Gestionnaire Administratif H/F

Identifiant (email, de type exemple@exemple.fr)

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Emploi permanent (fonctionnaire ou contractuel)

Intitulé du poste

Gestionnaire Administratif H/F

Missions de la Direction / du service / du pôle

La Direction Energie Climat et Economie Circulaire est garant de la déclinaison de la politique régionale en matière de transition énergétique et met en œuvre les actions du programme Climaxion de l’ADEME et de la Région destinées aux porteurs de projets tels que les collectivités, associations, entreprises, bailleurs sociaux et propriétaires de bâtiments collectifs.

Le pôle d'appui apporte son concours aux autres membres de la direction et aux CM en MR sur toutes les tâches ayant trait à l'organisation ou à la gestion administrative des documents.

Missions du poste

Dans le cadre du programme CLIMAXION, la DECEC gère un budget annuel de l’ordre de 35 M€ au profit de plus de 1000 bénéficiaires (Collectivités,associations et entreprises) dans l’économie circulaire, la rénovation énergétique et les énergies renouvelables.

La personne recrutée assure un soutien aux instructeurs d’aides régionales sur le volet administratif de la chaine d’instruction et d’exécution des décisions d’attribution d’aideen appliquant les procédures, règles administratives et législatives définies.

Elle contribue à la mise en œuvre et à la valorisation de l’action régionale en faveur de la transition énergétique en relation avec les chargés de mission.

Activités

• Assister les instructeurs d’aides régionales sur la gestion des demandes de subvention: constitution de la demande, pré-instruction de la demande, insertion dans le circuit de décision, constitution de la demande de paiement, vérification de la complétude de la demande de paiement
• Accompagner les porteurs de projet dans la constitution et le suivi de leur demande d’aide et notamment dans la prise en main de la plateforme de dépôt de demandes en ligne
• Assister les instructeurs d’aides régionales dans le suivi des subventions en application des délibérations
• Effectuer les actions et assurer le processus de gestion courante dans les outils métiers:
  • vérifier et, le cas échéant, corriger les dossiers enregistrés dans Arpege;
  • mettre à disposition des données qualité (fiabilisation et contrôle de cohérence) à travers la constitution de tableaux de bilan ou de suivi d’activité et de graphiques issus de l’outil d’instruction
  • gérer des incidents de 1er niveau, le cas échéant relayer à l’administration fonctionnelle et au directeur
• Participer à l’amélioration des outils numériques d’instruction, en collaboration avec les services support: organisation de l’outil, tests/recettes des nouvelles versions, mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités et détection des besoins d’évolution
• En lien avec les chargés de mission, inscrire les dossiers de demande de subvention à l’ordre du jour des commissions permanentes, préparer et inscrire les rapports en commissions permanentes, préparer et envoyer les accusés de réception, conventions et notifications;
• Appuyer les autres gestionnaires de la DECEC en fonction de l’activité et en cas d’absence ou de congés.
• Participer à l’élaboration des dispositifs sur les volets relation usager, processus d’instruction et définition des indicateurs
• Contribuer à l’amélioration des processus administratifs, repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
• Renseigner dans son champ d’attribution au gré des commissions permanentes et séances plénières les données de consommation budgétaire
• Contribuer à la diffusion des bonnes pratiques de gestion entre chargés de mission Climaxion en Maison de Région

Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)

Relations hiérarchiques : Relation fonctionnelle avec la gestionnaire référente qui anime le dialogue entre pairs et s'assure de la bonne application des procédures.

Conditions particulières : Déplacement sur le territoire de la région Grand Est

Avantages

• Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
• Participat