Secrétaire de direction

il y a 4 semaines

Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein
Mission

Au sein du Cabinet de la Présidence de l'université d'Orléans, la/le secrétaire de direction assure, sous la responsabilité du / de la chef/fe de cabinet, une partie du secrétariat de la structure et gère, sous la supervision de l'assistant/e du Président, les aspects évènementiels en lien avec les assistants/es du Cabinet, la Direction de la communication et le Service logistique.

Activités principales
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ;
  • Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier ;
  • Réaliser la vérification des parapheurs signés avant le retour dans les services ;
  • Gérer l'agenda partagé des Conseils et Instances de l'Université ;
  • Rédiger des courriels pour envoi en lien avec le / la Chef/fe de cabinet ;
  • Sélectionner et diffuser de l'information en interne ;
  • Retranscrire des informations orales à l'écrit ;
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser ;
  • Classer et archiver des documents ;
  • Être le référent archives du cabinet et participer aux réunions du réseau des archivistes de l'Université. Procéder à l'archivage des pièces administratives ;
  • Être le correspondant DUERP de la Présidence au Château et gérer l'évolution de son contenu ;
  • Apporter un soutien administratif et logistique aux collègues du Cabinet et à l'équipe de gouvernance ;
  • Suppléer les activités des autres assistantes du cabinet en cas d'absence (courriels, agendas, courriers, ...) ;
  • Gérer les réservations des salons du Château ;
  • Vérifier et assurer la bonne configuration des salons avant des réunions/manifestations internes ou externes ;
  • Assurer la gestion des stocks (papeterie, fournitures...) ;
  • Assurer le budget dédié à l'activité ;
  • Mettre à jour la signalétique (étiquettes des bureaux, consignes, notes diverses, ...).
Partie évènementielle
  • Réaliser les activités liées à l'organisation des évènements (invitation des participants et suivi des réponses, demande de devis, préparation et gestion des commandes, gestion des stocks, ...) ;
  • Solliciter des devis selon le type de manifestations (traiteur, fleurs, ...) ;
  • Tenir à jour un listing des personnalités institutionnelles ainsi que des fournisseurs / prestataires ;
  • Faire le lien avec la Direction de la communication et le service logistique pour caler les différentes activités à accomplir lors d'un évènement.
Contraintes particulières

Plage horaire d'ouverture du cabinet (présence à répartir entre les 3 assistantes). Disponibilité en lien avec les exigences des calendriers et les situations d'urgence ou de surcharge de travail ponctuelles.

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation orientée vers les métiers du secrétariat / gestion / administration

Disposer de connaissances sur l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des universités

Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale

Connaître les techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur...) et les technologies de l'information et de la communication (internet, messagerie électronique, etc. ...)

Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint et faire face à des situations d'urgence

Savoir anticiper, planifier et hiérarchiser les urgences

Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles de gestion

Savoir rendre compte

Savoir s'adapter aux changements

Savoir gérer son stress

Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches et les demandes et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

Compétences et qualités requises

Sens du travail en équipe

Rigueur / fiabilité

Sens de la confidentialité

Capacité d'écoute et sens relationnel

Sens de la communication

Sens du service public

L'UNIVERSITE D'ORLEANS C'EST AUSSI

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique :

  • Un cadre de travail respectueux de l'équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

  • Et des avantages ...

Activités sportives et culturelles

Restauration collective

Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

Prise en charge partielle des transports

Aides et prestations d'actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

Aides aux parents d'enfants en situation d'handicap

  • Secrétaire de direction

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

    MissionL'assistant(e) de la Présidence de l'Université d'Orléans assure, sous la responsabilité du Chef de cabinet, une partie du secrétariat de la structure et gère les aspects évènementiels en lien avec les assistants(es) du Cabinet, la Direction de la communication et le Service logistique.Activités principalesSecrétariat du cabinet...

  • Secrétaire pédagogique

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France CHR d'Orléans Temps plein

    Le Centre Hospitalier Universitaire d'Orléans recherche un(e) secrétaire pédagogique pour son institut de formation en paramédical (IFPM).Le poste est placé sous la responsabilité de la coordinatrice des formations du Centre Hospitalier Universitaire d'Orléans et de l'équipe de direction de l'IFPM.MissionsGestion des stages (plus de...

  • Secrétaire pédagogique

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France CHR d'Orléans Temps plein

    Le CHR d'Orléans recrute un secrétaire pédagogique pour son institut de formation en paramédical (IFPM).Le secrétaire pédagogique aura pour missions :Gestion des stages (plus de 4000 par an),Enregistrement des notes des élèves, tenue des dossiers pédagogiques,Organisation des épreuves diplômantes,Secrétariat,Gestion, organisation, commissions...

  • Secrétaire de direction pour le cabinet de la Présidence de l'Université d'Orléans

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

    MissionL'assistant(e) de direction pour le cabinet de la Présidence de l'Université d'Orléans assure, sous la responsabilité du chef de cabinet, une partie du secrétariat de la structure et gère les aspects évènementiels en lien avec les assistants/es du Cabinet, la Direction de la communication et le Service logistique.Activités principalesAssurer...

  • Responsable de la gestion des formations

    il y a 1 mois

    Orléans, Centre-Val de Loire, France CHR d'Orléans Temps plein

    L'Institut de Formations Paramédicales (IFPM) du Centre Hospitalier Régional d'Orléans recherche un(e) secrétaire pour gérer les formations et les dossiers.Le (la) secrétaire aura pour missions :·Gérer les stages et les dossiers des élèves·Organiser les épreuves diplômantes·Effectuer le secrétariat·Gérer la gestion,...

  • Chef(fe) du Service d'Appui aux projets à la Direction de l'Economie

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Centre-Val de Loire Temps plein

    Présentation du posteL'équipe de la Direction de l'Economie de la Région Centre-Val de Loire recherche un Chef(fe) du Service d'Appui aux projets pour renforcer son équipe.MissionsVous serez chargé(e) de piloter, organiser et animer le service « Appui aux projets » pour mettre en œuvre la politique régionale dans son domaine. Vous...

  • Chef(fe) de Service d'Appui aux Projets à la Direction de l'Economie

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Centre-Val de Loire Temps plein

    MissionL'objectif principal de ce poste est de fournir un appui aux projets de la Direction de l'Economie, en cohérence avec la stratégie régionale. Vous serez chargé(e) de piloter, organiser et animer le service d'appui aux projets, en mettant en œuvre la politique régionale dans son domaine.Compétences requisesPilotage et...

  • Secrétaire administrative de cabinet

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université d'Orléans Temps plein

    Mission du cabinetL'assistant(e) de direction universitaire du cabinet de la Présidence de l'Université d'Orléans assure la gestion administrative du cabinet et participe à l'organisation d'événements.Le responsable de la gestion administrative du cabinet est responsable de la réception et de la diffusion du courrier, de la gestion...

  • Chef(fe) du Service d'Appui aux Projets à la Direction de l'Economie

    il y a 3 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Centre-Val de Loire Temps plein

    Développement Économique et Appui aux ProjetsL'équipe de la Direction de l'Economie de la Région Centre-Val de Loire cherche un(e) Chef(fe) de Service pour superviser l'unité d'appui aux projets de développement économique. Le candidat idéal doit avoir une expérience solide en gestion de projet, en animation de réseau et en...

  • Représentant(e) administratif(ve) d'exploitation

    il y a 1 mois

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Capijobnew Temps plein

    MissionCapijobnew recrute pour son établissement d'Orléans, un(e) secrétaire administratif(-ve) d'exploitation. Vous serez rattaché(e) à la Direction de l'Exploitation en agence et vos missions seront notamment les suivantes :En exploitationAccueil physique et téléphoniqueRelation avec les pôles emploi et dépose d'offres d'emploisRelation avec les...

  • Cadre socio-éducatif

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France CHR d'Orléans Temps plein

    Le cadre socio-éducatif est un professionnel clé au sein de l'établissement de santé CHR d'Orléans. Sous l'autorité de la Direction des Soins, il est responsable de l'organisation et du fonctionnement du service social.Il est à l'interface entre l'équipe du service social, la Direction, les pôles cliniques de...

  • Cadre socio-éducatif h/f

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France CHR d'Orléans Temps plein

    Le CHR d'Orléans recherche un cadre socio-éducatif h/f pour rejoindre son service social.Le service social du CHR d'Orléans :Le service social des usagers du CHR d'Orléans est rattaché à la Direction des Soins IRMT. Le Directeur des soins infirmiers, Rééducation, Médico-Techniques est un appui managérial pour le CSE (cadre socio-éducatif), lequel...

  • Cadre socio-éducatif

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France CHR d'Orléans Temps plein

    Présentation du posteLe cadre socio-éducatif est un professionnel de la santé chargé de l'organisation et du fonctionnement du service social à l'hôpital CHR d'Orléans.Il est responsable de l'encadrement d'une équipe de 24,2 ETP d'assistants sociaux, de 2 secrétaires et d'1 assistante de gestion administrative.MissionsEncadrer l'équipe et la...

  • Assistant médico-administratif

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France CHR d'Orléans Temps plein

    Poste d'assistant médico-administratifL'équipe du CHR d'Orléans recherche un assistant médico-administratif pour rejoindre son service hospitalier. Le candidat idéal sera capable de gérer les rendez-vous, les dossiers patients et les écrits professionnels avec efficacité.MissionsAccueil physique et téléphonique des patientesGestion des...

  • Responsable du Numérique Éducatif

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Centre-Val de Loire Temps plein

    MissionL'objectif principal de ce poste est de contribuer à la mise en œuvre du schéma directeur du numérique dans les lycées de la région Centre-Val de Loire. Vous serez chargé de participer à l'élaboration de ce schéma directeur, en collaboration avec les représentants des différents acteurs et usagers. Vous devrez également suivre les...

  • Administrateur immobilier Territoire d'Orléans

    il y a 3 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France ACTION LOGEMENT Temps plein

    Présentation de la missionNous recherchons pour notre Direction de la clientèle et du patrimoine :Administrateur immobilier Poste en CDI basé sur le territoire d'OrléansValloire Habitat, filiale d'Action Logement, premier bailleur social français, opère sur la région Centre Val de Loire et Sud Ile de France, pour un chiffre d'affaires 2021 de près de...

  • Gestionnaire de Projet pour l'Ouverture de l'Université de Nantes

    il y a 4 semaines

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Université de Nantes Temps plein

    Environnement et contexte de travailLa Direction des Affaires Financières (DAF) de l'Université de Nantes conduit les procédures de réalisation des opérations budgétaires et développe le secteur de l'analyse de gestion.Le projet "Ouverture" est un programme de transformation ambitieux qui vise à ouvrir l'éducation, l'innovation et la...

  • Référent Territorial de Formation

    il y a 1 mois

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Centre-Val de Loire Temps plein

    MissionL'objectif principal de ce poste est de mettre en œuvre et d'animer la politique publique de formation professionnelle du Conseil régional Centre-Val de Loire sur le département de la Loiret. Cette politique vise à répondre aux besoins de compétences des entreprises et des employeurs, ainsi qu'aux besoins des jeunes et des demandeurs...

  • Technicien de maintenance Informatique

    il y a 1 mois

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Centre-Val de Loire Temps plein

    MissionL'équipe SNE Est de la Région Centre-Val de Loire recherche un technicien en maintenance informatique pour assurer la maintenance préventive et curative des postes de travail, des réseaux et des serveurs informatiques.Compétences requisesConnaissances en électricitéConnaissances en méthodes et techniques de maintenance des systèmes...

  • Responsable de la gestion financière et comptable

    il y a 1 mois

    Orléans, Centre-Val de Loire, France Centre-Val de Loire Temps plein

    MissionL'objectif principal de ce poste est de garantir le volet administratif et financier des dossiers de subventions pour la Direction de l'Environnement et Transition Energétique (DETE), ainsi que les dossiers de commande publique de la Direction de l'Aménagement du Territoire et de la DETE.Les activités principales incluent :Préparation...