[EMS]Gestionnaire de scolarité

Poste permanent Offre d'emploi personnels Public service / Teaching L’Ecole de Management de l’Université Paris 1 Panthéon‑Sorbonne est l’un des plus grands départements de France dans le domaine des sciences du management. Au cœur de la capitale, elle bénéficie d’un environnement d’une grande richesse culturelle et intellectuelle, mais également de contacts facilités avec de très nombreuses entreprises françaises et étrangères. Avec près de 3500 étudiants, 85 enseignants‑chercheurs dont 16 professeurs d’université et 40 maîtres de conférence, plus de 340 intervenants professionnels et 36 diplômes reconnus par l’Etat dont 28 masters – 5 offrant une formation en alternance –, l’EMS propose depuis plus de quarante ans une offre de formation de haut niveau, diversifiée, adaptée aux besoins du marché et ne se limitant pas au territoire national. Forte de ses partenariats Erasmus, des multiples programmes d’échanges (Crepuq, USAL) et des liens tissés avec les universités américaines les plus prestigieuses (Columbia, Brown, Cornell), l’EMS jouit d’une véritable présence à l’international. Descriptif du poste Activités Gérer le secrétariat de scolarité des parcours Masters apprentissage Assurer la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion (inscriptions pédagogiques, préparation des emplois du temps des cours et examens, organisation des jurys, délibérations, édition des PV) Veiller à la bonne gestion des réservations et changements de salles et des absences Délivrer les relevés de notes et les diplômes aux étudiants Gérer la procédure de sélection des candidats : réception et vérification des dossiers de candidature ; élaboration des supports de travail pour la commission de sélection, organisation des RV pour les entretiens ; suivi, évolution des états et communication des résultats aux candidats (processus sur eCandidat) Préparer les documents d’information pour les étudiants Accueillir les étudiants : information, communication, délivrance de documents Assurer les relations avec les enseignants : préparation des plannings, reproduction des sujets d’examen et des supports de cours, gestion logistique, remises des notes, saisie des notes, rattrapages de cours Assurer les relations avec le service du planning et la bibliothèque le cas échéant Organisation d’une journée d’intégration pour les étudiants ; des réunions de rentrée Organisation logistique et administrative des séminaires internationaux, accompagnement de groupes d’apprentis à l’étranger Préparer les demandes et obtenir les devis correspondants pour les services afférents des fournisseurs, avant transmission à la gestion financière de l’UFR 06 pour la mise en paiement du service obtenu Appuyer les services RH de l’UFR 06 pour le traitement et la gestion RH des enseignants vacataires Assurer la gestion et le suivi des dossiers financiers (taxes d’apprentissage, financement de la formation par contrats d’apprentissage et de professionnalisation) Accompagner les étudiants dans leur recherche de contrat d’apprentissage Assurer la gestion administrative des contrats d’apprentissage et de professionnalisation ainsi que la relation avec les entreprises Assurer la relation avec le CFA (feuilles des présences des étudiants) Interface avec les entreprises pour les apprentis (suivi de l’assiduité des étudiants, organisation des rencontres avec les maîtres d’apprentissage) Profil recherché Compétences Connaissances pratiques et théoriques Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de scolarité dans l’enseignement supérieur et à l’apprentissage Connaissance APOGEE Maîtriser l’offre de formation de l’établissement Appréhender le budget, les aspects d’appui à la gestion financière et RH d’une université Evoluer dans un environnement international (anglais et langues étrangères souhaitées) Connaissances techniques et méthodologiques Savoir organiser et planifier ses activités en fonction des priorités Savoir expliquer la règlementation applicable à ses collaborateurs et aux usagers Savoir rédiger et mettre en forme des documents Savoir interagir avec des acteurs privés et publics Attitudes et comportements attendus Être rigoureux, dynamique, réactif et méthodique Grande rigueur et excellente capacité d’organisation Avoir le sens du service public Savoir prendre des initiatives, instituer le dialogue avec les acteurs et usagers du service Savoir travailler dans l’urgence Faire preuve de disponibilité, d’esprit d’équipe, de rigueur et d'autonomie Être apte à la flexibilité et l’innovation Rendre compte de son activité Gérer la confidentialité des informations et des données Proposer des pistes d’améliorations Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux contractuels Type de contrat : Poste permanent Durée du contrat : 12 mois Fourchette salariale : 1890 à 2236€ brut / mois Emplacement : 75005 Paris #J-18808-Ljbffr