Agent en administration organisationnelle

il y a 4 semaines

Paris, Île-de-France École normale supérieure - PSL Temps plein

Environnement et contexte de travail

L'École normale supérieure - PSL, un établissement prestigieux de l'Université PSL, est située au cœur de Paris. Elle est reconnue pour son excellence académique et son engagement envers la recherche, l'innovation et la création. Classée parmi les meilleures universités mondiales, elle forme des professionnels conscients de leur impact social et collectif.

Structure d'accueil

L'École normale supérieure, fondée en 1794, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui couvre une large gamme de disciplines scientifiques et littéraires. Elle recrute les meilleurs étudiants à travers des concours et des sélections rigoureuses, et jouit d'une réputation internationale grâce à la qualité de ses étudiants et de ses centres de recherche.

Missions

Activités principales

Nature du recrutement : ouvert exclusivement aux bénéficiaires de l'obligation d'emploi (BOE)

MISSION PRINCIPALE

En tant qu'Agent en administration organisationnelle, vous occuperez un poste partagé entre le service des Éditions et la Direction de la communication. Vos principales responsabilités incluront la coordination et l'exécution d'activités administratives, logistiques et financières.

ACTIVITES PRINCIPALES

Service des Éditions (80%) :

  • Gérer le suivi administratif des publications ainsi que la gestion des stocks de livres répartis sur plusieurs sites.
  • Assurer le suivi des abonnements aux revues internes.
  • Organiser et gérer les aspects logistiques des événements liés aux Éditions (conférences, séminaires, etc.).
  • Gérer le budget du service, d'environ 100K€ par an.
  • Administrer les agendas et veiller au respect des délais.
  • Accueillir les interlocuteurs internes et externes.
  • Répondre aux demandes d'informations provenant d'autres services.
  • Diffuser des informations pertinentes en interne et en externe.
  • Organiser et mettre à jour les bases de données de gestion.

Direction de la communication (20%) :

  • Gérer des agendas partagés pour les événements des départements.
  • Centraliser et trier les demandes reçues via le pôle communication.
  • Fournir un soutien administratif pour l'organisation d'événements institutionnels.
  • Mettre à jour les contenus en ligne.
  • Suivre les prestataires et gérer les demandes de devis.
  • Contrôler les dépenses liées au pôle communication.
  • Gérer les stocks de fournitures et de matériel promotionnel.

CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE

Des déplacements occasionnels peuvent être nécessaires entre les différents sites de l'établissement.

CHAMPS DES RELATIONS

En interne : collaboration avec les services financiers, informatiques, logistiques, ainsi que les enseignants et chercheurs.

En externe : interaction avec des clients en France et à l'international, ainsi que des diffuseurs et distributeurs.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

COMPETENCES ATTENDUES

Diplôme : Baccalauréat en secrétariat, assistanat ou gestion administrative.

Connaissances :

  • Connaissances de base en gestion financière.
  • Compréhension de l'organisation de l'enseignement supérieur et de la recherche publique.
  • Niveau d'anglais : A1 à A2.

Compétences techniques :

  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie).
  • Capacité à organiser et planifier les activités en respectant les délais.
  • Aptitude à travailler en équipe.
  • Compétences en communication et pédagogie.
  • Application des procédures et règles de gestion.
  • Capacité à rendre compte et signaler les dysfonctionnements.

Compétences comportementales :

  • Organisation, autonomie, polyvalence et rigueur.
  • Réactivité et capacité d'adaptation.
  • Sens de l'accueil et de l'écoute.
  • Qualités rédactionnelles et relationnelles.
  • Respect de la confidentialité des informations.

MODALITES DE CANDIDATURE

1 - Télécharger le dossier de candidature sur le site de l'établissement.

2 – Le retourner dûment complété à l'adresse indiquée dans le dossier.

Poste à pourvoir : à partir de la date indiquée dans le dossier. Lieu de travail : Paris. Quotité de travail : 100 %. Contrat : CDD de 12 mois, renouvelable. Rémunération : selon grille et expérience. Conditions de travail :

37h30 de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an.

Télétravail possible.

Diplôme et expérience professionnelle

Bac.

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