Responsable du pôle secrétariat des élus.es

Responsable du pôle secrétariat des élus.es

La ville de Villeurbanne (métropole de Lyon, 163 000 habitants, 16ème ville de France), recrute par voie de mutation, détachement ou inscription sur liste d'aptitude après concours, ou à défaut par voie contractuelle, un.e responsable du pôle secrétariat des élus.es, sur le cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux.

Rattachée à la direction générale des services, la direction vie institutionnelle comprend le pôle secrétariat des élus, le pôle assemblées, en charge de la préparation et l’organisation du conseil municipal, et le service secrétariat général de l’exécutif (secrétariat du maire et secrétariat du Cabinet). Vous exercez vos missions en interface avec les élus.es et l’Administration.

Le.la responsable du pôle secrétariat des élus.es a pour mission d’encadrer et animer l’équipe du secrétariat composé de quatre assistants.es d’élus.es. Il.elle pilote, coordonne, et assure la gestion des activités. Sa mission est également d’assister le.la 1er.ere adjoint.e.

Encadrement et animation d’équipe:

• Piloter et coordonner l’activité des assistantes d’élus.es
• Organiser et animer des réunions d’équipe
• Accompagner individuellement les agents.es et le collectif d’équipe
• Veiller à l’harmonisation des pratiques de travail et à l’amélioration continue des process et des outils
• Préparer les plannings de congés et veiller à la continuité de service en cas d’absence/congés
• Réaliser les entretiens professionnels des agents du service

Pilotage d’activités :

• Superviser l’assistance administrative apportée aux adjoints.es :
  • Planification et suivi des agendas (réunions, déplacements, évènements)
  • Préparation de dossiers
  • Gestion des courriers / parapheurs
• Programmation et suivi des bureaux de la majorité
• Prendre en charge les missions transversales:
  • Gestion et suivi des plannings d’astreintes des élus.es
  • Auditions et mariages
  • Gestion et suivi des plannings des commissions de sécurité
• Organiser et accompagner la mise en œuvre de projets au sein du service et/ ou transversaux
• Développer et innover: amélioration des activités prises en charge, transformation numérique simplification, formalisation des modes opératoires, etc.

Coordination et interfaces:

• Assurer la coordination, la préparation et le suivi des représentations du Maire en lien avec le secrétariat général du maire
• Participer aux réunions de coordination cabinet/ direction générale
• Assurer le lien avec les services et coordination d’information

Gestion administrative et moyens généraux:

• Assurer le suivi et le contrôle de premier niveau des demandes administratives des élus en lien avec la cellule administrative et financière de la direction : ordre de mission, remboursement de frais, départ en formation, frais engagés avec la carte achat…
• Gérer les moyens matériels et logistiques des élus avec les directions ressources
• Gérer l’agenda et la coordination d’agenda avec les organismes partenaires, assurer la prise de rendez-vous et l’organisation de réunions
• Rédiger des courriers protocolaires, accusés de réception, notes, compte-rendu
• Traiter et assurer le suivi du courrier entrant/sortant
• Préparer les fonds de dossiers
• Suivre les dossiers et demande de rendez-vous, faire le lien avec les services et partenaires concernés

Compétences

• Compétences et fonctionnement des collectivités territoriales
• Organisation des services municipaux et des institutions intervenant sur le territoire
• Rôle et fonctionnement des instances municipales (conseil municipal…) et spécificité du travail avec les élus.es
• Savoir-faire
• Compétence d’encadrement d’équipe
• Capacité à prioriser les tâches et à gérer des agendas complexes
• Capacité à suivre des dossiers et de rédiger des notes
• Capacité à travailler en transversalité et en mode projet
• Capacité à gérer l’urgence, à prioriser et à rendre compte
• Capacité organisationnelles
• Savoir être et attitudes requises