Senior Administrative Assistant

il y a 4 semaines

Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein

Job Title: Senior Administrative Assistant

Job Summary:

UNESCO is seeking a highly skilled and experienced Senior Administrative Assistant to join its team. The successful candidate will provide high-level administrative and support services in a range of specialized areas, including finance and budget, human resources, and logistics.

Key Responsibilities:

  • Provide guidance and interpretation on administrative rules, regulations, and procedures.
  • Advise on operational and technical routine transactions.
  • Recommend process and system-related modifications and improvements to support successful administration and financial monitoring and control.
  • Supervise activities related to office maintenance, security, transport, and similar services.
  • Prepare regular programme and extra-budgetary reports and communicate on them.
  • Assist and advise on planning and budgeting and recommend modifications.
  • Prepare budget proposals and cost estimates and ensure that data is correct.
  • Identify irregularities and undertake transactions to correct errors/omissions.
  • Ensure that the Office's financial resources and expenditures are fully and properly accounted for and that internal control systems are adequate and functioning.
  • Ensure accurate and timely processing of assigned accounts, developing budget estimates and monitoring expenditures, participating and advising in the preparation of financial statements and budgets.
  • Assist in the preparation and coordination of financial activities under RP and EXB funds.
  • Compile and consolidate data from various sources into financial statements; prepare worksheets.
  • Monitor expenditures, review payments, and reconcile accounts.
  • Investigate anomalies and erroneous charges and take corrective action.
  • Provide assistance and guidance to undertake coding and data entry tasks and to extract information, to run reports from FABS/SISTER or other online financial systems.
  • Handle non-routine or complex cases, prepare associated documents/correspondence for personnel actions based on oral instructions and previous experience.
  • Follow-up on coming HR actions and oversee maintenance, update, and clean-up of database.
  • Issue non-staff contracts, advise on recruitment process and entitlements.
  • Liaise with central services to discuss and obtain additional information, clarifications, and policy interpretation.
  • Procurement: research and retrieve information on supply sources, vendors by commodity and obtain specifications on the market.
  • Review contractual documents (TOR, budget, contract nature and type).
  • Resolve issues/problems related to delivered goods.
  • Prepare requisitions for supplies and equipment; ensure that payments are processed and provide information to the assigned Sector on invoicing and payment issues.
  • Arrange for control and distribution of inventory records.
  • Collaborate with the Headquarters Security Services on all security-related issues.
  • Ensure compliance of all the personnel with security travel requirements and monitor completion of mandatory security training.

Requirements:

  • Completed secondary, technical, or vocational school education.
  • Minimum of 8 (eight) years of relevant work experience in the area of general administration, finance and budget, HR, and logistics.
  • Excellent interpersonal and communication skills; strong service orientation and ability to deal efficiently with partners at different levels.
  • Ability to prepare reports and analyze, interpret financial data and monitor budgets.
  • Excellent organizational and coordination skills; ability to take initiatives, establish priorities, and monitor own work plans.
  • Capacity to work effectively within tight deadlines.
  • Ability to work as part of a team, to take initiatives, and provide quality and timely support and services.
  • Discretion and diplomacy.
  • Commitment and reliability.
  • Good IT skills, including MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) and database packages.
  • Excellent knowledge (written and spoken) of English or French and good knowledge of the other language.

Desirable Qualifications:

  • University degree in Public/Business Administration/Finance or related fields.
  • Training/certification in accounting, finance, or administration (CIPS or other).
  • Relevant experience in similar functions within the UN system or any international organization/institution.
  • Proficiency in word processing, financial spreadsheet applications, and ERP systems.
  • Experience in the use of SAP or similar ERP system.
  • Familiarity with the work and general functioning of international organizations and/or the UN system.
  • Knowledge of another official language of UNESCO (Chinese, French, Russian, or Spanish) would be an asset.

Benefits and Entitlements:

UNESCO's salaries consist of a basic salary and other benefits which may include if applicable: 30 days annual leave, family allowance, medical insurance, pension plan, etc.

The approximate annual starting salary for this post is €.

  • Assistant administratif et relation clients

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Assistant Rénov Temps plein

    Présentation du posteAfin de soutenir la croissance de notre activité, nous recherchons un Assistant administratif et relation clients (H/F) pour rejoindre notre équipe conviviale et dynamique.Compétences requisesBAC +2 ou BAC +3 avec une expérience dans la relation clientBonnes capacités de communication écrite et oraleEtat d'esprit positif et...

  • Assistant administratif en résidence pour seniors

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France UP SKILLS Temps plein

    Mission en intérimUp Skills Bordeaux recherche un.e Assistant administratif / accompagnement H/F pour une mission longue de 18 mois en intérim dans une belle structure hôtelière pour seniors basée à Bordeaux.Compétences requisesFormation Bac minimum dans le secteur de l'Administration ou de la Gestion AdministrativeOrganisation et travail en...

  • Senior Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein

    Job SummaryThe Senior Secretarial Assistant will provide administrative support to the Division of Internal Oversight Services (IOS) at UNESCO. The incumbent will assist senior managers in coordinating work, ensuring timely and effective accomplishment of all IOS activities, and acting as UNESCO's focal point for the Joint Inspection Unit (JIU).Key...

  • Assistant administratif senior

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Ministère de l-Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique Temps plein

    Poste : Assistant administratifL'assistant administratif est chargé de missions administratives et comptables sur des dossiers de débiteurs physiques, redevables auprès de l'AP-HP. Ses responsabilités incluent le traitement des encaissements reçus en phase amiable et forçée de paiement, ainsi que l'enregistrement administratif des prélèvements...

  • Senior Administrative Coordinator

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France UNESCO Temps plein

    Job SummaryThe Senior Secretarial Assistant will provide administrative support to the Division of Internal Oversight Services (IOS) at UNESCO. The role will entail coordinating the work of senior managers, assisting in the on-boarding and off-boarding of staff and consultants, and managing the procurement process.Key ResponsibilitiesAdministrative...

  • Développeur Commercial Senior pour le Secteur de la Rénovation Énergétique

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Assistant Rénov Temps plein

    Rôle et Responsabilités En tant que Développeur Commercial Senior, vous serez chargé de développer des stratégies efficaces pour élargir notre présence sur le marché de la rénovation énergétique. Vos responsabilités principales consisteront à :Traiter les demandes clients directement ou indirectement en recrutant un réseau d'entreprises...

  • Senior Administrative Coordinator

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France MACOM Temps plein

    Administrative Assistant Job DescriptionAt MACOM, we are looking for an experienced Administrative Assistant to join our dynamic team. The successful candidate will demonstrate the ability to work independently in delivering a variety of administration services for the MACOM European Semiconductor Centre (MESC) site.Key ResponsibilitiesAdminister human...

  • Senior Administrative Support Specialist

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France PayPal Temps plein

    Our ideal candidate is a skilled Executive Assistant seeking a challenging role in a dynamic environment.About PayPalPayPal provides payment solutions to individuals and businesses around the world. We empower entrepreneurs, small business owners, and consumers to make financial transactions with ease and security.Estimated Salary Range$60,000 - $80,000 per...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines

    Paris, Île-de-France Club Med Temps plein

    OverviewAs an administrative assistant, you will be responsible for providing high-level support to our team. Your duties will include scheduling appointments, managing calendars, and maintaining confidential records.Key Responsibilities• Provide administrative support to senior management• Manage calendars and schedule appointments• Maintain accurate...

  • Assistant(e) administratif de la Direction Générale

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Institut Pasteur Temps plein

    PosteAssistant(e) administratif de la Direction Générale H/FMissions/ActivitésNous recherchons un Assistant(e) administratif de la Direction Générale H/F pour appuyer l'assistante de direction sénior dans le cadre du renforcement du cabinet de la Directrice Générale.Compétences requises- Capacité à travailler dans un environnement rapide et...

  • Assistant administratif senior de luxe

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Assistalents Temps plein

    Une opportunité exceptionnelle en administrative et comptabilité se présente dans un environnement prestigieux.Découvrez le posteNos clients du secteur du luxe recherchent un(e) futur(e) assistant(e) administratif(ve) et comptable expérimenté(e). Le rôle est basé à Paris 8 et implique une forte interaction avec le service financier du...

  • Assistant(e) administratif de la Direction Générale H/F

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Institut Pasteur Temps plein

    Missions et responsabilitésL'assistant(e) administratif de la Direction Générale est chargé(e) de fournir un soutien administratif de haute qualité à l'assistante de direction sénior. Les principales missions de cet assistant(e) sont les suivantes :Support administratif : suivi des demandes de signature électroniques, traitement des factures...

  • Assistant de vie

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Senior Compagnie Gennevilliers Temps plein

    Rejoignez Senior Compagnie Gennevilliers en tant qu'assistant de vie pour apporter un soutien personnalisé aux personnes âgées ou en situation de fragilité. Les conditions du poste comprennent un CDI à temps partiel évolutive vers temps plein, des rémunérations en fonction du profil et des zones d'intervention à Gennevilliers,...

  • Assistant administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France ACTUAL Temps plein

    Poste : Actual recherche un Assistant administratif (h/f) pour une mission sur St Herblain.En tant qu'Assistant administratif, vous serez chargé de la gestion des sinistres, du traitement de tâches administratives, du reporting et de la gestion des priorités.La durée du travail est de 35 heures par semaine, avec des horaires prévus de 08h30 à 12h30...

  • Gestionnaire Administratif Senior

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France LHH Recruitment Solutions Temps plein

    L'entreprise LHH Recruitment Solutions, spécialisée dans le recrutement et l'évaluation de cadres et dirigeants, recherche un Gestionnaire Administratif Senior pour rejoindre son équipe à Nanterre.Compétences requisesPour réussir dans ce poste, vous devez avoir une expérimentation réussie dans un poste similaire comme manager administratif,...

  • Comptable administratif senior

    il y a 2 semaines

    Paris, Île-de-France Arlettie Temps plein

    À propos de l'organisationArlettie se distingue par ses ventes de luxe « évènements » inédites en show-room et en ligne, réunissant les plus grands noms du luxe dans ses espaces à Paris, Londres, Milan et New York. Les show-room Arlettie s'habillent chaque semaine aux couleurs de prestigieuses Maisons de mode, de joaillerie, de maroquinerie...

  • Assistant(e) de direction Senior

    il y a 4 semaines

    Paris, Ile-de-France HUJEMAX Temps plein

    Assistant(e) de direction SeniorRôle : Apporter un soutien de haut niveau au Managing Partner._________________________________________________________________CHAMP D'APPLICATION DU POSTE1. GESTION DE L'AGENDA/DU TEMPS■ Apporter un soin particulier à l'organisation de l'agenda du Managing Partner et aux priorités entre les clients, les...

  • Executive Assistant to Senior Leadership

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France Mantu Temps plein

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented Executive Assistant to provide administrative support to our senior leadership team. The ideal candidate will have excellent communication and interpersonal skills, with the ability to maintain confidentiality and handle sensitive information.Key ResponsibilitiesProvide administrative support...

  • Assistant administratif

    il y a 4 semaines

    Paris, Île-de-France UP SKILLS Temps plein

    Poste : Assistant AdministratifRémunération proposée : 23KEUR-26KEUR annuel brutAvantages :Tickets Restaurant 10EURPrise en charge à 100% des frais de transportsPrime de vacancesVos principales missions :Accueil téléphonique et physique des clientsRédaction de mails clientsSaisie des factures clients et fournisseursRéception et gestion des bons de...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 mois

    Paris, Île-de-France beBee Professionals Temps plein 25 000 € - 35 000 €

    Rejoignez l'équipe de beBee Professionals à Paris et rejoignez-nous dans notre quête de qualité et d'excellence. Nous recherchons un Assistant Administratif pour renforcer notre équipe et nous aider à atteindre nos objectifs.Responsabilités :Accueil téléphonique et gestion des courriels entrants.Préparation et suivi des dossiers...