Adjoint en gestion administrative et élaboration des documents

Adjoint en gestion administrative et élaboration des documents H/F

Lieu 92330 Sceaux France

Type du poste Contrat à Durée Déterminée

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de I'UFR Droit-Économie-Management de l'Université Paris Saclay, le Service des Relations avec les équipes pédagogiques (SREP) assure l'organisation des plannings de cours et des examens pour plus de 5000 étudiants répartis sur 3 sites géographiques distincts (Sceaux, Orsay, Fontenay-aux-Roses).

Composé de 14 agents, le SREP assure le soutien logistique des formations dispensées à I'UFR ainsi que I ‘appui aux enseignants chercheurs aussi bien dans la conception et la réalisation de leurs supports pédagogiques, que dans la mise à disposition de matériel audiovisuel ou encore dans I‘ organisation de leur emploi du temps pédagogique. Pivot entre le service des études et de la vie étudiante et les enseignants, le SREP est garant du respect de la règlementation inhérente aux examens nationaux et du respect des règles de sécurité applicables à l'accueil du public sur les différents sites. Il est composé de 4 pôles : planning et examens, reprographie et appariteurs. Votre mission s’exercera principalement au sein du pôle reprographie et examens

Volet élaboration des documents : période juillet à mi-novembre puis mi-décembre à mi-mars

• Collecter auprès des enseignants la matière des supports de cours et fiches de TD ;
• Vérifier la qualité des documents confiés, les mettre en forme, éventuellement les numériser et les faire reproduire en suivant scrupuleusement le calendrier des enseignements ;
• Organiser le classement et l'archivage des originaux qui doivent être accessibles à la consultation ;
• Organiser la diffusion des documents aux étudiants ; - Assurer la bonne circulation des documents entre les sites de Sceaux, Orsay et Fontenay aux Roses ;
• Assurer le lien entre les enseignants et le SREP ainsi que le SREP et la reprographie ; - Assurer le lien avec le Centre Français d’Exploitation du Droit de Copie.

Volet examens : période mi-octobre à fin décembre puis mi-février à début juillet

• Assurer la gestion des candidats en situation de handicap composant sur le site de Sceaux (bâtiment B) dans des salles isolées (évaluation et gestion, à partir des informations mises à disposition par le SAVE et la référente examens du SREP, des besoins en termes de salles, équipements et personnels d’accompagnement) ;
• Collecter auprès du SEF et du SAVE l’ensemble des informations nécessaires à la bonne organisation des sessions d’examens pour tous les candidats bénéficiant d’un aménagement d’épreuves (listes émargements…) ;