Assistant administratif Sécurité Sanitaire des Aliments

Apporter une assistance administrative au service sécurité sanitaire des aliments (SSA) .
DESCRIPTION DES MISSIONS:
1/ Tâches de secrétariat et d'assistance au service:

• Vérifier la mise en forme des documents mis à la signature
• Gérer les envois des courriers
• Assurer le classement, le référencement, l’archivage et la distribution des courriers entrants et sortants (papier et électroniques) du service
• Gérer le matériel de travail des agents des abattoirs: répertorier les besoins, répondre aux demandes, tenir un inventaire, préparer la commande, distribuer le matériel
• Préparer des autorisations administratives simples (certificats de compétence, etc) .
• Gérer les aspects logistiques nécessaires à l’activité (déplacements, réservations, etc.) .

2/ En suppléance, gestion administrative de la certification à l’exportation:

• Instruction des demandes d’agrément pour l’exportation via Expadon 2
• Examen des demandes de certificat: vérification de la régularité juridique et administrative des demandes, inspection documentaire (conformité et complétude) , préparation des documents pour présentation à la signature, enregistrement et archivage
• Information des professionnels
• Gestion des échanges et relations téléphoniques courantes avec les professionnels.

3/ En suppléance, gestion d'autres tâches administratives:

• Gestion de la messagerie institutionnelle du service (enregistrement SORA et transmission des messages aux agents concernés, envoi et enregistrement SORA des messages officiels du service, archivage)
• Gestion des fournitures de bure

CHAMP RELATIONNEL:

L’agent est placé sous l’autorité directe de la cheffe de service et des deux adjoints.
Il a pour interlocuteurs les agents de la DDPP, des interlocuteurs d’autres administrations, les usagers.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert aux agents en situation de handicap

Profil recherché

SAVOIRS:
Connaissance de l’organisation administrative et de l’environnement professionnel
Maîtrise des applications bureautiques (traitement de texte, tableur) et des outils métier (Exp@don, Expadon 2, TRACES, Galatée)
Maîtrise des techniques générales de secrétariat: gestion du courrier au sein du service, classement, archivage
Maîtrise des règles de la rédaction administrative

SAVOIR-FAIRE:
Savoir travailler en équipe
Capacité d’adaptation et d'initiative
Sens de l’organisation et rigueur
Réactivité
Discrétion professionnelle

Présentation de Direction Départementale de la Protection des Populations de la Loire (Ddpp 42)

Direction départementale de la protection des populations de la Loire
Immeuble " Le Continental " 10 rue Claudius Buard
CS 40272 42 014 St Etienne cedex 2
Service sécurité sanitaire des aliments

Descriptif du service

La DDPP de la Loire comprend 105 agents répartis sur 7 sites. Le service " Sécurité sanitaire des Aliments " comprend 10 agents techniques, 1 agent administratif, ainsi que plus de 45 agents officiels dans les 6 abattoirs du département. Ce service est dirigé par une cheffe de service secondée par 2 adjoints.
Le service SSA est en charge des contrôles officiels en alimentation à tous les stades, de la fourche à la fourchette: production, vente directe à la ferme, transformation, commerces de gros et de détail, restauration commerciale et collective.
Quelques éléments chiffrés: 1455 demandes de certificats d'export traités par an, 2200 courriers émis par an; 300 signalements enregistrés par an.