Gestionnaire administratif des missions et des frais de déplacements

il y a 2 semaines

Palaiseau, Île-de-France ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES Temps plein

Contexte :

L'Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris) est une école d'ingénieurs pluridisciplinaire qui propose une formation d'excellence. L'école est classée dans le Top 10 des meilleures écoles d'ingénieurs en France et représentée à l'International. Elle fait partie de l'Institut Polytechnique de Paris, qui réunit cinq Écoles sur le plateau de Saclay (Palaiseau).

Constituée sur la forme d'un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP) Grand Etablissement, doté de l'autonomie administrative et financière, l'école gère une population d'environ 250 agents (fonctionnaires titulaires ou détachés, agents contractuels de droit public) et 700 vacataires enseignants.

Sous tutelle du ministère des Armées, notre école réunit des chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : éclairer, inventer et former à une ingénierie fondée sur l'excellence scientifique et technique augmentée par le numérique, pour accompagner les transformations des grands secteurs stratégiques, à la croisée des enjeux de souveraineté et des attentes fondamentales de la société.

Un projet de fusion entre ENSTA Paris et ENSTA Bretagne est en cours avec pour objectif de mettre en place une nouvelle formation d'ingénieur unifiée sur les deux campus (Palaiseau et Brest) à la rentrée académique 2026/2027. Ce projet va notamment impliquer un rapprochement des modes de fonctionnement, avec un déploiement de nouveaux SI métiers et une réorganisation progressive des services à moyen terme.

Environnent du poste :

Au sein de la Direction Générale des Services (DGS), le poste est hiérarchiquement rattaché à la responsable de la division des ressources humaines (DRH).

La DRH est organisée en 4 pôles :

Le pôle « Pilotage » a pour mission de gérer les données RH, de pilotage de la consommation d'emplois et de crédits de personnel

Le pôle « Gestion » a pour mission d'assurer le traitement de la paye, la gestion administrative et la gestion des temps de l'ensemble des agents et des vacataires

Le pôle « Développement » a pour mission d'assurer le recrutement, la gestion des carrières, la formation, l'action sociale, la gestion des relations entre la direction et les représentants du personnel

Le pôle « Missions » a pour mission principale de préparer les déplacements, assurer le paiement des frais de mission et de gérer l'attribution des décorations et des récompenses

Missions principales :

Le/la titulaire du poste est chargé/e des missions suivantes :

1/Assistance et conseil : conseille les agents et les correspondants sur les règles applicables en matière de mission et frais de déplacement et sur l'utilisation du SI mission ; assure la veille juridique et en assure la diffusion ; rédige et met à jour les procédures ; contrôle la bonne application des règles

2/ Etablissement des ordres de mission : contrôle, saisit et valide les ordres de missions et les états de frais ; si besoin, réserve et fournit les titres de transport ; mandate les frais de déplacements aux personnels permanents/ élèves, vacataires et associés ; assure le remboursement aux agents

3/Assurer les relations avec les prestataires extérieurs (prestataire du SI missions, services billetterie...) : assure le lien avec les prestataires et la bonne exécution des marchés ; procède au contrôle, à la liquidation et au paiement de toutes les factures relatives aux missions

4/Suivi financier des missions et indicateurs : fait une estimation du coût global des missions en amont de leur validation ; produit des tableaux de suivi de l'activité ; suit les dépenses liées aux missions

Activités annexes :

  • Participer à l'ensemble des activités et aux projets de la division des Ressources Humaines
  • Participer à la démarche qualité et à la démarchage RSE de l'établissement

Prise de fonction dès que possible

CDD de 6 mois renouvelable

Niveau de formation et/ou expérience requis :

Bac +2 minimum avec expérience analogue

Connaissances :

Réglementation applicable aux missions des agents publics (civils et militaires)

Connaissances en finances publiques appliquées à la liquidation et au mandatement des missions

Connaissances appliquées au suivi et à la dépense dans le domaine des marchés publics de services (billetterie)

Information sur les conditions d'accès dans les pays étrangers (visa)

Savoir-faire :

Utilisation des outils de bureautique (Word, Excel,...) et SI métiers

Savoir effectuer des recherches sur Internet : SNCF, Air France,...

Mettre en œuvre des procédures et des règles

Aptitudes :

Qualités relationnelles

Rigueur

Autonomie et réactivité

Esprit d'initiative

Sens de la qualité du service rendu à l'usager

  • Gestionnaire administratif des missions et frais de déplacements

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES Temps plein

    MissionL'école nationale supérieure de techniques avancées (ENSTA Paris) recherche un gestionnaire administratif pour ses missions et frais de déplacement. Le candidat idéal possède une expérience analogue et des connaissances en réglementation applicable aux missions des agents publics.ResponsabilitésAssister et conseiller les agents et les...

  • Gestionnaire administratif des missions et des frais de déplacements

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES Temps plein

    MissionL'Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris) recherche un Gestionnaire administratif des missions et des frais de déplacements pour rejoindre sa Direction Générale des Services (DGS).ContexteL'école est classée dans le Top 10 des meilleures écoles d'ingénieurs en France et représentée à l'International. Elle fait...

  • Administrateur des missions et frais de déplacements

    il y a 4 semaines

    Palaiseau, Île-de-France ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES Temps plein

    MissionL'Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris) recherche un administrateur des missions et frais de déplacements pour rejoindre sa Direction Générale des Services (DGS). Le candidat idéal sera chargé de gérer les missions et les frais de déplacement des agents de l'établissement.ResponsabilitésAssister et...

  • Administrateur des missions et frais de déplacements

    il y a 4 semaines

    Palaiseau, Île-de-France ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES Temps plein

    ContexteL'Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris) est une école d'ingénieurs pluridisciplinaire qui propose une formation d'excellence. L'école est classée dans le Top 10 des meilleures écoles d'ingénieurs en France et représentée à l'International. Elle fait partie de l'Institut Polytechnique de Paris, qui réunit cinq...

  • Administrateur des missions et frais de déplacements

    il y a 4 semaines

    Palaiseau, Île-de-France ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES Temps plein

    ContexteL'Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris) est une école d'ingénieurs pluridisciplinaire qui propose une formation d'excellence. L'école est classée dans le Top 10 des meilleures écoles d'ingénieurs en France et représentée à l'International. Elle fait partie de l'Institut Polytechnique de Paris, qui réunit cinq...

  • Administrateur des missions et frais de déplacements

    il y a 4 semaines

    Palaiseau, Île-de-France ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES Temps plein

    ContexteL'Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris) est une école d'ingénieurs pluridisciplinaire qui propose une formation d'excellence. L'école est classée dans le Top 10 des meilleures écoles d'ingénieurs en France et représentée à l'International. Elle fait partie de l'Institut Polytechnique de Paris, qui réunit cinq...

  • Administrateur des missions et frais de déplacements

    il y a 3 semaines

    Palaiseau, Île-de-France ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES Temps plein

    MissionL'Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris) recherche un administrateur des missions et des frais de déplacements pour rejoindre sa Direction Générale des Services (DGS).ContexteL'ENSTA Paris est une école d'ingénieurs pluridisciplinaire qui propose une formation d'excellence. L'école est classée dans le Top 10 des...

  • Gestionnaire Administratif et Comptable

    il y a 3 semaines

    Palaiseau, Île-de-France EMCA Temps plein

    Nous sommes à la recherche d'un Gestionnaire administratif et comptable pour rejoindre notre équipe dynamique à EMCA. Nous sommes spécialisés dans la fourniture et la pose d'armatures pour le béton armé et nous sommes fiers de notre réputation solide dans le secteur du BTP. Dans notre entreprise, nous valorisons la diversité de nos membres et le...

  • Gestionnaire administratif et immobilier

    il y a 3 semaines

    Palaiseau, Île-de-France Association Vivre et Devenir Temps plein

    MissionL'association Vivre et devenir, reconnue d'utilité publique, recrute un gestionnaire administratif et immobilier pour prendre en charge l'administration et la gestion du Village Saint-Michel.ResponsabilitésGestion du patrimoine immobilier du Village Saint-Michel (11000 m2)Gestion financière et comptable de l'association...

  • Gestionnaire administratif et immobilier

    il y a 4 semaines

    Palaiseau, Île-de-France Association Vivre et Devenir Temps plein

    MissionsL'association Vivre et devenir recrute un gestionnaire administratif et immobilier pour prendre en charge l'administration et la gestion du Village Saint-Michel.1. Gestion du patrimoine immobilierVous serez chargé de la gestion du patrimoine immobilier d'une partie du Village Saint-Michel, comprenant 11 000 m2.Le suivi des bauxLes demandes de...

  • Gestionnaire Administratif et Comptable

    il y a 3 semaines

    Palaiseau, Île-de-France EMCA Temps plein

    Rejoignez notre équipe comptableEMCA est une entreprise spécialisée dans la fourniture et pose d'armatures pour le béton armé. Nous sommes fiers de notre réputation solide dans le secteur du BTP.MissionNous recherchons un Gestionnaire administratif et comptable pour rejoindre notre équipe dynamique. Vous serez chargé de :Gérer la comptabilité...

  • Gestionnaire administratif académique

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France École polytechnique Temps plein

    Présentation du posteL'École polytechnique recherche un Gestionnaire administratif académique pour rejoindre son équipe de soutien académique. Le candidat idéal aura une expérience dans la gestion administrative et une bonne maîtrise de l'anglais.MissionsParticiper aux enquêtes et statistiques au sujet des étudiantsGérer les notes et les...

  • Gestionnaire administratif académique

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France L'École polytechnique Temps plein

    MissionL'École polytechnique recherche un Gestionnaire administratif académique pour rejoindre son équipe de soutien académique. Le candidat idéal aura une expérience dans la gestion administrative et sera capable de travailler dans un environnement organisé et rigoureux.ResponsabilitésParticiper aux enquêtes et statistiques au sujet des...

  • Gestionnaire de laboratoire de recherche

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES Temps plein

    Missions et responsabilitésL'Ecole Nationale Supérieure de Techniques Avancées (ENSTA Paris) recherche un Gestionnaire de laboratoire de recherche pour rejoindre son équipe. Le/la titulaire de ce poste sera chargé/e de la gestion administrative, matérielle et financière de l'Unité d'Informatique et d'Ingénierie des Systèmes (U2IS).Les missions...

  • Gestionnaire administratif académique

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France École polytechnique Temps plein

    Présentation du posteL'École polytechnique recherche un Gestionnaire administratif académique pour rejoindre son équipe. Vous serez en charge de la gestion des dossiers scolaires, de la coordination des opérations académiques et de la responsabilité des affaires administratives.MissionsParticiper aux enquêtes et statistiques au sujet des...

  • Gestionnaire de Bureau

    il y a 4 semaines

    Palaiseau, Île-de-France Lynx RH Temps plein

    Description du PosteLynx RH Essonne, cabinet de recrutement en CDI, CDD et Intérim, recherche pour notre client un(e) Gestionnaire de Bureau en CDI à proximité de Palaiseau (91).MissionsGestion de la comptabilité jusqu'au bilan avec l'outil Sage 100,Suivi de la trésorerie et gestion des rapprochements bancaires,Participation aux déclarations...

  • Responsable administratif et financier

    il y a 4 semaines

    Palaiseau, Île-de-France Association Nationale des Conseils d'enfants et de Jeunes (Anacej) Temps plein

    MissionL'Association Nationale des Conseils d'enfants et de Jeunes (Anacej) recherche un Responsable administratif et financier pour rejoindre son équipe nationale. Cette personne sera chargée de la gestion administrative et financière de l'association, en lien avec le trésorier et la secrétaire générale.ResponsabilitésÉlaboration et suivi des...

  • Gestionnaire administratif et financier

    il y a 3 semaines

    Palaiseau, Île-de-France EMCA Temps plein

    Nous sommes à la recherche d'un gestionnaire administratif et financier pour rejoindre notre équipe.EMCA est une entreprise spécialisée dans la fourniture et la pose d'armatures pour le béton armé.Vos responsabilitésVous serez chargé de :Gérer la comptabilité générale, y compris la prévision de trésorerie, l'enregistrement des paiements, la...

  • Gestionnaire administratif académique

    il y a 3 semaines

    Palaiseau, Île-de-France École polytechnique Temps plein

    Missions et responsabilitésLe poste de Gestionnaire administratif académique est un rôle clé au sein de la Direction des Opérations de l'Enseignement et de la Recherche de l'École polytechnique.Coordination et gestion administrativeParticiper aux enquêtes et statistiques au sujet des étudiants en lien avec le responsable du pôle Support...

  • Gestionnaire administratif académique

    il y a 2 semaines

    Palaiseau, Île-de-France L'École polytechnique Temps plein

    MissionL'École polytechnique recherche un Gestionnaire administratif académique pour rejoindre son équipe dynamique. En tant que membre de notre équipe, vous serez chargé de gérer les dossiers administratifs et académiques des élèves de tous les cycles de formation, de l'inscription à la diplomation.ResponsabilitésParticiper aux enquêtes et...