Chargé de l'organisation des enseignements

il y a 4 semaines


Paris, Île-de-France Collège de France Temps plein
Missions

Vous serez placé.e sous l'autorité de la responsable du pôle enseignements et développement des publics, vous serez en charge de la programmation des enseignements des professeurs et des conférenciers invités, ainsi que de l'organisation des leçons inaugurales et du suivi administratif des activités d'enseignement.

Vous serez également la/le correspondant.e des écoles doctorales et des étudiants qui souhaitent valider un enseignement dans le cadre de leur cursus de 3e cycle.

Enfin, vous aurez à gérer le planning de réservations des espaces sur les trois sites du Collège de France.

Activités principales

Programmation et organisation des enseignements

Préparer le planning prévisionnel des enseignements des professeurs en intégrant les usages et les contraintes propres à un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche.

Réaliser la programmation des enseignements en lien direct avec les professeurs (leçons inaugurales, leçons de clôture, cours, séminaires, colloques et journées d'étude).

Aider à la préparation de la brochure du programme des enseignements destinée au grand public en collaboration avec la responsable du pôle et le graphiste.

Préparer les documents qui seront soumis au vote de l'Assemblée des professeurs (programme, relevé des cours annuels).

Transmettre les modifications, changements ou report d'enseignement aux services concernés (régie, pôle web, communication, accueil, service des éditions).

Organiser les leçons inaugurales sur le plan matériel et logistique (préparation, brief des hôtesses, accueil du professeur, placement des invités).

Relations avec les écoles doctorales

Suivre les demandes de convention et leur renouvellement.

Veiller au respect de la procédure d'inscription dématérialisée des doctorants et à la validation de chacune des étapes du processus.

Constituer et tenir à jour la base de données des écoles doctorales et de leurs correspondants en vue de les fidéliser et de construire un réseau et des relais professionnels.

Élaborer une lettre d'information mensuelle adressée aux correspondants des écoles doctorales pour les informer de l'actualité des enseignements du Collège de France susceptibles d'intéresser les étudiants.

Gestion du planning de réservations des salles et espaces

Répondre aux demandes de réservation d'espaces générées par les différents services en interne.

Analyser les différents types de demande et traiter les réponses en fonction des consignes.

Informer et transmettre les modifications de planning aux services concernés (régie, accueil, événements, pôle web).

Suivi administratif

Instruire les dossiers des conférenciers étrangers invités par l'Assemblée des professeurs et des lauréats des Prix décernés par l'institution, rassembler les éléments nécessaires et assurer le suivi administratif (courrier, transmission aux services concernés).

Commander et faire graver les médailles remises aux professeurs, aux lauréats des prix et récompenses, ainsi qu'au personnel de l'établissement.

Interagir avec les prestataires sollicités dans le cadre des activités du pôle, demander des devis et les transmettre au service gestionnaire.

Suivre l'exécution du budget attribué au pôle.



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    il y a 4 semaines


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