Responsable du secrétariat et de l'accueil à l'hôtel de police

il y a 3 semaines


SaintJulienenGenevois, Auvergne-Rhône-Alpes, France Ministère de l'Intérieur Temps plein
Responsable du secrétariat et de l'accueil à l'hôtel de police

Nature de l'emploi: Emploi accessible aux titulaires et aux contractuels

Expérience souhaitée: Confirmé

Rémunération: Non renseigné

Catégorie: Catégorie B (profession intermédiaire)

Télétravail possible: Non

Missions

Secrétariat – gestion du courrier:
Assurer le secrétariat particulier du directeur interdépartemental de la police nationale (DIPN) de la Haute-Savoie et du commissaire central de la CPN d'Annecy.
- Gestion des agendas.
- Rédaction de courriers et autres notes.
- Suivi de dossiers spécifiques (ex: suivi des félicitations).
- Préparation des déplacements du directeur.
- Établissement des demandes de bons de transport (SNCF), frais de stages et de mission (logiciel CHORUS DT) des agents de la DIPN et de la CPN d'Annecy.
- Gestion des boîtes de messagerie fonctionnelle de la DIPN, de la CPN Annecy et de l'EM – Suivi des commandes inhérentes à ces boîtes – préparation de réponses – distribution des courriels aux services concernés.
- Mise en ligne sur le site intranet des notes de service de la DIPN de la Haute-Savoie et de la CPN d'Annecy.
- Gestion du courrier (arrivée et départ) comprenant:
- suivi et enregistrement du courrier (arrivées / départs) sur les applications «Alice» et «SUIVIJUD» et sur «LRPPN» en sortie pour les procédures judiciaires,
- affranchissement du courrier départ,
- contrôle et transmission des demandes de vote par procuration.
- ADR – formation obligatoire.

Accueil de l'hôtel de police d'Annecy:
- Encadrement d'une équipe de trois agents administratifs dont un chargé de l'accueil physique de l'hôtel de police d'Annecy.
- Organisation et suivi des plannings des agents.
- S'assurer que le logiciel relatif aux personnes accueillies soit correctement renseigné, afin de disposer de statistiques fiables concernant : la fréquentation, le délai de prise en compte des plaignants, les délais d'attente, les jours et heures d'affluence, ainsi que les motifs de venue.
- Veiller à l'actualisation et à l'approvisionnement de la documentation mise à disposition des usagers.
- Suivre l'enregistrement de tâches administratives simples réalisées par les agents d'accueil, telles que:
- suivi et enregistrement des objets trouvés,
- enregistrement des déclarations de perte de documents d'identité,
- gestion du cahier des doléances des usagers,
- tenue du registre des contrôles judiciaires,
- rédaction ou mise en forme de courriers et autres documents administratifs.

Profil recherché

Ce poste requiert une grande diversité des tâches à accomplir, nécessitant une polyvalence au sein de deux services différents. Il convient donc à un agent appréciant particulièrement le travail en équipe et la variété des tâches administratives. L'agent travaillera en collaboration avec des collègues et pourra s'appuyer sur eux pour enrichir ses connaissances sur l'environnement de la police nationale.
Le poste n'est pas télétravaillable.

Éléments de candidature

Personne à contacter: dipn74-

Emploi fonctionnel : administration générale
Code-fiche emploi-type : FP2ADM04
Groupe RIFSEEP : 2
Durée attendue sur le poste : 3 ans
Volume horaire : 40h30
Nombre de RTT : 29

Susceptible d'être vacant à partir d'une date ultérieure.



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