CDD I 89 I Une secrétaire

CDD I 89 I Une secrétaire (H/F) – Temps plein

La Fondation recrute, pour ses Accueils Educatifs en Auxerrois (MECS – Maison d’Enfants à Caractère Social et Service de Placement Educatif A Domicile) -, poste à temps complet (35 heures) en CDD pour un remplacement sur 3 semaines, basé sur Auxerre, à pourvoir dès que possible,

un(e) secrétaire d’établissement (H/F).

Sous la responsabilité du Directeur, en binôme, la secrétaire d’établissement veille et assure l’organisation administrative de l’établissement grâce à ses qualités organisationnelles et administratives. Elle est l’interface entre les principaux interlocuteurs externes (familles, partenaires), les interlocuteurs internes, les équipes éducatives et la direction de l’établissement.

• MECS: Habilitation à hauteur de 44 places.
• PEAD: Habilitation à hauteur de 30 mesures.

ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET VIE DE L’ETABLISSEMENT

• Accueillir et orienter les visiteurs sur l’établissement.
• Assurer le standard téléphonique : filtrage, orientation des appels.
• Transmettre les messages (fax, mails, appels et messages téléphoniques) aux interlocuteurs concernés.
• Gérer le courrier (départ et arrivée) : Réceptionner et enregistrer le courrier, trier, diffuser.
• Mettre en forme et imprimer des courriers et rapports divers.
• Gérer le stock et les commandes de fournitures de bureau et fournitures scolaires.
• Créer et mettre à jour des documents administratifs (listes diverses).
• Imprimer les documents relatifs à la loi 2002-2 (livret d’accueil, projet d’établissement, règlement de fonctionnement) et veiller à la mise à jour des annexes.
• Classer et archiver les documents divers.
• Déclarer les sinistres des personnes et des biens, ainsi que les incidents liés aux enfants auprès des assurances.
• Mettre à jour le tableau d’affichage : offres d’emploi, affichage légal, vie de l’établissement.
• Suivre le parc automobile de l’établissement en lien avec les agents d’entretien.
• Renseigner et rechercher les informations pour le rapport d’activité de l’établissement.
• Gérer les transports des enfants : demande de devis, réservation autocar/taxis.
• Réceptionner et transmettre les dossiers d’admission des jeunes.
• Tenir le registre des enfants (entrées/sorties).
• Renseigner et scanner les informations concernant le dossier des jeunes dans le logiciel Nemo.
• Veiller à la mise à jour des informations du dossier des jeunes.
• Établir, via Nemo, la facturation mensuelle ou l’état de présence des jeunes et l’envoyer auprès des interlocuteurs concernés (service tarification du Conseil départemental et Direction Régionale après validation de la Direction).
• Suivre les dossiers scolaires des jeunes en lien avec les éducateurs : suivre et envoyer des bulletins, collecter et transmettre les certificats de scolarité.
• Suivre le dossier santé des jeunes en lien avec l’infirmière.
• Suivre les CMU et relancer auprès des référents ASE.
• Préparer les imprimés du dossier administratif du jeune (autorisation de sortie d’hôpital, autorisation de soins, autorisation d’opérer) à remettre aux parents au moment de l’admission.
• Suivre les échéances des décisions et envoyer les documents dans le respect des procédures et des délais.
• Suivre la constitution et le renouvellement des dossiers MDPH.
• Aider à la préparation des salles (réunions, APP, séminaires, formations, élections professionnelles…).
• Participer à l’organisation d’évènementiels ponctuels (portes ouvertes, forums emploi, speed dating…).
• Participer à la rédaction des rapports d’activité.

Profil recherché

• Sens de l’accueil, du travail en équipe.
• Sens de l’organisation, autonomie, flexibilité, fiabilité, sens des priorités.
• Respect des valeurs de la Fondation (Cf. Charte), du secret professionnel, confidentialité et discrétion.
• Polyvalence, adaptabilité, réactivité, aisance relationnelle.
• Maîtrise de l’outil informatique (Pack Office), des logiciels métiers.
• Aptitude à la rédaction.
• Titulaire d’un diplôme de type BAC / BAC +2.
• Titulaire du permis de conduire B (impératif).