Gestionnaire administratif missions et frais de déplacements

ENSTA, établissement d'enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées, développe des activités de formation, recherche et innovation dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l'énergie, des activités maritimes, du numérique et de la santé.

L'école, présente sur deux campus, à Paris-Saclay et à Brest, est membre de l'Institut Polytechnique de Paris. Classée dans le Top 10 des meilleures écoles d'ingénieurs en France, elle a pour mission

• la formation d'élèves ingénieurs civils et militaires, de cadres et docteurs pour les secteurs public et privé,
• la recherche et l'innovation de haut niveau en relation étroite avec l'industrie des grands secteurs de souveraineté au sein de 6 unités de formation et de recherche (UFR).

Au sein de la Direction Générale des Services (DGS) de l'établissement fusionné, la Direction des Ressources Humaines (DRH) qui comprend 19 agents, est bilocalisée sur les sites de Palaiseau et Brest.

L'organisation actuelle est organisée autour de différents pôles :

• Site de Palaiseau : un pôle pilotage des donnée, un pôle gestion et paie, un pôle recrutement et formation et un pôle dialogue social et action sociale, un pôle missions et frais de déplacement
• Site de Brest : un pôle gestion administrative, un pôle paie et rémunération (dont la gestion des missions et frais de déplacement), un pôle formation, un pôle gestion des étudiants (notamment militaires)

Le/la titulaire du poste sera affecté à Palaiseau ou à Brest.

Missions / Activités principales :

Le/la titulaire du poste, en lien avec les 2 gestionnaires missions et frais de déplacements est chargé/e des missions suivantes :

1/ Etablissement des ordres de mission : contrôle, saisit et valide les ordres de missions et les états de frais ; si besoin, réserve et fournit les titres de transport ; mandate les frais de déplacements aux personnels permanents/ élèves, vacataires et associés ; assure le remboursement aux agents

2/Liquidation et paiement de toutes les factures relatives aux missions

3/Assistance et conseil : conseille les agents et les correspondants sur les règles applicables en matière de mission et frais de déplacement et sur l'utilisation du SI mission ; contrôle la bonne application des règles

4/ Suivi financier des missions et indicateurs : fait une estimation du coût global des missions en amont de leur validation ; produit des tableaux de suivi de l'activité ; suit les dépenses liées aux missions

Missions / Activités annexe :

• Participer à l'ensemble des activités et aux projets de la division des Ressources Humaines

• Contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs.

• Contribuer à la démarche RSE de l'Ecole dans le cadre de ses missions et de ses activités.

Postes ouverts aux candidats :

Agent contractuel de catégorie C+/B

Durée d'affectation souhaitée : CDD d'un an

Date de prise de fonctions prévue : 01/01/2026

Lieu de travail :

ENSTA Campus Paris-Saclay : 828 boulevard des Maréchaux 91762 Palaiseau Cedex

Ou

ENSTA Campus de Brest : 2 rue François Verny 29806 Brest Cedex 9

« Les sites sont accessibles en voiture (parking pour le personnel) ou en transports en commun. L'Ecole étant engagée dans une démarche RSE (DD-RS et employeur pro-vélo), elle encourage aux mobilités douces par la mise en place de dispositif d'aide financière (FMD) et des infrastructures adaptées aux cyclistes ».

Poste à temps complet (25 jours de congés annuels, 18 RTT annuels)

Avantages :

• Transports (participation forfaitaire de l'employeur à hauteur de 75 %)
• Forfait mobilité durable (jusqu'à 300€/an)
• Possibilité de télétravail (après la validation de la période d'essai et après accord du manager et dépôt d'une demande)
• Subvention employeur au restaurant administratif
• Comité d'action sociale, avec notamment des événements et animations proposés au personnel, salle de sport sur adhésion
• Mutuelle (participation à hauteur de 50% de l'établissement)

Aménagement du poste de travail et recrutement inclusif :

Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

ENSTA s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement.

ENSTA est membre fondateur de l'Institut Polytechnique de Paris (IP Paris). Dans le cadre d'IP Paris, l'école participe aux activités des centres interdisciplinaires notamment du centre interdisciplinaire d'études pour la Défense et la Sécurité (CIEDS, soutenu par le ministère des armées et l'agence de l'innovation de défense (AID)). Elle est à l'origine de la création du Centre interdisciplinaire Mers & Océans, inauguré en janvier 2025. Des chercheurs de l'école travaillent également en collaboration dans le cadre d'études portées par les centres Hi-Paris, lauréat en 2024 IA Cluster, E4C ou E4H notamment.

ENSTA résulte de la fusion le 1er janvier 2025 d'ENSTA Paris et d'ENSTA Bretagne. Son siège est situé à Palaiseau (91), sur le campus de Paris-Saclay et elle a un autre campus à Brest. Elle met en place une nouvelle formation d'ingénieur unifiée sur les deux campus (Paris-Saclay et Brest) à la rentrée académique 2026/2027.

Rejoindre l'école, c'est intégrer un établissement engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'école mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Connaissances :

• Réglementation applicable aux missions des agents publics (civils et militaires)
• Connaissances en finances publiques appliquées à la liquidation et au mandatement des missions
• Connaissances appliquées au suivi et à la dépense dans le domaine des marchés publics de services (billetterie)
• Information sur les conditions d'accès dans les pays étrangers (visa)

Savoir-faire:

• Utilisation des outils de bureautique (Word, Excel, …) et SI métiers
• Savoir effectuer des recherches sur Internet : SNCF, Air France, …
• Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir être :

• Qualités relationnelles
• Rigueur
• Autonomie et réactivité
• Esprit d'initiative
• Sens de la qualité du service rendu à l'usager