Responsable de division support administratif F/H

Contexte et définition du poste La Métropole recrute un responsable de division support administratif - F / H Au sein de la Direction Ressources Cadre de Vie, service support administratif et relation au public, vous aurez pour missions principales : Piloter les missions de la division support administratif au sein du service Support administratif et relation au public de la direction Ressources Amélioration Cadre de Vie. Conduire des projets : harmonisation des pratiques et mise en place d’un outil commun pour le support administratif du pôle. Assurer le support administratif ainsi que la diffusion des informations en proximité (communication interne). Assurer l’atteinte des objectifs en matière de niveau et de qualificatif de réponse et de délai de réponses. Aider à la décision par son expertise sur les projets structurants du service. Votre journée s'articulera autour des activités suivantes : Pilotage de la division support Administratif Piloter et coordonner les équipes de la division ainsi que leur activité. Manager à distance. Optimiser le fonctionnement et la mise en oeuvre des procédures et tableaux de bord de l'activité. Réaliser une analyse et un contrôle de la gestion de l'activité de la division. Assurer l’exécution des missions identifiées. Support administratif Garantir les délais de réponse aux courriers des usagers, élus ou entreprises suivant les différents vecteurs d’information (EAQ, mails, portail métropolitain, airmess, réseaux sociaux). Garantir et contrôler les éléments de réponses apportés dans les courriers : adéquation réponses et demandes des usagers, forme et fond des courriers, orthographe et grammaire, synthèse. Contrôler les chaines de visa, les circuits, les typologies de réponse. S’assurer de la bonne pratique des agents du logiciel Airmess et accompagner les agents dans son bon usage. Support administratif de proximité S’assurer, en coordination avec la division support administration du personnel, du respect du planning des EVP et de la mise en œuvre des campagnes RH de proximité. Vademecum et Recueil (en lien avec le conseiller en coordination) Participation à l’élaboration d’un vademecum nécessaire au bon fonctionnement du service en lien avec les directions opérationnelles. Participer à des projets transversaux. Conseil, appui technique et organisationnel. Diffusion et partage d'informations Organiser des ateliers de présentation des procédures et / ou des règles. Élaboration de procédures (en lien avec le conseiller en coordination) Échanger avec les directions sur les évolutions à prévoir, Participer à l’élaboration des procédures à destination des équipes. Profil recherché Vous êtes titulaire d'un grade du cadre d'emplois des attachés territoriaux ou des rédacteurs territoriaux, et / ou êtes détenteur à minima d'un diplôme de baccalauréat. Vous aiderez à la décision. Vous analyserez et répondrez au besoin. Vous communiquerez les finalités et enjeux des projets. Vous travaillerez en mode projet. Vous analyserez rapidement une situation ou des évènements imprévus. Vous managerez à distance. Le poste est à pourvoir à Aix en Provence, cependant les autres résidences administratives du Territoire Métropolitain ne sont pas excluent. Rejoignez notre collectivité Avec une superficie de plus de 3 000 km2, une population de 1,8 million d'habitants et le regroupement de 92 communes, la métropole d'Aix-Marseille-Provence est la première métropole de province. Elle exerce les compétences stratégiques majeures qui orientent le développement du territoire dans toutes ses dimensions : développement et aménagement économique, social et culturel, aménagement de l'espace politique locale de l'habitat, politique de la ville, gestion des services d'intérêt collectif, protection et mise en valeur de l'environnement et politique du cadre de vie. Les six conseils de territoire qui la composent sont dotés de compétences de proximité. Plus d’informations sur notre site internet : Des conditions de travail attractives Prime de fin d’année de 1860€ bruts versée annuellement (au prorata du temps de présence dans l’année) Titres restaurant d’une valeur faciale de 9.85€ Participation à la mutuelle ou la prévoyance dans la limite de 65€ / mois (si mutuelle labellisée) Participation aux frais de transports / Pass métropolitain Régime indemnitaire métropolitain (application du RIFSEEP depuis le 1er juillet 2019) versé mensuellement ARTT (selon formule de temps de travail choisie avec l’accord du supérieur hiérarchique) Collectivité conventionnée par le FIPHFP (Fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la Fonction publique) Pour postuler, nous vous invitons à déposer votre candidature (CV + lettre de motivation) sur notre site recrutement à l’adresse suivante en cliquant sur le bouton « POSTULER ». #J-18808-Ljbffr