Coordinateur(trice) administratif(ve) du Directeur général H/F

il y a 3 semaines

SaintDenis, Île-de-France ARS Ile-de-France Temps plein

Description du poste

Contexte

Fonction Publique d'Etat

Catégorie

Catégorie B (profession intermédiaire)

Domaine et Métier

ACCUEIL, ASSISTANCE ET SERVICE A L'USAGER - Assistant(e) de direction

Intitulé du poste

Assistant(e) de direction du Directeur général H/F

Présentation de l'employeur

Le cabinet du Directeur général est chargé de garantir le bon fonctionnement de la direction générale, de gérer les sujets sensibles et de faciliter la circulation de l'information au sein de l'Agence.

Il se compose de deux entités : la chefferie de cabinet et le pôle Inspection audit.

Sous la supervision de la cheffe de cabinet et au sein d'une équipe de trois personnes, l'assistant(e) de direction soutient le Directeur général et son adjointe dans l'organisation quotidienne de leurs activités, tout en contribuant à l'efficacité du service par des fonctions d'assistance technique et de gestion des dossiers.

Compétences requises

L'assistant(e) doit être organisé(e), autonome, dynamique, rigoureux(se) et garantir la confidentialité des informations traitées. Il/elle joue également un rôle clé d'interface avec les différentes directions de l'agence et les partenaires externes.

Missions principales

Cette fonction requiert une collaboration étroite avec la cheffe de cabinet et nécessite la gestion simultanée de plusieurs activités et demandes provenant de l'Agence, de l'extérieur ou des responsables hiérarchiques.

Les principales responsabilités incluent :

  • Gérer le secrétariat courant de la direction ;
  • Assister le Directeur général et la Directrice générale adjointe dans la gestion de leur emploi du temps : planification des rendez-vous, réunions et déplacements ;
  • Assurer le suivi logistique des déplacements ;
  • Gérer les différentes boîtes mails fonctionnelles et orienter les demandes ;
  • Constituer les dossiers nécessaires ;
  • Évaluer et signaler les urgences ;
  • Participer à l'organisation générale du secrétariat (classement, archivage de documents) ;
  • Accueillir les usagers et gérer les appels téléphoniques.

Profil recherché

Diplôme de niveau BTS Assistant de direction minimum / BAC + 2

Expérience significative de 15 ans dans un poste similaire

Conditions de travail

Temps plein

Nature du poste

Titulaire ou contractuel

Statut du poste

Vacance à venir

Rémunération

Selon le profil du candidat et le cadre de gestion de la Fonction Publique d'Etat

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