Assistant(e) d'administration

il y a 3 semaines

Paris, Île-de-France Organisation internationale de la Francophonie (OIF) Temps plein
Titre du poste

Assistant(e) d'administration

Unité administrative

Service du protocole et des déplacements (SPROD)

Lieu d'affectation

Paris, France

Statut et grade

Emploi à recrutement local / Niveau B, grade à partir de B4-1

Durée de l'engagement

3 ans renouvelables, assortie d'une période probatoire de 6 mois, possibilité de renouvellement en CDI à l'issue des 3 ans

Traitement annuel de base

A partir de euros, selon l'expérience

Autres avantages

Allocations et indemnités prévues par le Statut du personnel

Participation au régime de prévoyance de l'Organisation

Fonctions principales

Au sein du Service du protocole et des déplacements (SPROD), sous l'autorité du/de la Cheffe de service, l'assistant(e) d'administration contribue à la conduite, la réalisation et au suivi des activités du service permettant l'atteinte des objectifs de l'OIF. Par ailleurs, il/elle appuie le travail administratif et opérationnel du/de la Chef(fe) de service.

Missions
  • Appuyer le/la Chef(fe) du SPROD dans la mise en œuvre et l'administration des activités du service, en assurant le respect du plan de travail et des objectifs définis ;
  • Participer au travail substantif du SPROD ;
  • Soutenir la planification et la coordination des activités et des évènements organisés par le service ;
  • Assurer le lien protocolaire avec les interlocuteurs internes et/ou externes et donner une information de premier niveau ;
  • Assurer la gestion des fichiers officiels de l'organisation ;
  • Appuyer la gestion administrative des déplacements professionnels, des privilèges et immunités, ainsi que le suivi administratif des dossiers, en s'assurant du respect des procédures internes ;
  • Organiser la relation avec les prestataires ;
  • Rédiger les comptes-rendus des réunions du service et assurer le suivi des recommandations ;
  • Contribuer activement au bon fonctionnement du service ;
  • S'acquitter de toute autre tâche connexe confiée par le/la Chef(fe) du SPROD pour permettre son bon fonctionnement.
Compétences requises
  • Être ressortissant(e) d'un État ou gouvernement membre de la Francophonie et posséder une autorisation de travail à plein temps sur le territoire français en cours de validité au moment de la candidature et tout au long du contrat ;
  • Être titulaire d'un diplôme d'études supérieures de niveau Bac+2 minimum dans le domaine de l'Assistanat ou dans tout autre domaine en lien avec les tâches confiées ;
  • Avoir une expérience professionnelle pertinente d'au moins 3 ans en tant qu'Assistant(e) d'administration ou en lien avec la nature du poste ; idéalement au sein d'une organisation internationale ou d'une administration publique ;
  • Maitriser les techniques d'assistanat, de bureautique, de classement et d'archivage ;
  • Avoir une bonne connaissance de l'environnement institutionnel de l'OIF ;
  • Maitriser les règles de déontologie et de confidentialité ;
  • Avoir une aptitude à travailler en équipe et dans l'urgence ;
  • Faire preuve de polyvalence, de flexibilité et d'organisation ;
  • Avoir une bonne maîtrise de la langue française ainsi que de bonnes capacités d'analyse et de synthèse ;
  • Savoir évoluer dans un environnement interculturel ;
  • Maitriser les outils informatiques courants (Word, Excel, internet...), et les logiciels spécifiques aux activités professionnelles (notamment le logiciel SAP).

Seules les candidatures enregistrées en ligne avec un Curriculum vitae et une lettre de motivation rédigés en français et faisant chacun 2 pages maximum seront examinées. L'absence de l'un des deux documents rend la candidature irrecevable.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s par le Comité consultatif de sélection seront contacté(e)s.

L'Organisation internationale de la Francophonie est une organisation non-fumeur. Une attention particulière sera apportée aux candidatures féminines ainsi qu'aux candidatures émanant des ressortissants d'États et de gouvernements membres non représentés ou sous-représentés au sein de l'Organisation.

L'âge de départ à la retraite au sein de l'Organisation est fixé à 65 ans.

L'Organisation internationale de la Francophonie ne demande pas de frais ni d'information relative aux comptes bancaires des candidats à aucun stade du processus de recrutement ni pour la participation à des conférences ou à des formations. Les appels à candidature pour un poste, un volontariat ou un stage sont exclusivement diffusés sur le site officiel , le portail et la plateforme de recrutement de l'OIF, puis relayés sur les réseaux sociaux. L'OIF n'octroie pas de bourses d'études. Toute offre accompagnée d'une demande de règlement est frauduleuse.

  • Assistant(e) Administration

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Solina Temps plein

    Mission Soutenir l'administration En tant qu'assistant(e) administration, vous serez chargé(e) de soutenir l'administration du groupe Solina. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les membres du comité de direction pour l'organisation de leurs déplacements et la gestion des délégations de pouvoir.Vous serez également...

  • Assistant(e) Administration des Ventes

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  • Assistant(e) Administration des Ventes

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    Paris, Île-de-France NonStop Consulting Temps plein

    Poste d'Assistant(e) Administration des VentesNous recherchons un(e) Assistant(e) Administration des Ventes pour rejoindre notre équipe dynamique à Paris 8ème.Compétences requisesGestion des stocks et des approvisionnementsParamétrage des campagnes commerciales et suivi du planningParticipation à l'amélioration continue des processMaîtrise...

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    Poste d'Assistant(e) Administration des VentesNous recherchons un(e) Assistant(e) Administration des Ventes pour rejoindre notre équipe dynamique à Paris 8ème. Vous serez chargé(e) de la gestion des stocks et des approvisionnements, du paramétrage des campagnes commerciales et du suivi du planning.Compétences requisesGestion des stocks et des...

  • Assistant(e) Administration

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Solina Temps plein

    MissionEn tant qu'assistant(e) administration, vous serez chargé(e) de soutenir les équipes de direction pour l'organisation de leurs déplacements et la gestion des bureaux siège Paris.Vous aurez également la responsabilité de suivre les délégations de pouvoir et de signer les documents officiels. FonctionsSupport aux membres du comité de...

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  • Assistant(e) Administration des Ventes

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Epicture Temps plein

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    Titre du posteAssistant(e) d'administrationDescription du posteL'Organisation internationale de la Francophonie (OIF) recherche un(e) Assistant(e) d'administration pour rejoindre son Service du protocole et des déplacements (SPROD). Le candidat idéal sera un(e) professionnel(le) expérimenté(e) en administration, capable de travailler en équipe et de...

  • Assistant(e) Commercial(e) et Administration des Ventes

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France KOMET FRANCE Temps plein

    Description du posteVous rejoindrez l'équipe commerciale de Komet France en tant qu'assistant(e) commercial(e) et administration des ventes. Vous serez chargé(e) de l'administration des ventes, de l'assistance commerciale et de la gestion des marchés publics et privés.Compétences requisesVous devez avoir 3 ans d'expérience minimum...

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  • Assistant(e) Administration des Ventes

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  • Assistant(e) d'administration

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  • Assistant(e) d'administration

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    Titre du PosteAssistant(e) d'administration - Appui aux ProjetsDescription du PosteL'Organisation internationale de la Francophonie (OIF) recherche un(e) Assistant(e) d'administration pour appuyer les projets et programmes de l'Unité Egalité Femmes-Hommes. Le candidat idéal sera capable de travailler en équipe, de gérer plusieurs tâches...

  • Médicale H/F Assistant(e) en CDI

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    Paris, Île-de-France Emploi Assistant(e) médicale Paris 75018 Temps plein

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  • Assistant(e) Administration des Ventes

    il y a 20 heures

    Paris, Île-de-France FIVA - TEAM STAFFING TERTIAIRE Temps plein

    MissionsL'assistant(e) administration des ventes est chargé(e) de renseigner les devis suite aux visites des commerciaux, de gérer les modifications ou erreurs potentielles des devis et du mémoire technique, d'appliquer les directives de traçabilité et de validation des bons de commandes, de suivre rigoureusement les dates de démarrages et de...

  • Assistant(e) d'administration

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Organisation internationale de la Francophonie (OIF) Temps plein

    Titre du posteAssistant(e) d'administrationDescription du posteL'Organisation internationale de la Francophonie (OIF) recherche un(e) Assistant(e) d'administration pour rejoindre son équipe au sein du Service du protocole et des déplacements (SPROD).ResponsabilitésAppuyer le/la Chef(fe) du SPROD dans la mise en œuvre et l'administration des activités du...

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    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France NonStop Consulting Temps plein

    Poste d'Assistant(e) Administration des VentesNous recherchons un(e) Assistant(e) Administration des Ventes pour rejoindre notre équipe dynamique à Paris 8ème. Vous serez chargé(e) de la gestion des stocks et des approvisionnements, du paramétrage des campagnes commerciales et du suivi du planning.Compétences requisesMaitrise de l'italien et de...

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    il y a 2 semaines

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  • Assistant(e) Administration des Ventes

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Auvergne-Rhône-Alpes Livre et Lecture Temps plein

    Assistant(e) Administration des VentesNous recherchons un(e) Assistant(e) Administration des Ventes pour rejoindre notre équipe à Saint-Jorioz.Vous serez chargé(e) de la saisie et du suivi des commandes et devis clients, ainsi que de la gestion des demandes de renseignements, réclamations et litiges.Vous travaillerez en étroite collaboration avec le...