Office Manager

Missions

Au sein du service administratif composé de 2 personnes, et sous la responsabilité du Directeur de filiale, l’office manager aura notamment pour mission :

L’Assistance à la Direction

Préparation et réalisation d’un point mensuel avec la Direction, afin de remonter toute information de suivi, d’avancement des sujets, et l’analyse des différents indicateurs;

S’assurer de la mise en place et du suivi des plans d’actions qui en découlent;

De façon globale, animer au quotidien la communication et les échanges permettant de traiter lématiques, et garantir un niveau de fiabilité de gestion et des données.

La Gestion administrative des Ressources Humaines

Gestion de l'administration du personnel : formalités d'embauche (Promesses d’embauche, contrats de travail, DUE), dispositifs administratifs (mutuelle entreprise, titre restaurants, visites médicales, contrats, avenants, courriers etc.) à l’embauche et tout au long de la vie du salarié société;

Coordination des onboardings et offboardings : préparation administrative (documents pack entrée, livret et parcours d’accueil, connexions outils et plateformes), suivi des étapes clés et en lien avec les équipes concernées;

Préparation des variables de paie : collecte et transmission des éléments variables, suivi des congés et absences (CP, RTT, arrêt maladie), contrôle et validation des NDF, contrôle & validation des bulletins (vérification de la cohérence des données), validation des règlements;

Participation à la mise à jour des documents légaux et affichage obligatoire (DUERP, règlements);

L’ensemble de ces missions RH, se déroulera dans le respect du cadre légal et conventionnel, en concertation et coordination avec la DRH du Groupe et le Directeur de la filiale à qui l’office manager reporte.

La Gestion administrative des dossiers

Montage, notamment sur le volet administratif, des réponses aux appels dʼoffres ;

Mise à jour et suivi des devis et dossiers sur interface CRM (FLEX, YOOZ, intrasphère) ;

Préparation et suivi de la facturation client et fournisseur (décompte, modalités, relance, révision prix…) ;

Gestion administrative de la sous traitance (constitution dʼune base fournisseur, emission des bons de commande, facturation) ;

Gestion des achats de matériel liés aux dossiers (équipements, protections), et gérer la logistique de déplacements (Hôtels, logements …).

Le Workplace Management

Gestion des services généraux (suivi des contrats de maintenance générale du site : locaux, matériel, téléphonie, informatique, véhicules…) ;

Secrétariat, standard ;

Organisation des déplacements, des réunions pour la Direction et les managers);

À ces missions, s’ajouteront des tâches annexes en fonction des besoins de l’entreprise et de ses particularités, et des compétences.

Critères de réussites

• Sur l’ensemble de vos missions et rôles, la Direction peut s’appuyer sur un relai efficace et fiable au quotidien.
• La bonne tenue de la donnée (RH, production, administratives, comptables) et des indicateurs de suivis, ainsi que la remonté systématique et régulière des informations, seront les clés de l’efficacité opérationnelle et fonctionnelle auprès de la Direction, et des pôles métiers.

Ce rôle est fait pour vous si

• Vous aimez les rôles complets et diversifiés, en lien direct avec la Direction et les équipes, dans un objectif de relai et d’appui à l’action quotidienne.
• Vous êtes à l’aise avec des sujets variés et vous savez passer d’un sujet à l’autre sans perdre en rigueur.
• Vous cherchez un rôle au cœur du fonctionnement de l’entreprise, avec de l’autonomie, de la responsabilité, un sens prononcé de la confidentialité et de la discrétion.
• Vous êtes soucieux du respect de l’environnement et de la préservation de la biodiversité.

Profil et compétences

• Formation : Bac + 2 minimum en gestion de la PME, assistanat de direction et/ou comptabilité ;
• Expérience : Au moins 5 ans d'expérience sur un poste similaire en PME, idéalement en bureau d'études ;
• Maîtrise de l'informatique : Office 365, maîtrise des outils XRP Flex (facturation clients) et Yooz (commandes fournisseurs) serait un plus ; Bonne expression orale et écrite, excellente maîtrise de l’orthographe ;
• Bonne capacité d’adaptation aux outils informatiques ;
• Sens de la discrétion et respect de la;
• Rigueur et ponctualité ;
• Sens de l’organisation et des priorités, pratique (gestion des locaux, téléphonie, informatique…);
• Sens de la communication et du contact.

CONDITIONS ET AVANTAGES DU POSTE

• Vous