RESPONSABLE DU SERVICE CITOYENNETÉ ET POPULATION

La Ville de CAVAILLON (26 985 habitants)

Au cœur du Luberon, la Ville de CAVAILLON, est une ville attractive basée dans un cadre naturel d’exception, le long de la Durance et au pied de la colline Saint-Jacques. Idéalement située en PACA, à 30 km d'Avignon, 60 km de Marseille, et une sortie sur l'autoroute A7.

La Ville recrute par voie statutaire ou à défaut par voie contractuelle, un ou une RESPONSABLE DU SERVICE CITOYENNETÉ ET POPULATION (H/F) (ÉTAT CIVIL, FORMALITES - INCLUANT LES ELECTIONS -, CIMETIERES). Cadre d’emplois des Attachés ou des Rédacteurs territoriaux - Cat. A / B.

Missions principales

Sous la responsabilité de la Direction Générale des Services, vous pilotez et coordonnez l’ensemble des services en lien avec la citoyenneté et les relations aux usagers : état civil, élections, recensement, formalités administratives et gestion des cimetières. Vous veillez à la qualité de l’accueil, à la sécurité juridique des actes et à la continuité du service rendu à la population.

Vous avez à cœur de favoriser la coopération entre les trois services et d’animer les équipes dans une dynamique de modernisation, de simplification des démarches et de développement de la relation usagers.

• une équipe de 4 agents en charge de l’instruction et de la délivrance des actes d’état civil (mariages, PACS, décès, naissances, légalisations de signature, paraphes et tenue des registres), dans le respect strict du cadre légal.
• une équipe de 4 agents en charge de l’instruction des formalités administratives, au sein de laquelle est organisée la mission « élections » (CNI/passeports, taxis, débits de boissons, gestion des syndicats professionnels, meublés de tourisme, recensement, préparation et suivi des scrutins).
• une équipe de 6 agents en charge du service des cimetières : gestion administrative et réglementaire des concessions, tenue des registres, suivi des opérations funéraires, accompagnement des familles et relations avec les opérateurs funéraires.

Vous organisez et garantissez le bon déroulement des scrutins électoraux : planification et mise en place des bureaux de vote, suivi et mise à jour de la liste électorale, préparation et animation de la commission de contrôle, sécurisation et contrôle des opérations électorales.

Vous êtes garant·e de l’organisation et de la régularité des scrutins électoraux, en supervisant l’ensemble des opérations, de la préparation des bureaux de vote à la clôture des travaux de la commission de contrôle.

Vous sécurisez les actes en vous appuyant sur un recueil de procédures, une veille réglementaire active et, le cas échéant, l’appui des services compétents en matière juridique.

Responsable de la gestion administrative et financière des services, vous élaborez et suivez les budgets, produisez des bilans d’activité et indicateurs de suivi, contribuez aux projets de dématérialisation et de modernisation des procédures, et collaborez étroitement avec les partenaires externes (préfecture, ANTS, INSEE, opérateurs funéraires, etc.).

En qualité de manager de proximité, vous animez les trois équipes en favorisant un environnement de travail collaboratif, la circulation de l’information et la montée en compétences des agents.

Vous organisez la polyvalence, accompagnez le changement et soutenez les parcours professionnels dans une logique d’amélioration continue du service rendu.

Qualifications et compétences

Expérience professionnelle confirmée dans l’organisation des élections et le management d’équipe

Maîtrise du cadre réglementaire et légal en matière d’état civil, de code électoral, de formalités administratives et, idéalement, de réglementation funéraire.

Pratique des logiciels bureautiques (Word, Excel) et des logiciels spécifiques liés au poste (logiciels métiers état civil, titres sécurisés, gestion des cimetières, etc.).

Aptitudes managériales confirmées, capacité à accompagner le changement et à piloter des projets transversaux.

• Adaptabilité, sens de l’accueil et de l’écoute des administrés
• Sens du service public, diplomatie, aptitude à la médiation et gestion apaisée des situations sensibles
• Capacité d’analyse, rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers
• Disponibilité et esprit d’équipe
• Dynamisme, force de proposition et goût pour la modernisation des services
• Discrétion, respect de la confidentialité et sens aigu des responsabilités