Secrétaire-Gestionnaire (F/H)

il y a 1 jour

Meudon, Île-de-France Observatoire de Paris - PSL Temps plein

Environnement de travail

L'Observatoire de Paris-PSL est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, disposant du statut particulier de Grand Etablissement. Notre établissement fait partie de l'Université PSL, située au cœur de Paris, qui forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

Le Service scientifique UNIDIA (UNité d'Ingénierie et de Développements Instrumentaux pour l'Astrophysique) est implanté sur le campus de Meudon. UNIDIA est un département de l'Observatoire de Paris et est également une Unité d'Appui à la Recherche du CNRS. UNIDIA est composé d'environ 40 personnels (ITA/BIATSS).

Missions

Activités principales

Le ou la secrétaire-gestionnaire assure des opérations de gestion financière et de secrétariat, dans le respect des techniques, des règles et des procédures.

Activités principales / Missions :

Gestion financière :

  • Procéder aux opérations d'engagement et de suivi jusqu'au paiement des missions des personnels permanents et temporaires ;
  • Procéder aux opérations d'engagement et de suivi jusqu'au paiement des commandes d'achat et effectuer les services faits dans les outils de gestion ;
  • Vérifier la disponibilité des crédits et suivre les dépenses par type de budget ;
  • Collecter et contrôler les pièces justificatives d'opérations financières et comptables ;
  • Interagir avec les services financiers des tutelles ;
  • Archiver et classer les commandes, les missions, les factures, les relevés d'opérations ;
  • Participer à la gestion de l'inventaire des équipements et tenir à jour le fichier d'inventaire ;
  • Renseigner les tableaux de bord et faire un suivi ;
  • Participer à la justification financière des contrats de recherche ;
  • Participer à la réponse aux enquêtes et autres sollicitations des tutelles.

Secrétariat :

  • Accueillir, informer et orienter les visiteurs et personnels de l'unité dans leurs démarches ;
  • Gérer et traiter les informations orales et écrites (courrier, appels téléphoniques, messagerie) les diffuser au sein de l'unité ;
  • Gérer les aspects logistiques : demandes de badge, fournitures, réservations de salles réservation du véhicule de service, participer à l'organisation de séminaires, conseils et manifestations ;
  • Proposer des modes opératoires et procédures d'accueil des visiteurs et nouveaux arrivants
  • Alimenter les bases de données ;
  • Assurer le classement et l'archivage des documents de l'unité ;
  • Réceptionner les colis, les diriger vers le bon destinataire.

Conditions particulières

Rémunération selon profil

Le poste est situé sur le campus de Meudon et quelques déplacements sur le site de Paris sont à prévoir ;

Fonction éligible au télétravail ;

Un(e) fonctionnaire-titulaire de la fonction publique est prioritairement recherché(e). Le poste est ouvert aux contractuels dans le cadre d'un CDD de 1 an.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Connaissance des aspects juridiques, financiers et comptables des établissements publics ;

Connaissance des techniques de secrétariat ;

Connaissance des spécificités des doubles tutelles.

Poste à pourvoir immédiatement

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  • Gestionnaire Tiers Payant

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  • Gestionnaire immobilier tertiaire

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