Responsable de la gestion administrative de l'UFR

Il y a 2 mois


Le KremlinBicêtre, Île-de-France Université Paris-Saclay Temps plein

Job Description:

Company: Université Paris-Saclay

Job Title: Délégué de la directrice générale des services

Job Summary:

The Délégué de la directrice générale des services will be responsible for coordinating the administrative management of the faculty of medicine. This includes overseeing the day-to-day operations, managing budgets, and ensuring compliance with regulations and policies.

Key Responsibilities:

  • Administrative Management:
    • Coordinate the administrative activities of the faculty of medicine
    • Prepare and follow up on budgets
    • Control the application of administrative and financial regulations and procedures
    • Ensure the good articulation of management interfaces between the central services of the University and the faculty
    • Monitor regulatory developments
  • Management:
    • Lead and animate teams
    • Accompany administrative teams in their understanding of the University's project and the specificities of the experimental establishment
    • Seek efficiency and development of administrative and support staff skills
    • Organize regular service meetings
  • Human Resources Management:
    • Supervise the management of teaching and research staff in the health disciplines in liaison with the Department of Teaching and Research Staff in the Health Disciplines (DGRH A2-3)
    • Prepare and/or validate job postings and job proposals in liaison with the Dean
    • Prepare the BIATSS recruitment campaign and career advancement campaigns
    • Anticipate and prepare for the needs of recruitment, repyramidization, and promotion of the faculty in liaison with the faculty management
  • Networks, Working Groups, External Relations:
    • Collaborate with partners within the scope of the Ministry of Health (ARS, CNG, partner hospitals...) and with INSERM and National Research Organizations
    • Participate in exchanges within the framework of the animation of the Bièvre scientific valley, and notably in the operational follow-up committee of the campus development operations in Villejuif and Fort de la Redoute
    • Participate in the activity of the network of delegates around the University's General Management
    • Participate in ad hoc working groups set up to deploy the establishment project, if necessary

Key Qualifications:

  • Deep knowledge of applicable EPSCP regulatory, administrative, and financial legislation
  • Knowledge of the organization, functioning, and decision-making circuits of a university
  • Deep knowledge of human resources management and rules related to public function
  • Knowledge in the field of public finances (budget, revenue, expenses, purchases)
  • Knowledge in the field of hygiene, safety, and occupational health, prevention of psycho-social risks and sexual and sexist violence
  • Objectives, projects, and functioning of the experimental establishment
  • Communication techniques

Required Skills:

  • Leading and animating teams
  • Conducting interviews
  • Mastery of negotiation techniques
  • Mastery of change management techniques
  • Able to manage activity in a complex calendar and management framework
  • Delegating and evaluating
  • Building and maintaining a performance evaluation and continuous improvement framework
  • Playing a role in advising or decision-making
  • Ensuring good communication with teams
  • Preventing and managing conflicts or sensitive situations
  • Ensuring regular reporting of activities to the management team

Personal Qualities:

  • Ability to listen to all stakeholders, including users
  • Ability to build consensual solutions
  • Proactivity/Anticipation
  • Adaptability
  • Sense of teamwork, sense of organization
  • Methology
  • Rigour
  • Availability
  • Professional discretion and duty of reserve
  • Able to listen, communicate, and give meaning to the work of managed agents
  • Ability to motivate and mobilize teams


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