Secrétaire de direction pour le cabinet de la Présidence de l'Université d'Orléans

il y a 4 semaines

Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein
Mission

L'assistant(e) de direction pour le cabinet de la Présidence de l'Université d'Orléans assure, sous la responsabilité du chef de cabinet, une partie du secrétariat de la structure et gère les aspects évènementiels en lien avec les assistants/es du Cabinet, la Direction de la communication et le Service logistique.

Activités principales
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
  • Réaliser la vérification des parapheurs signés avant le retour dans les services ;
  • Gérer l'agenda partagé des Conseils et Instances de l'Université ;
  • Rédiger des courriels pour envoi en lien avec le chef de cabinet ;
  • Sélectionner et diffuser de l'information en interne ;
  • Retranscrire des informations orales à l'écrit ;
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser ;
  • Classer et archiver des documents ;
  • Être le référent archives du cabinet et participer aux réunions du réseau des archivistes de l'Université.
  • Procéder à l'archivage des pièces administratives ;
  • Être le correspondant DUERP de la Présidence au Château et gérer l'évolution de son contenu ;
  • Apporter un soutien administratif et logistique aux collègues du Cabinet et à l'équipe de gouvernance ;
  • Suppléer les activités des autres assistantes du cabinet en cas d'absence (courriels, agendas, courriers, ...) ;
  • Gérer les réservations des salons du Château ;
  • Vérifier et assurer la bonne configuration des salons avant des réunions/manifestations internes ou externes ;
  • Assurer la gestion des stocks (papeterie, fournitures...) ;
  • Assurer le budget dédié à l'activité ;
  • Mettre à jour la signalétique (étiquettes des bureaux, consignes, notes diverses, ...).
Partie évènementielle
  • Réaliser les activités liées à l'organisation des évènements (invitation des participants et suivi des réponses, demande de devis, préparation et gestion des commandes, gestion des stocks, ...) ;
  • Solliciter des devis selon le type de manifestations (traiteur, fleurs, ...) ;
  • Tenir à jour un listing des personnalités institutionnelles ainsi que des fournisseurs / prestataires ;
  • Faire le lien avec la Direction de la communication et le service logistique pour caler les différentes activités à accomplir lors d'un évènement.
Contraîntes particulières

Plage horaire d'ouverture du cabinet (présence à répartir entre les 3 assistantes). Disponibilité en lien avec les exigences des calendriers et les situations d'urgence ou de surcharge de travail ponctuelles.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation orientée vers les métiers du secrétariat / gestion / administration

Disposer de connaissances sur l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des universités

Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale

Connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur...) et les technologies de l'information et de la communication (internet, messagerie électronique, etc. ...)

Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et faire face à des situations d'urgence

Savoir anticiper, planifier et hiérarchiser les urgences

Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles de gestion

Savoir rendre compte

Savoir s'adapter aux changements

Savoir gérer son stress

Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches et les demandes et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

Compétences et qualités requises

Sens du travail en équipe

Rigueur / fiabilité

Sens de la confidentialité

Capacité d'écoute et sens relationnel

Sens de la communication

Sens du service public

L'UNIVERSITE D'ORLEANS C'EST AUSSI

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique :

  • Un cadre de travail respectueux de l'équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

  • Et des avantages ...

Activités sportives et culturelles

Restauration collective

Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

Prise en charge partielle des transports

Aides et prestations d'actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

Aides aux parents d'enfants en situation d'handicap

POSTULER

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 02/11/2024

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    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

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  • Spécialiste en Sécurité et Prévention à l'Université d'Orléans

    il y a 5 jours

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

    Retrouvez ci-dessous les détails du poste de Spécialiste en Sécurité et Prévention à l'Université d'Orléans.Détails du PosteType de contrat : CDD jusqu'au 31/08/2025, temps pleinLieu d’exercice : Université d’Orléans – Campus universitaire de La SourceDescription du PosteAu sein de l’équipe sécurité de l’université, vous aurez...

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    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

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    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

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    il y a 3 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

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    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université de Nantes Temps plein

    Présentation du Projet L'Université de Nantes a été sélectionnée pour un projet de transformation ambitieux intitulé « Ouverture », qui vise à accroître la diversité et la réussite de ses étudiants, à innover pour inventer des futurs durables, à renforcer l'engagement citoyen et à renouveler les relations entre la science et la...

  • Technicien en fabrication mécanique

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    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

    MissionL'Université d'Orléans recherche un technicien en fabrication mécanique pour rejoindre son équipe.Vous serez chargé de concevoir et de réaliser la fabrication, l'ajustage, l'assemblage et le contrôle des pièces mécaniques au sein de la Plateforme Technique atelier Génie Industriel.Vous apporterez également votre soutien à...

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    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

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    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

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    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université de Nantes Temps plein

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    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

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  • Inf'rieur H/F Recrutement

    il y a 3 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Adwork's Orléans Sud Temps plein

    A propos du Groupe Adwork's : Le Groupe Adwork's est un groupe de travail temporaire en France constitué d'agences généralistes, au service des candidats à la recherche d'un emploi et des entreprises à la recherche de personnel. Notre réseau d'agences de recrutement à taille humaine est constitué de collaborateurs permanents,...

  • Chargé de projets Qualité F/H

    il y a 1 mois

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

    MissionL'Université d'Orléans recherche un chargé de projets qualité pour accompagner la démarche d'amélioration continue de l'établissement. Le candidat idéal possèdera une formation en management de la qualité et une expérience en lien avec le poste.Les activités principales incluent la conduite du projet, l'animation de la démarche...