Assistant de Direction H/F
il y a 4 semaines
Présentation du poste
L'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un assistant de direction pour renforcer son équipe de la direction du patrimoine immobilier. Ce poste consiste à assister l'équipe dans l'organisation quotidienne du travail et à contribuer au bon déroulement administratif des activités de la direction.
Missions
1. Assistance à l'organisation et au fonctionnement administratif de la direction.
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et courriel.
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes et les rediriger.
- Traiter les informations (collecter, diffuser, classer, mettre à jour).
- Superviser l'astreinte téléphonique en journée via le standard.
- Gérer et classer la documentation papier et des archives.
- Gérer les fournitures et consommables de bureaux et vérifier de la conformité des livraisons.
- Gérer réservation des véhicules.
- Relancer les interlocuteurs internes ou externes.
- Réceptionner, enregistrer et distribuer aux interlocuteurs interne le courrier.
2. Assistance à l'organisation et au fonctionnement inter-services.
· Planifier et organiser les réunions internes et externes.
· Suivre les agendas et organiser les déplacements.
· Créer, actualiser les procédures et ou les documentations professionnelles liée à l'activité de la direction.
· Gérer et suivre les tableaux de la direction.
3. Gestion administrative des dossiers des ressources humaines.
- Réfèrent RH : contrats, arrêts maladies, accidents de travail, demandes de formations, renouvellement de contrat, renouvellement de contrat des remplaçants, ...
- Informner le personnel de la direction en premier niveau sur des questions de ressources humaines (gestion des acomptes, procédures de remboursement des transports, ...).
- Gérer les dossiers des personnels de la direction : ordres de mission et leurs remboursements.
- Participer à la gestion administrative des ressources humaines de la direction en appliquant les procédures dédiées.
- Gérer et suivre le tableau des congés des équipes.
- Gérer les ressources documentaires RH : suivi, distribution, archivage.
- Traiter les données confidentielles RH en lien avec les chefs de de pôles, chefs de services et la direction.
4. Traitement de l'information.
- Mettre en forme et valoriser des supports écrits.
- Effectuer de la communication auprès des équipes (interne et externe).
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
Professionnalisme et qualités requises
L'assistant de direction doit avoir une bonne connaissance du secteur du bâtiment et être capable de s'adapter aux changements et de faire face à des situations d'urgence. Il doit également avoir une bonne maîtrise des logiciels spécifiques à l'activité et être capable de produire des compte-rendu et notes.
Poste ouvert à la mobilité interne
Le poste est ouvert à la mobilité interne et aux fonctionnaires et contractuels.
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il y a 3 semaines
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