % Logiciels ou matériels spécifiques utilisés APOGEE, ADE, Mon Stage, gestion_ETU, TOMUSS Vacant à partir du 17 / 12 / 2025 Chargé / Chargée de la coordination administrative #J-18808-Ljbffr