Secrétaire Du Département Chimie

L’UFR Sciences et Techniques est une composante multi-sites, elle est présente sur les campus de Mont-Saint-Aignan, du Madrillet et d’Évreux. Elle accueille, en sa qualité de gestionnaire, des activités de recherche et d’enseignement, 4150 étudiants sur 11 bâtiments pour une surface supérieure à 110 000 m2. Elle comprend 7 départements d’enseignement (biologie, chimie, géosciences et environnement, informatique, langues et communication, mathématiques et physique) et 1 institut de recherche IREM. 14 laboratoires, 3 Labex, 1 Equipex et 8 fédérations de recherche sont rattachés à l’UFR. Elle participe comme membre fondateur à une Unité Mixte de Service INSERM/Unité d’Appui à la Recherche CNRS.

Le Département de Chimie de l’UFR Sciences et Techniques accueille environ 430 étudiants. Il propose et gère la Licence Chimie et les 5 parcours du Master Chimie et contribue à une douzaine d’autres formations. Il compte une quarantaine d’enseignants-chercheurs (18 à l’UMR 6014 COBRA, 7 à l’EA 3233 SMS, 16 à l’UMR 6270 PBS et 1 à l’UMR 6634 GPM), 7 personnels techniques intervenant sur l’enseignement et la recherche en Chimie et une quinzaine d’enseignants contractuels. Chaque année, il fait appel à une cinquantaine d’enseignants vacataires. Le Département de Chimie a en charge la gestion de 11 salles de travaux pratiques, de leurs équipements et des enseignements qui y prennent place.

**MISSION PRINCIPALE**:
Le-La secrétaire exerce son activité au secrétariat du Département de Chimie de l’UFR Sciences et Techniques. Sous la responsabilité de la Directrice du Département, il-elle a en charge les missions d’accueil et d’information, de secrétariat, de gestion administrative et de gestion comptable.

**ACTIVITÉS ASSOCIÉES**:
Le-La secrétaire du Département:

- accueille, informe et oriente, par voie orale et/ou écrite, les étudiants, les personnels de l’Université ainsi que les visiteurs (enseignants vacataires, conférenciers, partenaires industriels, agents commerciaux, livreurs) ;
- réceptionne les informations internes et externes, orales et écrites, les traite et les diffuse de façon appropriée en respectant les règles de confidentialité ;
- assure la saisie et la mise à jour des emplois du temps du M1 Chimie et des différents parcours de M2 Chimie sur le logiciel ADE Campus ;
- prépare et suit les commandes en relation avec, d’une part, les personnels du Département de Chimie et, d’autre part, les personnels du service Finances de l’UFR Sciences et Techniques ;
- recueille et traite toutes les informations (factures, bons de livraison ) relatives à la comptabilité et à la gestion du budget du Département de Chimie en relation avec les personnels du service Finances de l’UFR Sciences et Techniques ;
- assure la saisie et la mise à jour des dossiers des enseignants chercheurs, des enseignants contractuels et des enseignants vacataires sur le logiciel dédié ;
- assure la saisie des états de service d’enseignement des enseignants chercheurs, des enseignants contractuels et des enseignants vacataires sur le logiciel dédié et informe le service du Personnel de l’UFR Sciences et Techniques pour la mise en paiement des heures d’enseignement ;
- traite toutes les informations relatives au temps de travail (demande de congés, arrêt de travail ) des personnels techniques et administratifs du Département de Chimie en relation avec le service du Personnel de l’UFR Sciences et Techniques ;
- classe et archive de façon accessible tous les documents liés à l’activité du département de Chimie ;
- prend des notes et rédige des comptes rendus de réunions et participe aux opérations logistiques relatives aux réunions, séminaires et colloques (réservation de salle, préparation de documents, mise à disposition de matériels ).

**CONTRAINTES PARTICULIÈRES D’EXERCICE**:
Présence sur site requise selon les contraintes du calendrier universitaire.

**COMPÉTENCES PRINCIPALES**:
**Savoir / connaissances**
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de la structure et de son environnement
- Maîtriser l’expression orale et les techniques d’accueil
- Maîtriser l’informatique de bureau et ses logiciels de base
- Avoir des connaissances générales des techniques de secrétariat, de gestion administrative et de gestion comptable

**Savoir faire / compétences opérationnelles**
- Savoir utiliser les différents modes de communication écrite et orale
- Savoir restituer et transmettre l’information à l’oral et à l’écrit
- Savoir trier, hiérarchiser et traiter les informations réceptionnées selon les nécessités de fonctionnement de la structure ou du domaine concerné
- Savoir utiliser / se former rapidement à l’utilisation des logiciels dédiés aux différentes activités
- Savoir organiser et gérer un système de classement et d’archivage de données et de documents in