Gestionnaire administratif missions et frais de déplacements

Gestionnaire administratif missions et frais de déplacements Join to apply for the Gestionnaire administratif missions et frais de déplacements role at ENSTA À propos d'ENSTA ENSTA, établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées, développe des activités de formation, recherche et innovation dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l'énergie, des activités maritimes, du numérique et de la santé. L’école, présente sur deux campus – Paris‑Saclay et Brest – est membre de l’Institut Polytechnique de Paris et est classée dans le Top 10 des meilleures écoles d’ingénieurs en France. Mission principale Le/la titulaire du poste, en lien avec les 2 gestionnaires missions et frais de déplacements, est chargé(e) des missions suivantes : Etablissement des ordres de mission : contrôle, saisit et valide les ordres de missions et les états de frais ; réservez et fournissez les titres de transport ; mandate les frais de déplacements aux personnels permanents, élèves, vacataires et associés ; assure le remboursement aux agents. Liquidation et paiement des factures relatives aux missions. Assistance et conseil : conseille les agents et les correspondants sur les règles applicables en matière de mission et frais de déplacement et sur l’utilisation du SI mission ; contrôle la bonne application des règles. Suivi financier des missions et indicateurs : estime le coût global des missions en amont de leur validation ; produit des tableaux de suivi de l’activité ; suit les dépenses liées aux missions. Activités annexes Participer à l’ensemble des activités et aux projets de la division des Ressources Humaines. Contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs. Contribuer à la démarche RSE de l’École dans le cadre de ses missions et de ses activités. Informations pratiques Poste ouvert : Agent contractuel de catégorie C+/B Durée d’affectation souhaitée : CDD d’un an Date de prise de fonctions prévue : 01/01/2026 Lieu de travail : ENSTA Campus Paris‑Saclay/ Palaiseau (828 boulevard des Maréchaux, 91762 Palaiseau Cedex) ou ENSTA Campus de Brest (2 rue François Verny, 29806 Brest Cedex 9) Site accessible en voiture (parking pour le personnel) ou en transports en commun. L’École encourage les mobilités douces via dispositif d’aide financière (FMD) et infrastructures adaptées aux cyclistes. Poste à temps complet (25 jours de congés annuels, 18 RTT annuels). Avantages Transports : participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %. Forfait mobilité durable (jusqu’à 300 €/an). Possibilité de télétravail après la période d’essai et accord du manager. Subvention employeur au restaurant administratif. Comité d’action sociale (événements et animations, salle de sport sur adhésion). Mutuelle (participation à hauteur de 50 % de l’établissement). Inclusion et accessibilité Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap. ENSTA s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement. Pré-requis du poste Connaissances Réglementation applicable aux missions des agents publics (civils et militaires). Connaissances en finances publiques appliquées à la liquidation et au mandatement des missions. Connaissances appliquées au suivi et à la dépense dans le domaine des marchés publics de services (billetterie). Information sur les conditions d’accès dans les pays étrangers (visa). Savoir-faire Utilisation des outils de bureautique (Word, Excel, …) et SI métiers. Capacité à effectuer des recherches sur Internet (SNCF, Air France, …). Mise en œuvre des procédures et des règles. Savoir‑être Qualités relationnelles. Rigueur. Autonomie et réactivité. Esprit d’initiative. Sens de la qualité du service rendu à l’usager. #J-18808-Ljbffr