Assistant de scolarité

il y a 4 semaines

Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France CHU de Bordeaux Temps plein

Mission(s) générale(s)

Participer aux activités du département de la scolarité : recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, suivre et gérer les processus administratifs.

Principales activités

Activités administratives

Accueillir, informer, renseigner et orienter des publics (étudiants, partenaires, publics extérieurs) (accueil physique, traitement des demandes téléphoniques et par mail).

Gérer le courrier : enregistrer, diffuser, rédiger, classer.

Gérer les agendas.

Gérer et suivre les demandes d'interventions de maintenance.

Recenser les besoins de matériel et consommables.

Gérer les commandes en matériels (Cpage, Lyreco).

Suivre les effectifs des promotions.

Gérer les bases de données.

Gérer et suivre les assiduités mensuelles (PPH, Kairos, OPCA, TRANSITION PRO, Conseil Régional, ...).

Collecter les règlements des droits d'inscription et frais de scolarité, établir le bordereau d'enregistrement des paiements et suivi du paiement des droits d'inscription et frais de scolarité.

Gérer et suivre les vacations.

Contribuer à l'organisation des formations dispensées par l'institut pour le public extérieur (formation tuteur, ...).

Contribuer au recueil des données relatives aux enquêtes Santé Ecole, DGOS, ... (finalisation des enquêtes par la coordinatrice des assistantes de scolarité).

Contribuer à la l'organisation des instances de l'institut : mettre en forme l'ordre du jour, envoyer les convocations et dossiers portés à l'examen de l'instance aux membres et aux étudiants, veiller à l'obtention du quorum.

Rédiger le compte-rendu de l'instance : rapporter les échanges et les décisions de l'instance.

Editer et expédier les notifications de décisions des instances.

Gestion administrative de la scolarité

Gestion des inscriptions pour la rentrée en conformité avec la règlementation (quotas) :

Assurer le suivi du dossier administratif de rentrée (vérification conformité, complétude et cohérence dossier papier/dossier numérique).

Assurer le suivi des inscriptions universitaires.

Editer les certificats de scolarité.

Suivi du dossier pédagogique de l'apprenant :

Contribuer à la constitution du dossier pédagogique.

Veiller à la conformité du dossier pédagogique jusqu'à la présentation au diplôme d'état.

Assurer le suivi des avertissements, tracer dans les outils de reporting et éditer le formulaire à intégrer dans le dossier pédagogique.

Gestion des évaluations :

Produire les documents afférents au regard du calendrier des évaluations au cours de l'année universitaire (grilles QCM, reprographie des sujets).

Saisir les notes avec le formateur pilote d'unité d'enseignement ou de module.

Editer les récapitulatifs de semestres, de passage d'année.

Editer les tableaux de notes en vue de l'instance de validation des résultats.

Gestion des stages :

Gérer les demandes annuelles de stages : saisir les besoins dans le logiciel de scolarité, éditer les courriers de demandes et récapitulatifs pour envoi aux partenaires de stages. Relancer retour des demandes de stages.

Editer les courriers de mise en stage, les conventions de stage, les documents de stage de l'étudiant (bilan final de stage, feuille de contrôle des heures, attestation de fin de stage, ...), classer et diffuser selon mode opératoire de l'institut.

Pointer le retour des conventions, relancer pour les conventions non retournées par les terrains de stage.

Traiter les documents au retour de stage : scanner les bilans de stages.

Gérer les frais et indemnités de stage : analyser les documents, traiter les frais et indemnités de stage dans le logiciel de scolarité.

Gestion des mouvements des effectifs de promotion :

Assurer le suivi des interruptions de formation, des réintégrations, des demandes d'intégration par voie de mutation : collecter les demandes et les documents, organiser les rendez-vous, éditer et expédier les notifications.

Réaliser le suivi des avertissements, traçabilité dans les outils de reporting et dans le dossier pédagogique.

Gestion de la diplomation :

Identifier dans Odessa les candidats à la diplomation au regard des consignes de l'équipe pédagogique, collecter les documents nécessaires à la présentation à la diplomation.

Saisir les résultats dans Odessa et les transmettre à la DREETS.

Assurer la complétude des dossiers pédagogiques en vue de la diplomation.

Editer les documents afférents : Feuille récapitulative diplôme d'Etat, Europass.

Gestion des concours et sélection :

Paramétrer les logiciels et les applications en lien avec le développeur du logiciel scolarité.

Saisir les résultats.

Suivre l'évolution de la liste des admis.

Gérer la planification des épreuves écrites et orales.

Editer les convocations.

Editer les notifications d'admission et ajournement.

  • Assistant de scolarité

    il y a 1 semaine

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    Nous recherchons un Assistant administratif de Scolarité pour rejoindre notre équipe au sein de Galileo Global Education.L'Assistant administratif de Scolarité sera chargé de l'interface entre les étudiants, les parents, l'équipe de chefs et la direction pour la mise en œuvre opérationnelle de la pédagogie.Les missions de l'Assistant...

  • Assistant de scolarité Institut des métiers de la santé

    il y a 4 semaines

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    MissionL'assistant de scolarité est chargé de participer aux activités du département de la scolarité, en recueillant et en traitant les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, en suivant et en gérant les processus administratifs.Principales activitésActivités administrativesAccueillir, informer, renseigner et orienter...

  • Assistant de scolarité

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    il y a 1 mois

    Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France CHU de Bordeaux Temps plein

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  • {"Chargé de scolarité F/H":"Assistant administratif de scolarité F/H"}

    il y a 1 semaine

    Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France Galileo Global Education Temps plein

    Nous recherchons un Assistant administratif de scolarité F/H pour rejoindre notre équipe à l'Institut culinaire de France, en partenariat avec Pierre Hermé.L'assistant administratif de scolarité F/H contribuera à la réussite de nos étudiants en assurant une écoute active et en facilitant la communication entre les étudiants, les parents,...

  • Assistant de scolarité

    il y a 3 semaines

    Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE BORDEAUX Temps plein

    MissionL'assistant de scolarité est chargé de participer aux activités du département de la scolarité, en recueillant et en traitant les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, ainsi que de suivre et de gérer les processus administratifs.ResponsabilitésAccueillir, informer, renseigner et orienter des publics...

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    il y a 4 semaines

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    MissionParticiper aux activités du département de la scolarité : recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, suivre et gérer les processus administratifs.Principales activitésAccueillir, informer, renseigner et orienter des publics (étudiants, partenaires, publics extérieurs)Gérer le courrier :...

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    il y a 1 mois

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  • Assistant administratif de Scolarité

    il y a 4 semaines

    Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France Galileo Global Education Temps plein

    MissionNous recherchons un Assistant administratif de Scolarité pour rejoindre notre équipe au sein de Galileo Global Education.ResponsabilitésVous serez chargé de :Accueillir et assurer une écoute active auprès des élèves et contribuer à leur satisfaction.Préparer les rentrées et accueillir les étudiants.Gérer les examens, les rattrapages et...

  • Assistant administratif de Scolarité

    il y a 1 mois

    Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France Galileo Global Education Temps plein

    Poste de Responsable de la ScolaritéNous recherchons un professionnel expérimenté pour rejoindre notre équipe à l'Institut culinaire de France, dans le cadre d'un CDI à pourvoir rapidement.MissionsAccueillir et assurer une écoute active auprès des élèves et contribuer à leur satisfaction.Préparation des rentrées et accueil de nos...

  • Assistant administratif de Scolarité F/H

    il y a 3 semaines

    Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France Galileo Global Education Temps plein

    Au sein de Galileo Global Education, nous croyons en chacun de nos salariés et aux opportunités de mobilité qui s'offrent à eux pour réussir.Nous recherchons notre Assistant administratif de Scolarité F/H pour rejoindre notre équipe pédagogique, dans le cadre d'un CDI à pourvoir rapidement.L'équipe pédagogique est constituée de 2 personnes,...

  • Gestionnaire scolarité Formation

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  • Gestionnaire scolarité F/H

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    Le posteL'Université de Bordeaux recherche un gestionnaire de scolarité pour s'occuper de l'accueil des étudiants, de l'inscription, de la gestion des parcours et de la communication avec les enseignants et les étudiants.Compétences requisesExpérience en scolarité universitaireCapacité à se organiser et à travailler selon un...

  • Gestionnaire scolarité F/H

    il y a 4 semaines

    Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France Université de Bordeaux Temps plein

    EmployeurL'Université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c'est travailler dans un cadre privilégié au sein d'une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d'accueil et d'inclusion, de formation et...

  • Gestionnaire scolarité F/H

    il y a 4 semaines

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  • Gestionnaire de la scolarité

    il y a 4 semaines

    Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux Temps plein

    CompétencesOrganisation et méthodes de travail, esprit d'initiative, capacités à anticiper et à prioriser, réactivité, rigueur, sens du travail en équipe, sens des responsabilités, capacité à partager et à négocier en équipe, capacité d'adaptation au changement, capacité d'écoute et d'accompagnement, capacité à rendre compte,...

  • Assistant administratif de Scolarité F/H spécialisé en gestion des tâches administratives et logistiques

    il y a 2 semaines

    Bordeaux, Nouvelle-Aquitaine, France Galileo Global Education Temps plein

    Au sein de Galileo Global Education, nous valorisons les compétences et les opportunités de croissance de nos collaborateurs. Nous recherchons un Assistant administratif de Scolarité F/H pour rejoindre notre équipe à l'Institut culinaire de France, dans le cadre d'un CDI à pourvoir rapidement.L'institut est un établissement...

  • Gestionnaire scolarité F/H

    il y a 3 semaines

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