Secrétaire de Direction

il y a 5 jours

Paris, Île-de-France Autisme en Île-de-France Temps plein
Description du poste

Sous l'autorité hiérarchique du directeur et en relation avec l'équipe pluridisciplinaire, vous assistez l'équipe de direction dans les missions suivantes :

Missions Générales
  • Assurez l'accueil physique et téléphonique
  • Enregistrez, trie et répartissez les courriers, fax et les mails, organisez les envois des courriers
  • Assurez la frappe et la mise en forme de documents de l'équipe de direction
  • Classez et archivez numériquement les documents de l'établissement (courriers, dossiers des salariés, des usagers...)
  • Transmettez aux services concernés les informations nécessaires à la tenue des dossiers
  • Regroupez et assurez le suivi du stock de fournitures administratives, gérez les réapprovisionnements ou achats divers du service, assurez le suivi des commandes et des livraisons
  • Préparez les variables pour transmission à la comptable sociale
  • Participez à la vie institutionnelle : assistez à certaines réunions et en faites le compte rendu sur demande de la Direction.
Gestion des Ressources Humaines
  • Assurez la finalisation du recrutement : formalités d'embauche, rédaction des contrats de travail, accueil des nouveaux salariés
  • Gérez le logiciel de Planning en lien avec les chefs de service
  • Tenez à jour les dossiers du personnel
  • Suivez les congés et jours de récupération
  • Suivez la mutuelle, la médecine du travail, arrêts de travail ou accidents de travail
  • Gérez la paye : insertion des variables de paye mensuelles et réalisation des soldes de tout compte
  • Gérez le plan de formation : recueil des besoins et souhaits, inscription, suivi financier
Prise en Charge des Résidents
  • Constituez et tenez les dossiers individuels des résidents en lien avec la famille et l'assistante sociale
  • Gérez les dossiers de demandes d'admissions et liste d'attente.
  • Suivez la présence des résidents.
  • Tenez à jour le tableau de présence des résidents pour exploitation comptable et facturation par le service concerné.
Vie Institutionnelle
  • Organisez l'affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l'établissement et veillez à son actualisation.
  • Participez à l'actualisation régulière des documents institutionnels.
  • Assurez la tenue et l'actualisation des classeurs de protocoles de l'établissement.
  • Élaborez des courriers ou notes à destination des familles.
  • Gérez et suivez des plannings d'utilisation des salles de réunion, véhicules, etc.
  • Assurez la centralisation des clefs de l'établissement.
Suivi de la Maintenance et des Prestataires
  • Organisez le suivi général de la maintenance de l'établissement vis-à-vis des prestataires identifiés,
  • Faites intervenir en cas de besoin les prestataires adéquats avec lesquels l'établissement est sous contrat,
  • Le cas échéant, faites deviser de nouveaux prestataires,
  • Rendez compte des interventions, organisez la centralisation de ces informations.

  • Secrétaire de direction

    il y a 1 semaine

    Paris, Ile-de-France Direction de l'évaluation de la performance, de l'achat, des finances et de l'immobilier Temps plein

    Secrétariat : Assistant(e) au sein du secrétariat de direction de la DEPAFI Votre environnement professionnel : Activités du service La direction de l’évaluation de la performance, de l’achat, des finances et de l’immobilier (DEPAFI) est une direction opérationnelle, de pilotage et d’expertise.Responsable déléguée de la fonction financière...

  • Secrétaire de direction

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique Temps plein

    Description du posteLe Ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique recherche un(e) Secrétaire administratif(ve) H/F pour rejoindre son équipe.ResponsabilitésTraiter le courrier entrant et sortant, y compris les documents administratifs et les correspondances.Recevoir et enregistrer les réclamations des...

  • Assistant de Direction Junior

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Direction de l'évaluation de la performance, de l'achat, des finances et de l'immobilier (DEPAFI) Temps plein

    Missions et ResponsabilitésL'assistant(e) de direction junior est chargé(e) de soutenir le directeur et son adjointe, cheffe de service, dans leurs missions quotidiennes. Les principales responsabilités incluent :Le suivi du courrier de la directionLa programmation des réunions et l'organisation matérielle associéeL'organisation, la réception, la...

  • Assistant de Direction Junior

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Direction de l'évaluation de la performance, de l'achat, des finances et de l'immobilier (DEPAFI) Temps plein

    Missions et ResponsabilitésL'assistant(e) de direction junior est chargé(e) de soutenir le directeur et son adjointe, cheffe de service, dans leurs missions quotidiennes. Les principales responsabilités incluent :Le suivi du courrier de la directionLa programmation des réunions et l'organisation matérielle associéeL'organisation, la réception, la...

  • Assistant de Direction Junior

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Direction de l'évaluation de la performance, de l'achat, des finances et de l'immobilier (DEPAFI) Temps plein

    Missions et ResponsabilitésL'assistant(e) de direction junior est chargé(e) de soutenir le directeur et son adjointe, cheffe de service, dans leurs missions quotidiennes. Les principales responsabilités incluent :Le suivi du courrier de la directionLa programmation des réunions et l'organisation matérielle associéeL'organisation, la réception, la...

  • Secrétaire de Direction et Support Administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique Temps plein

    Description du poste Au sein du Ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, nous recherchons un(e) secrétaire de direction expérimenté(e) pour accompagner la sous-directrice et le chef du bureau SJCF-4A. Votre mission consistera à assurer un soutien administratif complet et efficace à l'équipe dirigeante...

  • Secrétaire de rédaction juridique

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France Direction de l'Information Légale et Administrative (DILA) Temps plein

    Contexte du poste :La Direction de l'Information Légale et Administrative (DILA) est une entité essentielle au sein des services du Premier ministre, créée pour assurer la diffusion de l'information légale et administrative. Mission principale :Le(la) secrétaire de rédaction / adjoint au rédacteur en chef du Journal officiel (h/f) joue un rôle...

  • Secrétaire au sein de la Brigade d'Investigations Financières H/F

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France Direction de la police judiciare Temps plein

    Poste : Secrétaire au sein de la Brigade d'Investigations Financières Type de contrat : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Employeur : Direction de la police judiciaire Mission : Vous intégrerez une brigade spécialisée dans les investigations financières, notamment en matière de fraudes et de blanchiment d'argent. Vous serez en charge de...

  • Secrétaire médico-social

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Ville de Paris Temps plein

    MissionLa Ville de Paris recrute des secrétaires médico-sociaux pour renforcer ses équipes dans les domaines de l'action sociale, de la prévention et de la protection de l'enfance, de l'insertion et de la lutte contre l'exclusion, et de l'autonomie.ResponsabilitésSecrétariat des travailleurs sociauxRéception, enregistrement et suivi des dossiers de...

  • Secrétaire de la sous-direction et du chef du bureau SJCF-4A

    il y a 1 heure

    Paris, Île-de-France Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique Temps plein

    Mission et responsabilitésLe/la secrétaire de la sous-direction et du chef du bureau SJCF-4A est chargé(e) de fournir un soutien administratif et de gestion à la sous-direction et au bureau SJCF-4A.Compétences requisesMaîtrise des outils bureautiquesMaîtrise des outils de base (traitement de texte, agenda, applications DGFiP)Maîtrise du matériel de...

  • Secrétaire de Direction

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Autisme en Île-de-France Temps plein

    Description du posteSous l'autorité hiérarchique du directeur et en relation avec l'équipe pluridisciplinaire, vous assistez l'équipe de direction dans les missions suivantes :Missions généralesAssurez l'accueil physique et téléphoniqueEnregistrez, trie et répartissez les courriers, fax et les mails, organisez les envois des courriersAssurez la...

  • Secrétaire de la sous-direction et du chef du bureau SJCF-4A

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique Temps plein

    Mission et responsabilitésLe/la secrétaire de la sous-direction et du bureau SJCF-4A est chargé(e) de fournir un soutien administratif et technique à la sous-direction et au bureau SJCF-4A. Les principales responsabilités incluent :Gestion des agendas de la sous-directrice et du chef du bureau SJCF-4AAccueil physique et téléphoniqueEnregistrement du...

  • Secrétaire de la sous-direction et du chef du bureau SJCF-4A

    il y a 7 jours

    Paris, Île-de-France Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique Temps plein

    Mission et responsabilitésLe poste de secrétaire de la sous-direction et du chef du bureau SJCF-4A est un rôle clé au sein du Ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique. Vous serez chargé(e) de la gestion administrative et de l'accueil physique et téléphonique de la sous-direction et du bureau...

  • Secrétaire de la sous-direction et du chef du bureau SJCF-4A

    il y a 1 semaine

    Paris, Île-de-France Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique Temps plein

    Mission et responsabilitésLe poste de secrétaire de la sous-direction et du chef du bureau SJCF-4A est un rôle clé au sein du Ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique. Vous serez chargé(e) de la gestion administrative et de l'accueil physique et téléphonique de la sous-direction et du bureau...

  • Secrétaire au sein de la Brigade de Recherches et d'Investigations Financières H/F

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France Direction de la police judiciare Temps plein

    Secrétaire au sein de la Brigade de Recherches et d'Investigations Financières H/F Veuillez partager sur Facebook, Twitter et LinkedIn. Fonction publique : Fonction publique de l'État Employeur : Direction de la police judiciaire Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Expérience souhaitée Non renseigné ...

  • Responsable Financier H/F

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Direction Territoriale 93 Temps plein

    **Rejoignez notre équipe de direction territoriale**La Direction Territoriale 93 est une structure qui fait partie du Groupe SOS Solidarités, un acteur majeur des secteurs du médico-social et du social. Nous sommes engagés dans la lutte contre les exclusions et nous agissons pour l'accès de toutes et tous à l'essentiel.**Mission du poste**Nous...

  • Secrétaire de la sous-direction et du chef du bureau SJCF-4A

    il y a 1 jour

    Paris, Île-de-France Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique Temps plein

    Mission et responsabilitésLe/la secrétaire de la sous-direction et du bureau SJCF-4A est chargé(e) de fournir un soutien administratif et de secrétariat à la sous-direction et au bureau SJCF-4A. Les tâches incluent la gestion des agendas de la sous-directrice et du chef du bureau, l'accueil physique et téléphonique, l'enregistrement du courrier dans...

  • Secrétaire de direction

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France 123 Mon Ecole Temps plein

    **Poste : Secrétaire Standardiste Bilingue****Type de contrat : CDI temps plein****Lieu de travail : Paris 15****Salaire : 1800€ à 2000€ brut, selon l'expérience****Prise de poste : dès que possible****Vos missions :**Gérer un standard téléphonique, orienter les appels, prendre des messages et les diffuser dans nos différentes écolesGérer les...

  • Assistant du Secrétaire Général

    il y a 5 jours

    Paris, Île-de-France ADECCO Temps plein

    MissionAdecco accompagne La Cathédrale Notre-Dame de Paris dans le cadre de sa réouverture très prochaine, et recherche dans cette optique un Assistant du secrétaire Général H/F en CDI.Compétences requisesExpérience dans l'assistance de directionCapacité à relever des défisCompétences en communication et en organisationResponsabilitésL'Assistant...

  • Secrétaire de direction

    il y a 5 jours

    Paris, Île-de-France Ministère des Armées Temps plein

    Description du posteL'administrateur de la direction est chargé de soutenir la direction dans ses tâches administratives et de gestion. Il est responsable de la gestion de l'agenda du président et du rapporteur général, ainsi que de la préparation des documents et des rapports nécessaires à la direction.MissionsGérer l'agenda du président et du...