Assistant(e) Administratif(ve) de la DGS F/H

il y a 2 semaines

Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Aix-Marseille Université Temps plein

Mission

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

L'unité de la Direction Générale des Services est composée d'un directeur, de quatre directeurs adjoints et d'une responsable de la mission coordination de la direction générale des services.

L'activité de la Direction Générale des Services est caractérisée par une large polyvalence de tâches nécessitant des compétences techniques en matière de gestion administrative, ainsi que par la nature des dossiers et sujets traités, qui revêtent un caractère confidentiel important.

Sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice Générale des services, l'assistant(e) de direction assume des missions et tâches qui requièrent, du fait de son « exposition », sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion.

L'agent travaillera avec deux autres assistantes pour la direction générale des services et assurera également des activités de secrétariat pour les 4 DGS adjoints.

Fonctionnellement, l'assistant(e) relève de la responsable de la mission coordination.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

  • Tenue des agendas
  • Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement
  • Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la Direction de l'Exploitation du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DEPIL) pour tous les événements organisés par la Direction Générale
  • Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence, Skype ; ZOOM etc.)
  • Préparation des dossiers pour les réunions
  • Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la Direction d'Exploitation du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DEPIL) et de la Direction Opérationnelle des Systèmes d'information (DOSI)
  • Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission gestionnaire polyvalent (logiciel de gestion financière SIFAC) : établissement des bons de commandes etc.
  • Gestion de l'archivage, matériel et numérique des documents de la Direction Générale des Services (dossiers, courriers ; notes etc.)
  • Gestion de la documentation (mise à jour des espaces numériques partagés, méthode de classement, archivage...)
  • Rédaction de courriers et prises de notes
  • Accueil, information et orientation des interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels téléphoniques, prise de messages, transmission des demandes...)
  • Mise à jour des documents de communication
  • Coordination de la distribution et de la mise en ligne des documents

Profil

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances

  • Connaissances des structures et des procédures de l'université et de son environnement
  • Maîtrise des outils bureautiques (messagerie électronique, pack office...) et des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC)
  • Bonne expression orale et écrite

Compétences opérationnelles

  • Savoir prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
  • Disponibilité, réactivité, capacité à gérer des actions plurielles, capacité à faire face à des pics d'activité.
  • Savoir rendre compte
  • Communiquer et faire preuve de pédagogie
  • Mettre en œuvre des procédures et des règles
  • Travailler en équipe
  • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Compétences comportementales

  • Sens de l'organisation
  • Sens aigu de la confidentialité
  • Rigueur / Fiabilité
  • Sens de l'accueil, aptitude relationnelle et maîtrise de soi, diplomatie
  • Sens du service public

Les avantages liés au poste :

  • Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental
  • Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d'ancienneté
  • Une prime au-delà des 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires
  • Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)
  • Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d'un an
  • Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
  • Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
  • L'établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
  • Possibilité d'accès à un emplacement parking à proximité
  • Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail
  • Parcours d'accueil et d'intégration pour les nouveaux agents

  • Assistant de Direction de la DGS F/H

    il y a 12 heures

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Aix-Marseille Université Temps plein

    MissionL'assistant(e) de direction de la DGS est chargé(e) de soutenir la Directrice Générale dans ses missions et tâches. Cette fonction est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative.Environnement et Contexte de TravailL'activité de la Direction Générale des...

  • Assistant(e) Administratif(ve) F/H

    il y a 6 jours

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France ONET ACCUEIL Temps plein

    Description du poste Nous recherchons un professionnel expérimenté pour occuper le poste d'Assistant(e) Administratif(ve) F/H au sein de notre équipe de gestion des ressources humaines et de la paie. Missions Gestion des dossiers des salariés, y compris les démarches administratives d'embauches et de sorties, les contrôles des autorisations...

  • Assistant(e) de Direction de la DGS F/H

    il y a 6 jours

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Aix-Marseille Université Temps plein

    MissionLa Direction Générale des Services de l'Aix-Marseille Université est une équipe dynamique et polyvalente qui assure la gestion administrative et financière de l'université. Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) de Direction de la DGS F/H pour rejoindre notre équipe.ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :L'Assistant(e)...

  • Assistant(e) Administratif(ve) en Recrutement

    il y a 4 semaines

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France ONET ACCUEIL Temps plein

    Description du Poste Assistant administratif (rh) - Stagiaire F/H Votre Mission Au sein de l'entreprise ONET ACCUEIL, nous valorisons l'intégration de stagiaires pour les familiariser avec nos activités. Vous serez intégré(e) à la Direction du recrutement, où vos responsabilités incluront : Sourcing de candidats h/f à partir de nos bases de...

  • Assistant(e) Administratif(ve) en Recrutement

    il y a 4 semaines

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France ONET ACCUEIL Temps plein

    Description du Poste Assistant administratif (rh) - Stagiaire F/H Votre Mission Au sein de la structure dynamique d'Onet, nous valorisons l'accueil de stagiaires pour leur permettre de découvrir nos activités. Dans le cadre de la Direction du recrutement, vous aurez l'opportunité de participer à diverses missions : Sourcing de candidats h/f à partir...

  • Assistant(e) Administratif(ve)/ De Direction H/F

    il y a 1 semaine

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Assistalents Temps plein

    Offre de poste : Assistant(e) Administratif(ve)/ De Direction H/FAssistalents, cabinet de recrutement spécialisé en Assistanat, vous propose un poste de Assistant(e) Administratif(ve)/ De Direction H/F dans le cadre d'une mission d'intérim de 4 mois (renouvelable) pour un très grand groupe spécialisé dans les vins et spiritueux.MissionsGestion de...

  • Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/F

    il y a 3 jours

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Assistalents Temps plein

    Le poste de Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/FAssistalents, cabinet de recrutement spécialisé en Assistanat, vous propose un poste de confiance dans un environnement dynamique. Nous recherchons pour notre client spécialisé dans le stockage, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/F dans le cadre d'un CDI. Les missions...

  • Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/F

    il y a 1 jour

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Assistalents Temps plein

    Le poste de Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/FAssistalents, cabinet de recrutement spécialisé en Assistanat, vous propose un poste de confiance dans un environnement dynamique. Nous recherchons pour notre client spécialisé dans le stockage, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/F dans le cadre d'un CDI. Les missions...

  • Assistant(e) Administratif(ve) en Recrutement

    il y a 4 semaines

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France ONET ACCUEIL Temps plein

    Description du Poste Assistant administratif (ressources humaines) - Stagiaire F/H Mission Principale Au sein de la société Onet Accueil, nous valorisons l'accueil de stagiaires et d'alternants pour leur permettre de découvrir et de contribuer à nos activités. Dans le cadre de la Direction du recrutement, vos responsabilités incluront : Sourcing...

  • Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/F

    il y a 6 jours

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Assistalents Temps plein

    Le poste de Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/FAssistalents, cabinet de recrutement spécialisé en Assistanat, vous propose un poste de Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) H/F dans le cadre d'un CDI. Les missions seront les suivantes :Missions clésDévelopper et relancer votre portefeuille clients & prospects, nécessitant une...

  • Assistant(e) de Direction Générale

    il y a 3 semaines

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Aix-Marseille Université Temps plein

    Environnement et Contexte de Travail La Direction Générale des Services (DGS) est composée d'une directrice, de quatre directeurs adjoints et d'un responsable de la mission coordination. L'activité de la DGS est caractérisée par une grande polyvalence de tâches nécessitant des compétences administratives et une gestion confidentielle. Sous la...

  • Assistant(e) administratif(ve) H/F

    il y a 4 jours

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Groupe ADI Temps plein

    La société Groupe ADI, leader dans le domaine de la sécurité incendie, recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour renforcer son équipe.**Mission**En tant que Assistant(e) administratif(ve), vous serez chargé(e) de :Accueillir et conseiller les clients par téléphone, en identifiant leurs besoins et en leur proposant des solutions...

  • Assistant(e) administratif(ve) en cabinet d'avocats

    il y a 4 semaines

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France MASALEX CONSEIL Temps plein

    MASALEX CONSEIL est un cabinet de conseil en ressources humaines et en recrutement, spécialisé dans le domaine juridique et tertiaire. Avec une expérience de 17 ans en tant que juriste et dans des cabinets de recrutement à l'échelle nationale et internationale, je dirige désormais mon propre cabinet, offrant des opportunités professionnelles à...

  • Assistant(e) Administratif(ve)

    il y a 6 jours

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Fed Group Temps plein

    Fed Group, cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de l'Assistanat, de l'Office Management et des Services Généraux, recherche pour l'un de ses clients, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) CDI.Le poste est situé dans le 1er arrondissement de Marseille.Vous travaillerez sous la responsabilité du Responsable Annonces Légales.Vos missions...

  • Assistant(e) Administratif(ve) H/F

    il y a 1 semaine

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France PROXISERVE Temps plein

    À propos de notre entrepriseProxiserve, une entreprise leader dans le secteur des services de maintenance et de réparation, propose des solutions innovantes pour les collectivités et les particuliers.MissionNous sommes à la recherche d'un Assistant(e) Administratif(ve) H/F pour rejoindre notre équipe dynamique.Vos défisAssister le chef d'équipe et...

  • Assistant(e) Administratif(ve)/ De Direction H/F

    il y a 5 jours

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Assistalents Temps plein

    À propos de l'entreprise :Nous sommes un cabinet de recrutement spécialisé en Assistanat, nous accompagnons les entreprises et les candidats dans leurs besoins en ressources humaines.À propos du poste :Nous recherchons pour notre client, un très grand groupe spécialisé dans les vins et spiritueux, un(e) Assistant(e) Administratif(ve)/ De Direction...

  • Assistant(e) Administratif(ve)

    il y a 2 semaines

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Fed Group Temps plein

    **Fed Group** recherche pour l'un de ses clients un(e) Assistant(e) Administratif(ve) en CDI.**Mission**Vous serez chargé(e) de:**Relation client** : établir et maintenir des relations solides avec les clients**Saisie des ventes** : saisir les informations relatives aux ventes**Suivi des paiements** : suivre les paiements effectués par les clients**Suivi...

  • Assistant(e) administratif(ve)

    il y a 6 jours

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France ONET ACCUEIL Temps plein

    Description du poste Nous recherchons un Assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe à Marseille. Vous serez en charge de la gestion administrative, de la paie et des ressources humaines. Voici les principales tâches que vous accomplirez : Gestion et saisie des paies Saisie des éléments variables de la paie Gestion des...

  • Assistant(e) Administratif(ve) Expérimenté(e)

    il y a 4 semaines

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Advance Emploi Aubagne Temps plein

    Description du poste : Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) polyvalent(e) pour soutenir un cadre dirigeant au sein d'une entreprise en pleine croissance.Vous aurez pour principales responsabilités la gestion des communications électroniques de la direction, le contact avec la clientèle, ainsi que diverses tâches...

  • Assistant(e) Administratif(ve)

    il y a 6 jours

    Marseille, Provence-Alpes-Côte d'Azur, France Allianz Temps plein

    Poste d'Assistant(e) Administratif(ve)Vous êtes à la recherche d'une opportunité de développement de compétences dans un environnement dynamique et polyvalent?Nous sommes à la recherche d'un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe à Marseille.ResponsabilitésGestion administrative : Gestion de boites mail...