Coordinateur·trice Administratif·ve en Formation

il y a 4 semaines

Montpellier, Occitanie, France GRAINE OCCITANIE Temps plein

Dans le cadre de vos fonctions, sous la supervision de la responsable administrative et financière, vous serez chargé·e de diverses missions essentielles :

SUPPORT À L'ADMINISTRATION DU GRAINE

ASSURER UN SOUTIEN LOGISTIQUE À L'ÉQUIPE

  • Gérer et suivre l'infrastructure informatique, téléphonique et internet ;
  • Effectuer l'inventaire et gérer les commandes de fournitures et les accès (clés/badges) ;
  • Organiser l'envoi et la réception du courrier ;
  • Assurer partiellement la gestion des appels entrants ;
  • Créer et gérer les adresses électroniques « administration » et « contact ».

FACILITER LA COORDINATION D'ÉQUIPE

  • Assister la direction dans l'organisation logistique des réunions d'équipe (lieux, dates, visioconférences, transport, repas, impressions, etc.).

SUPPORT À LA GESTION DES ACTIVITÉS DE FORMATION

ADMINISTRER ET ORGANISER LA LOGISTIQUE DES FORMATIONS, EN COLLABORATION AVEC LES COLLÈGUES

  • Comprendre et suivre les modalités de financement de la formation professionnelle continue et diplômante.
  • Préparer, envoyer, suivre et archiver les documents administratifs et pédagogiques (inscriptions, devis, factures, conventions, convocations, plannings, attestations, évaluations...) des apprenants.
  • Assurer la conformité des dossiers de présence (émargements, suivi des retards et absences).
  • Organiser la logistique des formations en lien avec les coordinateurs pédagogiques (lieux, repas, hébergement, transport, matériel, connexions, contrats, devis, factures, etc.).
  • Appuyer l'organisation des formations de manière transversale selon les besoins : suivre les grilles de sélection, de certification, d'évaluation des apprenants et formateurs, rédiger des synthèses, consolider les évaluations.
  • Gérer les dossiers administratifs et financiers des formateurs (CV, suivi des compétences, devis, conventions, facturation) et maintenir le lien avec eux.
  • Sur les aspects administratifs, logistiques et financiers, faire le lien avec les apprenants, leurs employeurs et les partenaires financeurs.
  • Élaborer et suivre les dossiers de financements appropriés (CPF, employeurs, pôle emploi, OPCO).
  • Gérer les plateformes pertinentes : KAIROS, FOROMES, CARIF-OREF, EDOF, SIGMA.
  • Assurer le reporting dans les fichiers dédiés et la mise à jour des outils de suivi administratif.
  • Contribuer à la rédaction des bilans quantitatifs et qualitatifs des actions de formation.
  • Appuyer la communication, notamment en mettant en ligne sur le site GRAINE les offres de formation et informations diverses.

VEILLER À LA MISE EN ŒUVRE DE LA DÉMARCHE QUALITÉ DANS L'ACTIVITÉ DE FORMATION

  • Assurer le suivi de la démarche qualité engagée dans le cadre de la certification Qualiopi.
  • Participer à la mise à jour du Plan d'Amélioration Continu (PAC) et à l'implémentation de mesures correctives.
  • Mettre à jour les documents types tels que le Règlement Intérieur et le livret d'accueil.
  • Suivre les dossiers administratifs des membres du Groupe formation.

CONTRIBUTION À LA VIE ASSOCIATIVE DU GRAINE

GESTION ET ACCUEIL DES ADHÉRENTS

  • Suivre le paiement des cotisations des membres et effectuer les relances nécessaires.
  • Mettre à jour la base de données et les listes de diffusion concernant les adhérents.
  • Contribuer à la création d'un livret d'accueil pour les nouveaux adhérents et assurer sa mise à jour.
  • Actualiser le site Internet sur les informations relatives à la vie associative.

FACILITER L'ORGANISATION DES ÉVÉNEMENTS ASSOCIATIFS

  • Assister la direction dans l'organisation logistique des Assemblées Générales et Conseils d'Administration.

ENGAGEMENT DANS LA VIE D'ÉQUIPE ET ASSOCIATIVE

  • Participer aux réunions et séminaires d'équipe.
  • Contribuer à la mutualisation des compétences et connaissances au sein de l'équipe.
  • Participer à l'Assemblée Générale et aux Conseils d'Administration selon les disponibilités.

COMPÉTENCES REQUISES

  • Maîtrise des outils bureautiques et de la suite Office.
  • Connaissance du domaine de la formation professionnelle et de ses financements.
  • Compréhension de la démarche qualité.
  • Excellentes compétences rédactionnelles.
  • Capacité à suivre et comprendre des procédures.
  • Esprit d'équipe.
  • La connaissance des plateformes liées à la formation professionnelle (Kairos, FOROMES) est un atout.

QUALITÉS PERSONNELLES

  • Compétences relationnelles : diplomatie, capacité à établir des relations de confiance, aisance relationnelle.
  • Rigueur, organisation, méthode, réactivité et disponibilité.
  • Autonomie et gestion des priorités.
  • Capacités d'analyse, d'initiative et d'adaptation aux changements.
  • Adhésion aux valeurs humanistes et à l'éducation à la citoyenneté tout au long de la vie.

CONDITIONS DE TRAVAIL

Type de contrat : CDI

Volume horaire : 35h

Rémunération : entre € (coefficient 280) et € (coefficient 300) euros bruts annuels selon la Convention collective de l'animation.

Modalités et conditions de travail :

  • Démarrage dès que possible.
  • Avantages :
    • Prise en charge de 50% des transports en commun ou indemnités kilométriques pour vélo.
    • Prise en charge de 100% de la mutuelle de santé.
    • Titres restaurant.
  • Le GRAINE propose une politique de télétravail adaptée aux besoins de son personnel.

  • Coordinateur·trice Administratif·ve en Formation

    il y a 4 semaines

    Montpellier, Occitanie, France GRAINE OCCITANIE Temps plein

    Contexte du PosteAu sein de GRAINE OCCITANIE, sous la supervision de la responsable administrative et financière, vous serez chargé·e de diverses missions essentielles pour le bon fonctionnement de l'organisation.Support à l'AdministrationVous aurez pour rôle de garantir un soutien matériel efficace à l'équipe :Assurer la gestion des équipements...

  • Coordinateur·trice de formation H/F

    il y a 3 semaines

    Montpellier, Occitanie, France GRAINE OCCITANIE Temps plein

    Gestionnaire administratif·ve de formation (H/F) MONTPELLIER CDI Présentation de l'entreprise GRAINE OCCITANIE est en pleine expansion et adapte son organisation des ressources humaines pour répondre à ses nouvelles exigences. Dans le cadre de cette évolution, un poste de Gestionnaire administratif·ve de formation est à pourvoir, sous la...

  • Coordinateur·trice Administratif·ve en Formation

    il y a 4 semaines

    Montpellier, Occitanie, France GRAINE OCCITANIE Temps plein

    Mission PrincipaleSous la supervision de la responsable administrative et financière, vous serez chargé·e de diverses missions essentielles :SUPPORT À L'ADMINISTRATION DU GRAINEASSURER UN SOUTIEN MATÉRIEL À L'ÉQUIPEGérer le parc informatique, téléphonique et internet.Suivre les commandes de fournitures et la gestion des clés/badges.Organiser...

  • Coordinateur·trice de formation H/F

    il y a 3 semaines

    Montpellier, Occitanie, France GRAINE OCCITANIE Temps plein

    Gestionnaire administratif·ve de formation (H/F) MONTPELLIER CDI Présentation de l'entreprise GRAINE OCCITANIE est en pleine expansion et adapte son organisation des ressources humaines pour répondre à ses nouveaux défis. La réorganisation du Pôle administratif se concrétise par le recrutement d'une Responsable administrative et...

  • Coordinateur·trice de la formation H/F

    il y a 3 semaines

    Montpellier, Occitanie, France GRAINE OCCITANIE Temps plein

    Coordinateur·trice de la formation (H/F) MONTPELLIER CDI GRAINE OCCITANIE Présentation de l'entreprise GRAINE OCCITANIE est en pleine expansion et adapte son organisation des ressources humaines pour répondre à ses nouvelles exigences. Dans ce cadre, un poste de Coordinateur·trice de la formation est créé pour centraliser les activités...

  • Coordinateur·trice logistique en alternance

    il y a 3 semaines

    Montpellier, Occitanie, France IPAC Bachelor Factory Temps plein

    IPAC Bachelor Factory est une école de commerce reconnue dans le secteur de l'enseignement supérieur privé. Avec un grand nombre de contrats d'alternance établis chaque année, notre institution jouit d'une forte réputation auprès des entreprises locales. Nous recherchons donc pour l'un de nos partenaires un Gestionnaire de transport H/F, en contrat...

  • Technicien en maintenance bâtiment F/H

    il y a 3 semaines

    Montpellier, Occitanie, France VINCI Energies en France Temps plein

    Rejoignez une entreprise à dimension humaine, intégrée dans un groupe de renom, et participez à des projets captivants. VINCI Facilities Occitanie Méditerranée Est, une entité de VINCI Energies, est dédiée à la gestion des installations techniques et des services pour les occupants de bâtiments professionnels, tout en veillant à l'optimisation...

  • Technicien de maintenance courants forts

    il y a 2 semaines

    Montpellier, Occitanie, France VINCI Energies en France Temps plein

    Vous rejoignez une entreprise de taille humaine, appartenant à un groupe de forte notoriété, animée par des projets passionnants?VINCI Facilities Occitanie Méditerranée Est fait partie du réseau d'entreprises de VINCI Energies et a pour mission de gérer tout ou partie des installations techniques et des services aux occupants de bâtiments...

  • Technicien de maintenance CVC itinérant F/H

    il y a 1 jour

    Montpellier, Occitanie, France VINCI Energies en France Temps plein

    Vous rejoignez une entreprise à taille humaine, appartenant à un groupe de forte notoriété, animée par des projets passionnants? VINCI Facilities Occitanie Méditerranée Est fait partie du réseau d'entreprises de VINCI Energies et a pour mission de gérer tout ou partie des installations techniques et des services aux occupants de bâtiments...

  • Technicien de maintenance CFO/CFA F/H

    il y a 6 jours

    Montpellier, Occitanie, France VINCI Energies en France Temps plein

    MissionVous rejoindrez l'équipe de VINCI Facilities Occitanie Méditerranée Est, spécialisée dans la gestion des installations techniques et des services aux occupants de bâtiments professionnels.ResponsabilitésRéaliser la maintenance préventive et curative des installations électriques courants faibles et courants forts.Assurer les petits...

  • Technicien de maintenance CFO/CFA F/H

    il y a 23 heures

    Montpellier, Occitanie, France VINCI Energies en France Temps plein

    MissionVous rejoindrez l'équipe de VINCI Facilities Occitanie Méditerranée Est, spécialisée dans la gestion des installations techniques et des services aux occupants de bâtiments professionnels.ResponsabilitésRéaliser la maintenance préventive et curative des installations électriques courants faibles et courants forts.Assurer les petits...

  • Agent technique second œuvre F/H

    il y a 3 jours

    Montpellier, Occitanie, France VINCI Energies en France Temps plein

    MissionRattaché(e) au Responsable d'Exploitation et posté(e) chez notre client, vous êtes en charge de :Réaliser des interventions de 1er niveau sur différents lots techniques tels que, la serrurerie, la plomberie, l'électricité, la peinture, etc.Assurer les petits travaux induits. Vous êtes force de proposition sur ce sujet.Réaliser les...

  • Agent technique second œuvre F/H

    il y a 2 semaines

    Montpellier, Occitanie, France VINCI Energies en France Temps plein

    MissionRattaché(e) au Responsable d'Exploitation et posté chez notre client, vous êtes en charge de :Réaliser des interventions de 1er niveau sur différents lots techniques tels que, la serrurerie, la plomberie, l'électricité, la peinture, etc.Assurer les petits travaux induits. Vous êtes force de proposition sur ce sujet.Réaliser les...

  • Technicien de maintenance courants forts

    il y a 1 jour

    Montpellier, Occitanie, France VINCI Energies en France Temps plein

    Vous êtes à la recherche d'une entreprise à taille humaine qui partage vos valeurs et vos passions?VINCI Facilities Occitanie Méditerranée Est, une entité du groupe VINCI Energies, est une entreprise dynamique et innovante qui recherche un technicien de maintenance courants forts pour rejoindre son équipe.**Mission**Vous serez en charge de...

  • Ingénieur d'affaires Smart City

    il y a 1 jour

    Montpellier, Occitanie, France VINCI Energies en France Temps plein

    Carrière professionnelle avec VINCI EnergiesImaginez-vous en milieu de carrière, avec une expérience professionnelle solide et une passion pour l'innovation. VINCI Energies, un leader en énergies et services, vous offre l'opportunité de rejoindre son équipe de professionnels passionnés par la transition énergétique.MissionNous recherchons un(e)...

  • Technicien en maintenance électrique

    il y a 4 semaines

    Montpellier, Occitanie, France VINCI Energies en France Temps plein

    Rejoignez une entreprise à dimension humaine, intégrée dans un groupe de renommée, et participez à des projets captivants. VINCI Facilities Occitanie Méditerranée Est, acteur clé dans la gestion des installations techniques et des services aux occupants de bâtiments professionnels, s'engage à optimiser les coûts tout en garantissant la qualité....

  • Administrateur Bases de Données MS SQL

    il y a 2 semaines

    Montpellier, Occitanie, France VINCI Energies en France Temps plein

    VINCI Energies en France recherche un Administrateur Bases de Données MS SQL expérimenté pour rejoindre son équipe dynamique.En tant qu'administrateur bases de données, vous serez responsable de la gestion et de l'optimisation des instances MS SQL Server au sein de notre infrastructure. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les équipes...

  • Responsable de Projet IT Expert

    il y a 5 jours

    Montpellier, Occitanie, France Amiltone Agence d'Aix en Provence Temps plein

    MissionNous recherchons un Chef de Projet IT (H/F) pour renforcer notre équipe et accompagner nos clients dans leur transformation numérique.Au sein de l'équipe, vous serez chargé de :Gérer et piloter des projets IT complexesGérer les équipes et les planningsÉtablir des rapports et des tableaux de bordRédiger des procédures et des modes...

  • Responsable de Projet IT Expert

    il y a 5 jours

    Montpellier, Occitanie, France Amiltone Agence d'Aix en Provence Temps plein

    MissionNous recherchons un Chef de Projet IT (H/F) pour renforcer notre équipe et accompagner nos clients dans leur transformation numérique.Au sein de l'équipe, vous serez chargé de :Gérer et piloter des projets IT complexesGérer les équipes et les planningsÉtablir des rapports et des tableaux de bordRédiger des procédures et des modes...

  • Responsable de Projet IT

    il y a 3 jours

    Montpellier, Occitanie, France Amiltone Agence d'Aix en Provence Temps plein

    MissionNous recherchons un chef de projet IT (H/F) pour renforcer notre équipe et accompagner nos clients dans leur transformation numérique.Au sein de l'équipe, vous aurez en charge les missions suivantes :Gestion et pilotage de projetGestion des équipes et des planningsReporting des activités et des tableaux de bordRédaction de procédures et modes...