Assistant de direction du DGS

Avec ses 17 728 habitants, la ville de Meylan est la 5e commune de la métropole grenobloise.

La ville de Meylan est forte de 550 agents qui œuvrent chaque jour pour offrir aux Meylanais(es) l'accès aux 87 équipements communaux ainsi qu'à deux bâtiments d'exception : le Clos des Capucins et le Domaine de Rochasson.

Grâce à ses équipements et ses services municipaux, la ville de Meylan veille à offrir à ses usagers un service public en lien avec ses besoins et ses valeurs.

4, avenue du vercors, Meylan (Isère (38))

Poste à pourvoir le

Type d'emploi

Emploi permanent - création d'emploi

Motif de vacance du poste

Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

• Rédacteur
• Rédacteur principal de 2ème classe
• Rédacteur principal de 1ère classe

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Temps de travail

Rémunération indicative

Rémunération statutaire + IFSE 275€ + prime annuelle versée en 2 fois

Descriptif de l'emploi

L'assistant.e de direction apporte un appui permanent au DGS et à l'équipe de direction en matière d'organisation, de gestion administrative, de communication, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

C'est un poste de relais entre la direction générale et l'ensemble des services, qui suppose réactivité, discrétion et sens de l'organisation.

Le champ d'action est large car il touche potentiellement à tous les sujets traités par la collectivité, sans que cela suppose un pilotage de ces sujets : l'assistant.e facilite et sécurise le fonctionnement quotidien de la direction et fait circuler l'information, il.elle ne porte pas de projets en propre.

L'équipe de direction est composée :

• D'un Directeur Général des Services (DGS)
• D'un Comité de Direction (1 DGSA, 2 DGA, 1 Dir. CCAS)
• D'un.e Assistant.e de direction du DGS
• D'un.e Assistant.e des élus et chargé.e du protocole
• D'un Chargé de transformation
• D'une Chargée de mission citoyenneté

Le poste d'assistant.e de direction est hiérarchiquement rattaché au DGS. Il/elle travaille en lien étroit avec l'assistant.e des élus et chargé.e du protocole.

Missions principales

• Organisation et gestion de l'agenda du DGS Gestion de l'agenda et des rendez-vous du DGS, préparation logistique des réunions et déplacements.
• Accueil et circulation de l'information Accueil physique et téléphonique, gestion des courriels et du courrier entrant/sortant de la direction, gestion des parapheurs.
• Production de documents Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus et supports de présentation (diaporamas, dossiers de réunion).
• Appui logistique aux instances internes auprès de l’équipe de direction (CODIR, CODEP, COSER…) Appui à l'organisation matérielle des réunions de direction et des instances internes : planification, ODJ, supports, compte-rendu.
• Suivi administratif Classement et archivage des dossiers, suivi de tableaux de bord administratifs, veille sur les échéances de la direction.

Missions secondaires

• Administration fonctionnelle de logiciels métiers
• Relais RH de premier niveau pour l'équipe de direction (suivi des congés, interface avec le service RH)

Missions dans le cadre de la polyvalence avec le poste d'assistant.e des élus et chargé.e du protocole

• Assurer, en cas d'absence de l'assistant·e des élus et chargé·e du protocole, la continuité des missions essentielles du secrétariat de la Maire et des élus : gestion des agendas, accueil physique et téléphonique.
• Contribuer à des tâches administratives transversales à la demande du DGS

SAVOIRS